Zarządzanie zakupami firmowymi
Punktem inicjującym procesy zakupowe w systemie V-Desk jest dokumentacja zakupowa w formie wniosku elektronicznego. Po wypełnieniu przez użytkownika jest on poddawany kolejnym procesom, takim jak walidacja i automatyczne uzupełnianie danymi dotyczącymi: asortymentu, ilości, zamawiającego oraz danymi kontrahenta.
System V-Desk pozwala na kontrolę i planowanie wydatków przed faktycznym powstaniem zobowiązania w oparciu o stosowne dokumenty zakupu.
Czy znasz te problemy z zarządzaniem zakupami w firmie?
Brak rejestracji i obiegu zapytań ofertowych
V-Desk umożliwia przygotowanie i rejestrację zamówień, w tym także rejestrację dokumentów i obiegu zapytań ofertowych.
Brak jednego systemu będącego bazą informacyjną
V-Desk jest takim systemem. Dostęp do dokumentacji zakupowej mają uprawnieni pracownicy, którzy mają możliwość pozyskiwania dowolnych raportów zamówień.
Procedury zakupowe nie są zintegrowane z modułem budżetowania
W systemie V-Desk procedury zakupowe są zintegrowane z modułem budżetowania poprzez dostęp do ewidencji faktur zakupowych. Daje to możliwość raportowania zestawiającego.
Co zyskasz wybierając moduł zakupy w V-Desk?
Lepszą wydajność zarządzania i planowania zakupów firmowych
Kontrolę i planowanie wydatków przed faktycznym powstaniem zobowiązania
Powiązanie zakupu z fakturą i przekazanie zadania na realizację zamówienia
Integrację z centralną bazą kontrahentów w systemie ERP, CRM lub innym dziedzinowym
Możliwość tworzenia raportów zamówień wpływających na efektywne zarządzanie zakupami
Skrócenie formalności przy dokumentowaniu procesu zakupowego
Jak wygląda proces zakupowy w V-Desk krok po kroku
Proces zakupowy w V-Desk zaczyna się od wniosku elektronicznego. Użytkownik wypełnia formularz, a system może go walidować i uzupełnić danymi: asortymentem, ilością, zamawiającym oraz informacjami o kontrahencie. Dzięki temu już na starcie ograniczasz błędy i skracasz czas potrzebny na przygotowanie dokumentacji zakupowej. Do wniosku możesz dołączyć załączniki, np. specyfikację, ofertę lub uzasadnienie zakupu.
Kolejny etap to akceptacja zgodna z procedurą: z progami, uprawnieniami i zastępstwami. Decyzje są rejestrowane w systemie, a użytkownicy dostają powiadomienia o zadaniach do wykonania. Jeżeli w procesie występuje zapytanie ofertowe, możesz obsłużyć je w jednym miejscu, zamiast przenosić pliki i ustalenia między skrzynkami mailowymi.
Po zatwierdzeniu zamówienia V-Desk prowadzi proces dalej. Porządkuje statusy, pilnuje terminów i przechowuje pełną historię działań. W razie potrzeby dodasz etap potwierdzenia odbioru albo weryfikacji zgodności dostawy z zamówieniem. Gdy faktura zakupowa pojawi się w organizacji, jest automatycznie parowana z zamówieniem, a dekret i akceptacja mogą zostać przeniesione z zamówienia na fakturę. To skraca obieg, redukuje ręczne przepisywanie danych i daje spójny łańcuch: wniosek – zamówienie – faktura.
Jesteśmy zaufanym i rzetelnym partnerem w biznesie.
Ponad 98% naszych klientów współpracuje z nami dłużej niż przez 5 lat.
Raporty i kontrola wydatków, czyli decyzje oparte na danych
V-Desk pozwala kontrolować i planować wydatki przed faktycznym powstaniem zobowiązania. W praktyce oznacza to większą przewidywalność kosztów oraz lepszą pracę z budżetem na poziomie jednostek, działów lub projektów. Reguły walidacji pomagają dbać o jakość takich danych jak: wymagane pola, limity, spójność informacji o kontrahencie i zakupach. Mniej poprawek w dokumentach to szybsze decyzje i krótszy czas realizacji. Dane z wniosków, zamówień i faktur możesz zestawiać w następujących raportach: wartość zakupów w czasie, realizacja planu, liczba zamówień per dział, udział zakupów u kluczowych dostawców.
Raporty ułatwiają też wykrywanie wąskich gardeł (np. długie akceptacje), monitorowanie zgodności z procedurą oraz przygotowanie materiału do audytu. Jeśli korzystasz z ERP, CRM lub innych systemów dziedzinowych, integracja pozwala współdzielić dane kontrahentów i ujednolicić informacje w całej organizacji.
Nasi klienci mówią o V-Desku
Jass Board
„Przejście na cyfrowe obiegi zadań i dokumentów było naszym celem, który mogliśmy zrealizować przy profesjonalnym wsparciu firmy Primesoft.”
Mariusz Lisiecki, Menadżer Systemów Informatycznych
Lhoist Bukowa
„System workflow od Pimesoft to prosty sposób by zbierać informacje dotyczące jakości, analizować trendy, identyfikować problemy i podejmować działania korygujące. To pozwala na ciągłe doskonalenie procesów i podnoszenie standardów jakościowych.”
Przeczytaj case study >
BMW Dynamic Motors
„Nasza współpraca z firmą Primesoft Polska rozpoczęta w 2021 roku zakładała wprowadzenie rozwiązań mających na celu pełną cyfryzację w zakresie zarządzania procesami biznesowymi.”
Przeczytaj case study >
Elplast +
„Oczekiwania wobec cyfryzacji firmy zostały spełnione. Wraz z systemem V-Desk pożegnaliśmy się z papierowym obiegiem dokumentów, co ma pozytywny wpływ na efektywność procesów.”
Renata Rosenbeiger, Główna Księgowa w Elplast+ sp. z o.o.
Domost
Doceniamy możliwości platformy V-Desk, jej niezawodność i funkcjonalność, która pozwala nam na oszczędności czasu i zasobów. Zadania takie jak rejestracje dokumentów, czy ich akceptacja zostały zautomatyzowane i obecnie zyskujemy skuteczną kontrolę nad przebiegiem procesu.
Przeczytaj case study >
Polipak
Elastyczność zaimplementowanego systemu sprawia, że dodatkowym i cenionym przez naszą firmę atutem są możliwości jego rozwoju dostosowane do pojawiających się na bieżąco potrzeb Spółki.
Przeczytaj case study >
Rotometal
„Wybraliśmy rozwiązanie V-Desk z uwagi na szerokie możliwości dopasowania rozwiązania do naszych indywidualnych procesów, a także na oferowaną elastyczność systemu w przypadku integracji z systemem SAP”
Kia Polska
„Dzięki profesjonalnemu podejściu i pełnym zrozumieniu naszych potrzeb rozwiązanie spełnia nasze oczekiwania. V-Desk jest systemem prostym w obsłudze i funkcjonalnym, ale przede wszystkim usprawnia prace wielu osób i zwiększa efektywność działań w firmie.”
NUXE
„V-Desk GA wprowadził systemowe ujęcie procesów w Nuxe, ograniczając problemy wynikające z manualnej pracy z dokumentami. Odtąd w sposób elektroniczny prowadzimy obieg faktur, a także obsługujemy procesy kadrowe, takie jak wnioskowanie i akceptację urlopów oraz ewidencję obecności pracowników.”
EFL Leasing
„Mając na uwadze, że z Primesoft Polska Sp. z o.o współpracujemy z powodzeniem od wielu lat w zakresie rozwoju systemu V-Desk, z przyjemnością rekomendujemy ją jako dostawcę systemów do elektronicznego obiegu dokumentów.”
SMP Poland
W systemie z łatwością kontrolujemy terminy płatności, weryfikujemy niepożądane błędy, a przede wszystkim odeszliśmy od ręcznej pracy na wielu etapach pracy z fakturą
Przeczytaj case study >
JMP Flowers
„Obecnie nie tracimy czasu na szukanie faktur, zażegnaliśmy sytuacje kiedy zadania nie były monitorowane, a odpowiedzialność rozmyta. Z Systemem V-Desk zyskujemy płynność procesowania dokumentów.”
Przeczytaj case study >
Grupa Pracuj
„V-Desk to nowoczesne i wydajne rozwiązanie, wyposażone w szereg narzędzi istotnie wpływających na komfort codziennej pracy. Doceniamy elastyczność i skalowalność systemu, dzięki któremu przetwarzanie dokumentów może odbywać się sprawnie i zgodnie z ustalonymi procedurami. Uruchamiając system V-Desk znacząco zredukowaliśmy użycie papierowych dokumentów, a procesowanie i zarządzanie obiegiem faktur i korespondencji w firmie zostało zoptymalizowane.”
Autostrada Wielkopolska
„Wdrożyliśmy ten system jako niezależną platformę dostępną do naszych podwykonawców, niezależnych inżynierów i zewnętrznych innych podmiotów. Chcieliśmy usprawnić obieg dokumentów w naszej firmie. Szukaliśmy na rynku programów, które będą proste w obsłudze, ergonomiczne, ale także elastyczne, jeśli chodzi o przyszły rozwój systemów.”
Przeczytaj case study >
Zintegrujemy V-Desk z Twoimi systemami
Zaletą systemu V-Desk jest możliwość integracji z właściwie każdym systemem informatycznym. Nie ma na rynku firmy, która nie korzystałaby już z jakiegoś oprogramowania. Cała magia polega na tym, aby wszelkie programy wykorzystywane w firmie tak zintegrować z V-Desk, aby usprawnić procesy biznesowe w danej organizacji.
