V-Room
Virtual Data Room – bezpieczna przestrzeń udostępniania i współpracy nad dokumentami
V-Room zapewnia wirtualną przestrzeń do kooperacji, podpisywania elektronicznym podpisem oraz bezpiecznego, kontrolowanego dostępu do dokumentów.
V-Room w połączeniu z systemem V-Desk (lub za pomocą otwartego API również z innymi systemami) przekazuje dokumenty elektroniczne bezpośrednio z poziomu użytkownika V-Desk do osób spoza organizacji, bez konieczności zakładania kont czy zakupu dodatkowych licencji.
Co zyskasz wybierając rozwiązanie V-Room?
Bezpieczne udostępnianie dokumentów
Tworzenie przestrzeni do jednoczesnej pracy nad dokumentami
Składanie podpisów elektronicznych
Dostęp dla użytkowników w ramach jednej organizacji lub użytkowników zewnętrznych
Brak konieczności zakładania konta dla podjęcia pracy nad dokumentem
Możliwość pobrania dokumentów lokalnie i edycji bez posiadania licencji Microsoft365
Wersjonowanie dokumentów – podgląd zmian umożliwia szybkie porównanie wersji dokumentów
OCR by Primesoft – inteligentne odczytywanie warstwy danych z dokumentów
Rozwiązanie chmurowe – dostęp z każdego miejsca
Obsługa poprzez przeglądarkę
Otwarte API umożliwiające integracje z różnymi systemami
Wielojęzykowy i responsywny interfejs
Dlaczego dokumenty w V-Room są bezpieczne?
Narzędzia i metody gwarantujące ochronę informacji są porównywalne z tymi stosowanymi w instytucjach finansowych.
Bezpieczne środowisko systemu V-Room dla wrażliwych dokumentów zapewnia:
Dwustopniowa autentykacja dostępu
Możliwość nadawania uprawnień
Szyfrowanie plików
Czasowy dostęp do dokumentów i pokojów
Blokada przed możliwością edycji dokumentu lub jego pobieraniem
Stosowanie znaków wodnych
Raporty logowań i pracy na dokumencie
Infrastruktura hostingowa w EU
Zarządzanie bezpieczeństwem informacji zgodnie z normą ISO 27001 oraz ISO 22301
Jak korzystać z V-Room?
Pokój współpracy
- opiniowanie, dodawanie uwag, nanoszenie poprawek w dokumentach
- akceptacja zmian w trybie online
- uzupełnianie danych
- praca w trybie śledzenia zmian
- przekazanie dokumentu do podpisu za pomocą certyfikatu elektronicznego
- wersjonowanie dokumentów
- nadawanie uprawnień
- otwarte API umożliwiające integracje z różnymi systemami
Wybrane scenariusze zastosowań
- uzgodnienie zapisów umowy z kontrahentem
- przekazanie dokumentu do podpisu za pomocą certyfikatu elektronicznego
- współpraca z kancelarią prawną nad treścią umowy
- przekazanie pracownikowi umowy zatrudnienia
- wysyłka zapytania do oferentów
- przekazanie zamówienia dostawcy
- wysyłka oferty lub umowy do klienta
Pokój udostępniania dokumentów
- kontrola nad udostępnianymi dokumentami
- bezpieczne udostępnianie poufnych dokumentów
- komunikacja pomiędzy stronami
- nadawanie uprawnień dostępów do wybranych dokumentów
- ochrona plików
Wybrane scenariusze zastosowań
- ochrona patentów i udzielanie licencji, np. przekazywanie kodu do oprogramowania
- audyty
- transakcje inwestorskie
- przeprowadzanie Due diligence
- restrukturyzacje
- przekazywanie dokumentacji przy budowaniu księgi popytu (debiuty i emisje akcji, prospekty)
Pełna digitalizacja procesów biznesowych na wyciągnięcie ręki.
Ponad 200 tysięcy zadowolonych użytkowników systemu V-Desk skorzystało z tej szansy.
Jeden proces od obiegu wewnętrznego do współpracy zewnętrznej
Gdy dokument zaczyna funkcjonować w organizacji, najczęściej przechodzi przez kilka etapów, takich jak przygotowanie, akceptacje, konsultacje, podpis i archiwizację. V-Desk porządkuje ten obieg wewnętrzny, a V-Room rozszerza go o bezpieczną współpracę z kontrahentami, kancelariami, audytorami czy inwestorami, bez dokładania im kont i licencji.
W praktyce wygląda to tak. Użytkownik prowadzi sprawę w V-Desk i jednym działaniem przekazuje dokument lub komplet plików do V-Room. Osoby zewnętrzne otrzymują dostęp w kontrolowanym zakresie (np. tylko do wybranych folderów) i mogą pracować na materiałach, komentować oraz uzgadniać treść. Po stronie organizacji nadal zachowujesz ciągłość procesu w V-Desk: statusy, odpowiedzialności, terminy i komplet historii. Finalna wersja wraca do obiegu w V-Desk jako dokument do akceptacji lub podpisu, a następnie do archiwizacji bez konieczności ręcznego przenoszenia plików.
Połączenie V-Room i V-Desk upraszcza też finalizację dokumentów. Umożliwia przekazanie pliku do podpisu elektronicznego w kontrolowanym środowisku, a podpisany dokument natychmiast można włączyć w dalszy workflow. Jeśli pracujesz na skanach lub plikach PDF, wsparciem jest AI OCR, który pomaga odczytać warstwę danych i ułatwia wyszukiwanie treści w dokumentach.
Co zyskujesz w takim połączeniu:
- jedno źródło prawdy: sprawa w V-Desk, współpraca w V-Room, bez kopiowania plików między narzędziami,
- krótszy czas domknięcia dokumentu (mniej maili, załączników i nieporozumień),
- uporządkowaną komunikację z użytkownikami zewnętrznymi w ramach jednej, bezpiecznej przestrzeni,
- większą kontrolę nad dostępem, wersjami i tym, co faktycznie zostało udostępnione.
Proste i bezpieczne zapraszanie użytkowników zewnętrznych
Współpraca z partnerami zewnętrznymi często rozbija się o logistykę. W jej trakcie pojawia się mnóstwo informacji i próśb w stylu: „wyślij jeszcze raz”, „która wersja jest aktualna”, „nie mam licencji”, „link wygasł”. V-Room porządkuje ten etap, bo udostępnianie dokumentów odbywa się w ramach pokoju, a nie w skrzynce mailowej.
Możesz stworzyć osobny pokój dla konkretnej sprawy (np. umowa, oferta, due diligence) i zdecydować, co użytkownik może zrobić:
- tylko podejrzeć dokument,
- może pobrać pliki,
- pracować na plikach w trybie online i dodawać uwagi,
- korzystać z wersjonowania, aby szybko porównać zmiany,
- otrzymać dostęp czasowy, który automatycznie wygasa.
Dodatkowo zabezpieczasz pliki praktycznymi mechanizmami (np. znaki wodne, blokada edycji lub pobierania), a w razie potrzeby w każdej chwili zmieniasz uprawnienia. Dzięki temu udostępniasz dokumenty w sposób na zasadach organizacji, a nie na zasadach poczty. Co ważne, użytkownik zewnętrzny może pobrać dokument i edytować go lokalnie, nawet jeśli nie posiada własnej licencji Microsoft 365, bez blokowania pracy po drugiej stronie.
Dokumenty pod kontrolą
W projektach, gdzie w grę wchodzą poufne informacje, liczy się nie tylko dostęp, ale też rozliczalność. V-Room zapewnia wgląd w to, kto i kiedy logował się do pokoju, na jakich plikach pracował oraz jakie działania wykonał. Taki ślad aktywności ułatwia przygotowanie do audytu, przeglądów wewnętrznych czy procesów inwestorskich.
To rozwiązanie sprawdza się m.in. przy:
- transakcjach i procesach due diligence,
- uzgadnianiu zapisów umów z kontrahentem lub kancelarią prawną,
- postępowaniach zakupowych i zapytaniach do oferentów,
- przekazywaniu wrażliwej dokumentacji projektowej lub technicznej.
Jeśli jest taka potrzeba, V-Room może też działać jako samodzielna platforma albo zostać zintegrowany przez otwarte API z innymi systemami. W efekcie utrzymujesz porządek w dokumentacji, nie tracąc kontroli nad bezpieczeństwem i dostępem. Od szyfrowania plików i dwustopniowej autentykacji, po hosting w infrastrukturze na terenie Unii Europejskiej.
