Zarządzanie zakupami firmowymi
Punktem inicjującym procesy zakupowe w systemie V-Desk jest dokumentacja zakupowa w formie wniosku elektronicznego. Po wypełnieniu przez użytkownika jest on poddawany kolejnym procesom, takim jak walidacja i automatyczne uzupełnianie danymi dotyczącymi: asortymentu, ilości, zamawiającego oraz danymi kontrahenta.
System V-Desk pozwala na kontrolę i planowanie wydatków przed faktycznym powstaniem zobowiązania w oparciu o stosowne dokumenty zakupu.
Czy znasz te problemy z zarządzaniem zakupami w firmie?
Brak rejestracji i obiegu zapytań ofertowych
V-Desk umożliwia przygotowanie i rejestrację zamówień, w tym także rejestrację dokumentów i obiegu zapytań ofertowych.
Brak jednego systemu będącego bazą informacyjną
V-Desk jest takim systemem. Dostęp do dokumentacji zakupowej mają uprawnieni pracownicy, którzy mają możliwość pozyskiwania dowolnych raportów zamówień.
Procedury zakupowe nie są zintegrowane z modułem budżetowania
W systemie V-Desk procedury zakupowe są zintegrowane z modułem budżetowania poprzez dostęp do ewidencji faktur zakupowych. Daje to możliwość raportowania zestawiającego.
Co zyskasz wybierając moduł zakupy w V-Desk?
Lepszą wydajność zarządzania i planowania zakupów firmowych
Kontrolę i planowanie wydatków przed faktycznym powstaniem zobowiązania
Powiązanie zakupu z fakturą i przekazanie zadania na realizację zamówienia
Integrację z centralną bazą kontrahentów w systemie ERP, CRM lub innym dziedzinowym
Możliwość tworzenia raportów zamówień wpływających na efektywne zarządzanie zakupami
Skrócenie formalności przy dokumentowaniu procesu zakupowego
Jak wygląda proces zakupowy w V-Desk krok po kroku
Proces zakupowy w V-Desk zaczyna się od wniosku elektronicznego. Użytkownik wypełnia formularz, a system może go walidować i uzupełnić danymi: asortymentem, ilością, zamawiającym oraz informacjami o kontrahencie. Dzięki temu już na starcie ograniczasz błędy i skracasz czas potrzebny na przygotowanie dokumentacji zakupowej. Do wniosku możesz dołączyć załączniki, np. specyfikację, ofertę lub uzasadnienie zakupu.
Kolejny etap to akceptacja zgodna z procedurą: z progami, uprawnieniami i zastępstwami. Decyzje są rejestrowane w systemie, a użytkownicy dostają powiadomienia o zadaniach do wykonania. Jeżeli w procesie występuje zapytanie ofertowe, możesz obsłużyć je w jednym miejscu, zamiast przenosić pliki i ustalenia między skrzynkami mailowymi.
Po zatwierdzeniu zamówienia V-Desk prowadzi proces dalej. Porządkuje statusy, pilnuje terminów i przechowuje pełną historię działań. W razie potrzeby dodasz etap potwierdzenia odbioru albo weryfikacji zgodności dostawy z zamówieniem. Gdy faktura zakupowa pojawi się w organizacji, jest automatycznie parowana z zamówieniem, a dekret i akceptacja mogą zostać przeniesione z zamówienia na fakturę. To skraca obieg, redukuje ręczne przepisywanie danych i daje spójny łańcuch: wniosek – zamówienie – faktura.
Jesteśmy zaufanym i rzetelnym partnerem w biznesie.
Ponad 98% naszych klientów współpracuje z nami dłużej niż przez 5 lat.
Raporty i kontrola wydatków, czyli decyzje oparte na danych
V-Desk pozwala kontrolować i planować wydatki przed faktycznym powstaniem zobowiązania. W praktyce oznacza to większą przewidywalność kosztów oraz lepszą pracę z budżetem na poziomie jednostek, działów lub projektów. Reguły walidacji pomagają dbać o jakość takich danych jak: wymagane pola, limity, spójność informacji o kontrahencie i zakupach. Mniej poprawek w dokumentach to szybsze decyzje i krótszy czas realizacji. Dane z wniosków, zamówień i faktur możesz zestawiać w następujących raportach: wartość zakupów w czasie, realizacja planu, liczba zamówień per dział, udział zakupów u kluczowych dostawców.
Raporty ułatwiają też wykrywanie wąskich gardeł (np. długie akceptacje), monitorowanie zgodności z procedurą oraz przygotowanie materiału do audytu. Jeśli korzystasz z ERP, CRM lub innych systemów dziedzinowych, integracja pozwala współdzielić dane kontrahentów i ujednolicić informacje w całej organizacji.
Nasi klienci mówią o V-Desku
Securitas
„W ciągu 11 lat korzystania z V-Desk przekonaliśmy się o elastyczności tego rozwiązania, dlatego zleciliśmy przeprowadzenie modyfikacji pozwalających na zintegrowanie V-Desk z kolejnym systemem w firmie. Potwierdzamy, że prace zostały wykonane na najwyższym poziomie, z zachowaniem wysokich standardów etyki biznesowej oraz ciągłości działania procesów w przedsiębiorstwie.”
Kia Polska
„Dzięki profesjonalnemu podejściu i pełnym zrozumieniu naszych potrzeb rozwiązanie spełnia nasze oczekiwania. V-Desk jest systemem prostym w obsłudze i funkcjonalnym, ale przede wszystkim usprawnia prace wielu osób i zwiększa efektywność działań w firmie.”
Elplast +
„Oczekiwania wobec cyfryzacji firmy zostały spełnione. Wraz z systemem V-Desk pożegnaliśmy się z papierowym obiegiem dokumentów, co ma pozytywny wpływ na efektywność procesów.”
Renata Rosenbeiger, Główna Księgowa w Elplast+ sp. z o.o.
Mitutoyo Polska
Dzięki wykorzystaniu rozwiązania V-Desk możemy skupić się na zadaniach będących istotą naszej działalności, nie tracąc cennego czasu w oczekiwaniu na dokumenty czy ręcznie je rejestrując
Przeczytaj case study >
Grupa Pracuj
„V-Desk to nowoczesne i wydajne rozwiązanie, wyposażone w szereg narzędzi istotnie wpływających na komfort codziennej pracy. Doceniamy elastyczność i skalowalność systemu, dzięki któremu przetwarzanie dokumentów może odbywać się sprawnie i zgodnie z ustalonymi procedurami. Uruchamiając system V-Desk znacząco zredukowaliśmy użycie papierowych dokumentów, a procesowanie i zarządzanie obiegiem faktur i korespondencji w firmie zostało zoptymalizowane.”
SMP Poland
W systemie z łatwością kontrolujemy terminy płatności, weryfikujemy niepożądane błędy, a przede wszystkim odeszliśmy od ręcznej pracy na wielu etapach pracy z fakturą
Przeczytaj case study >
EFL Leasing
„Mając na uwadze, że z Primesoft Polska Sp. z o.o współpracujemy z powodzeniem od wielu lat w zakresie rozwoju systemu V-Desk, z przyjemnością rekomendujemy ją jako dostawcę systemów do elektronicznego obiegu dokumentów.”
Domost
Doceniamy możliwości platformy V-Desk, jej niezawodność i funkcjonalność, która pozwala nam na oszczędności czasu i zasobów. Zadania takie jak rejestracje dokumentów, czy ich akceptacja zostały zautomatyzowane i obecnie zyskujemy skuteczną kontrolę nad przebiegiem procesu.
Przeczytaj case study >
JMP Flowers
„Obecnie nie tracimy czasu na szukanie faktur, zażegnaliśmy sytuacje kiedy zadania nie były monitorowane, a odpowiedzialność rozmyta. Z Systemem V-Desk zyskujemy płynność procesowania dokumentów.”
Przeczytaj case study >
Autostrada Wielkopolska
„Wdrożyliśmy ten system jako niezależną platformę dostępną do naszych podwykonawców, niezależnych inżynierów i zewnętrznych innych podmiotów. Chcieliśmy usprawnić obieg dokumentów w naszej firmie. Szukaliśmy na rynku programów, które będą proste w obsłudze, ergonomiczne, ale także elastyczne, jeśli chodzi o przyszły rozwój systemów.”
Przeczytaj case study >
Bostik
„Skorzystaliśmy ze wsparcia konsultacyjno-analitycznego firmy Primesoft Polska i jako rezultat naszej współpracy w organizacji uruchomiono system elektronicznego obiegu dokumentów V-Desk. Potwierdzamy implementację rozwiązania w obszarach umów, zamówień oraz faktur, jaki i jego integrację z systemem finansowym Exact. We wszystkich obszarach usprawnione zostały procesy akceptacji i obiegu dokumentów, jak i wzmocniona kontrola na każdym etapie.”
Rotometal
„Wybraliśmy rozwiązanie V-Desk z uwagi na szerokie możliwości dopasowania rozwiązania do naszych indywidualnych procesów, a także na oferowaną elastyczność systemu w przypadku integracji z systemem SAP”
Polipak
Elastyczność zaimplementowanego systemu sprawia, że dodatkowym i cenionym przez naszą firmę atutem są możliwości jego rozwoju dostosowane do pojawiających się na bieżąco potrzeb Spółki.
Przeczytaj case study >
Ariadna SA Fabryka Nici
„Przejście na system cyfrowego obiegu dokumentów wiązało się ze zmianami, które wpłynęły korzystnie na funkcjonowanie i przebieg procesów takich jak obieg faktury, zapotrzebowania, zakupy i wnioski pracownicze. System workflow uruchomiony został dla prowadzenia procesów obiegu faktur kosztowych, których przetwarzanych jest około 500 miesięcznie.
Pozytywna współpraca z firmą Primesoft, której celem była cyfryzacja Spółki Ariadna pozwala nam planować rozbudowę systemu V-Desk o kolejne moduły.”
Beata Karbowniczak, Dyrektor Finansowy
Zintegrujemy V-Desk z Twoimi systemami
Zaletą systemu V-Desk jest możliwość integracji z właściwie każdym systemem informatycznym. Nie ma na rynku firmy, która nie korzystałaby już z jakiegoś oprogramowania. Cała magia polega na tym, aby wszelkie programy wykorzystywane w firmie tak zintegrować z V-Desk, aby usprawnić procesy biznesowe w danej organizacji.
