Zarządzanie dokumentacją ISO 

Moduł zarządzania dokumentacją ISO w V-Desk to rozwiązanie do nadzoru nad dokumentacją, audytami i szkoleniami związanymi z systemem ISO w organizacji. Uporządkowuje tworzenie, aktualizację, publikację i archiwizację dokumentów tak, aby zawsze były dostępne aktualne wersje oraz komplet wymaganych procedur i instrukcji.

Dokumenty są udostępniane w formie elektronicznej, bez konieczności drukowania. System pokazuje, kto i kiedy zapoznał się z daną procedurą lub instrukcją, dzięki czemu łatwo udokumentować spełnienie wymagań normy. Możliwe jest też definiowanie ścieżek akceptacji oraz automatyczne kierowanie dokumentów do właściwych osób.

Każda zmiana na dokumencie może być zapisana jako kolejna wersja. System przechowuje historię operacji, pozwalając w razie potrzeby wrócić do poprzednich wersji. Użytkownicy widzą zawsze aktualny dokument, co ogranicza ryzyko pracy na nieaktualnych treściach i nadpisywania plików.

Tak. Centralne repozytorium dokumentów ISO, przejrzysta historia zmian oraz informacje o zapoznaniu się pracowników z dokumentami ułatwiają przygotowanie do audytów wewnętrznych i zewnętrznych. Audytor w jednym miejscu może zweryfikować obowiązujące dokumenty, ich aktualność oraz dowody komunikacji w organizacji.

Moduł może wspierać nadzór nad szkoleniami poprzez planowanie, rejestrowanie i dokumentowanie udziału pracowników. Możliwe jest przypisanie konkretnych dokumentów lub procedur do wybranych grup pracowników oraz odnotowanie, że zapoznali się oni z treścią lub ukończyli wskazane szkolenie.

Dostęp do dokumentów jest kontrolowany za pomocą uprawnień. Można definiować, które osoby lub grupy mogą przeglądać, edytować, akceptować czy archiwizować konkretne dokumenty. Dzięki temu nadzór nad dokumentacją ISO odbywa się w jednym miejscu, z zachowaniem wysokiego poziomu bezpieczeństwa i kontroli.

Cyfryzacja dokumentacji ISO skraca czas obiegu dokumentów, redukuje koszty druku, porządkuje sposób pracy i zwiększa efektywność zespołów. Automatyzacja przepływu pracy, zatwierdzania i publikowania dokumentów ogranicza ręczne czynności, a przejrzyste procesy ułatwiają utrzymanie zgodności z wymaganiami norm i budują przewagę konkurencyjną firmy.

Tak. Moduł jest częścią systemu V-Desk, który pozwala projektować procesy zgodnie ze specyfiką firmy. Można dostosować strukturę repozytorium, ścieżki akceptacji, uprawnienia oraz zasady wersjonowania tak, aby odzwierciedlały sposób pracy i model systemu zarządzania ISO w Twojej organizacji.