Zarządzanie zakupami firmowymi

Punktem inicjującym procesy zakupowe w systemie V-Desk jest dokumentacja zakupowa w formie wniosku elektronicznego. Po wypełnieniu przez użytkownika jest on poddawany kolejnym procesom, takim jak walidacja i automatyczne uzupełnianie danymi dotyczącymi: asortymentu, ilości, zamawiającego oraz danymi kontrahenta.

System V-Desk pozwala na kontrolę i planowanie wydatków przed faktycznym powstaniem zobowiązania w oparciu o stosowne dokumenty zakupu.

Porozmawiaj z ekspertem

Moduł V-Desk do elektronicznej obsługi procesu zakupowego w organizacji.

Czy znasz te problemy z zarządzaniem zakupami w firmie?

Brak rejestracji i obiegu zapytań ofertowych

V-Desk umożliwia przygotowanie i rejestrację zamówień, w tym także rejestrację dokumentów i obiegu zapytań ofertowych.

Brak jednego systemu będącego bazą informacyjną

V-Desk jest takim systemem. Dostęp do dokumentacji zakupowej mają uprawnieni pracownicy, którzy mają możliwość pozyskiwania dowolnych raportów zamówień.

Procedury zakupowe nie są zintegrowane z modułem budżetowania

W systemie V-Desk procedury zakupowe są zintegrowane z modułem budżetowania poprzez dostęp do ewidencji faktur zakupowych. Daje to możliwość raportowania zestawiającego.

Co zyskasz wybierając moduł zakupy w V-Desk?

Lepszą wydajność zarządzania i planowania zakupów firmowych

Kontrolę i planowanie wydatków przed faktycznym powstaniem zobowiązania

Powiązanie zakupu z fakturą i przekazanie zadania na realizację zamówienia

Integrację z centralną bazą kontrahentów w systemie ERP, CRM lub innym dziedzinowym

Możliwość tworzenia raportów zamówień wpływających na efektywne zarządzanie zakupami

Skrócenie formalności przy dokumentowaniu procesu zakupowego

Jak wygląda proces zakupowy w V-Desk krok po kroku

Proces zakupowy w V-Desk zaczyna się od wniosku elektronicznego. Użytkownik wypełnia formularz, a system może go walidować i uzupełnić danymi: asortymentem, ilością, zamawiającym oraz informacjami o kontrahencie. Dzięki temu już na starcie ograniczasz błędy i skracasz czas potrzebny na przygotowanie dokumentacji zakupowej. Do wniosku możesz dołączyć załączniki, np. specyfikację, ofertę lub uzasadnienie zakupu.

Kolejny etap to akceptacja zgodna z procedurą: z progami, uprawnieniami i zastępstwami. Decyzje są rejestrowane w systemie, a użytkownicy dostają powiadomienia o zadaniach do wykonania. Jeżeli w procesie występuje zapytanie ofertowe, możesz obsłużyć je w jednym miejscu, zamiast przenosić pliki i ustalenia między skrzynkami mailowymi.

Po zatwierdzeniu zamówienia V-Desk prowadzi proces dalej. Porządkuje statusy, pilnuje terminów i przechowuje pełną historię działań. W razie potrzeby dodasz etap potwierdzenia odbioru albo weryfikacji zgodności dostawy z zamówieniem. Gdy faktura zakupowa pojawi się w organizacji, jest automatycznie parowana z zamówieniem, a dekret i akceptacja mogą zostać przeniesione z zamówienia na fakturę. To skraca obieg, redukuje ręczne przepisywanie danych i daje spójny łańcuch: wniosek – zamówienie – faktura.

Jesteśmy zaufanym i rzetelnym partnerem w biznesie.
Ponad 98% naszych klientów współpracuje z nami dłużej niż przez 5 lat.

Dołącz do grona naszych klientów

Raporty i kontrola wydatków, czyli decyzje oparte na danych

V-Desk pozwala kontrolować i planować wydatki przed faktycznym powstaniem zobowiązania. W praktyce oznacza to większą przewidywalność kosztów oraz lepszą pracę z budżetem na poziomie jednostek, działów lub projektów. Reguły walidacji pomagają dbać o jakość takich danych jak: wymagane pola, limity, spójność informacji o kontrahencie i zakupach. Mniej poprawek w dokumentach to szybsze decyzje i krótszy czas realizacji. Dane z wniosków, zamówień i faktur możesz zestawiać w następujących raportach: wartość zakupów w czasie, realizacja planu, liczba zamówień per dział, udział zakupów u kluczowych dostawców.

Raporty ułatwiają też wykrywanie wąskich gardeł (np. długie akceptacje), monitorowanie zgodności z procedurą oraz przygotowanie materiału do audytu. Jeśli korzystasz z ERP, CRM lub innych systemów dziedzinowych, integracja pozwala współdzielić dane kontrahentów i ujednolicić informacje w całej organizacji.

Nasi klienci mówią o V-Desku

Zintegrujemy V-Desk z Twoimi systemami

Zaletą systemu V-Desk jest możliwość integracji z właściwie każdym systemem informatycznym. Nie ma na rynku firmy, która nie korzystałaby już z jakiegoś oprogramowania. Cała magia polega na tym, aby wszelkie programy wykorzystywane w firmie tak zintegrować z V-Desk, aby usprawnić procesy biznesowe w danej organizacji.

Integracje systemu V-Desk

System V-Desk integruje się z każdym systemem informatycznym: ERP, KSeF, e-Doręczeniami, systemami magazynowymi

Zarządzanie zakupami w V-Desk – FAQ

Czy w systemie V-Desk faktura zakupowa jest automatycznie parowana z zamówieniem?

Tak. W momencie gdy faktura zakupowa pojawi się w organizacji jest ona automatycznie parowana z zamówieniem. Dekret i akceptacja są przenoszone z zamówienia na fakturę, co znacznie skraca proces obiegu faktury i optymalizuje zarządzanie zakupami.

Czy system V-Desk integruje się z innymi systemami?

Tak. V-Desk poprzez integrację z centralną bazą kontrahentów w systemie ERP, CRM lub innym dziedzinowym, zyskuje możliwość jej współdzielenia pomiędzy systemami.

Czy w systemie V-Desk można wprowadzić zamówienia cykliczne?

Tak. Zdefiniowanie zamówień cyklicznych zoptymalizuje zarządzanie procesami zakupowymi, przy okazji nie pozbawiając ich wymiaru kontroli.

Czy w V-Desk można obsłużyć zapytania ofertowe w ramach procesu zakupowego?

Tak. V-Desk umożliwia przygotowanie i rejestrację zamówień oraz prowadzenie obiegu dokumentów związanych z zapytaniami ofertowymi. Dzięki temu zapytania, oferty i decyzje są uporządkowane w jednym procesie, a dostęp do nich mają wyłącznie uprawnieni pracownicy.

Czy V-Desk daje możliwość raportowania zakupów i powiązania ich z budżetem?

Tak. System umożliwia tworzenie raportów zamówień wspierających zarządzanie zakupami, a procedury zakupowe mogą być zintegrowane z modułem budżetowania poprzez dostęp do ewidencji faktur zakupowych. Ułatwia to przygotowanie zestawień i kontrolę wydatków w organizacji.