Bezpieczny i szybki proces wymiany dokumentów z kontrahentami
Pomimo postępującej digitalizacji, przepływ dokumentów podczas współpracy z kontrahentami zewnętrznymi nadal odbywa się często w formie papierowej.
Kolejna bolączka to konieczność zdobycia fizycznego podpisu na dokumencie. W erze pracy online niełatwo o sprawne jego uzyskanie.
Obsługa papierowych dokumentów kosztuje sporo i jest czasochłonna. Na rynku dostępne są narzędzia pozwalające na cyfryzację procesu wymiany dokumentów wewnątrz organizacji oraz poza nią.
Są to platformy w formie wirtualnych przestrzeni do kooperacji, w których możliwe jest bezpieczne udostępnianie i procesowanie dokumentów bez konieczności zakładania kont, czy zakupu licencji dostępowych.
Rozwiązania te zapewniają między innymi procesowanie i zawieranie umów na odległość, gwarantując niepodważalność złożonych podpisów.
V-Room – wygodna wymiana dokumentów z kontrahentami
V-Room – intuicyjne i proste w obsłudze narzędzie zapewniające przepływ dokumentów pomiędzy przedsiębiorstwem oraz jego kontrahentami poprzez możliwość udostępniania cyfrowych wersji dokumentów na dedykowanej platformie (w tzw. wirtualnym pokoju).
Platforma V-Room to pewność dostarczenia i odebrania udostępnianych na zewnątrz dokumentów z zagwarantowanym bezpieczeństwem oraz dostępem online na wszystkich etapach jego procesowania.
Platforma umożliwia integrację z innymi systemami funkcjonującymi w danej firmie, nie ma konieczności zakładania dodatkowych kont i zakupu licencji do systemu funkcjonującego wewnątrz firmy, aby podjąć pracę z dokumentem.
Jest to rozwiązanie chmurowe dostępne poprzez przeglądarkę, praktycznie z każdego miejsca.
Platforma wykorzystana jest w wielu obszarach funkcjonowania przedsiębiorstwa:
- Uzgadnianie zapisów umowy z kontrahentem
- Współpraca z kancelarią prawną nad treścią umowy
- Przekazanie pracownikowi umowy zatrudnienia
- Wysyłka zapytania do oferentów
- Przekazanie zamówienia dostawcy
- Wysyłka oferty lub umowy do klienta
- Przekazanie dokumentu do podpisu za pomocą certyfikatu elektronicznego
Automatyzacja wymiany dokumentów w wirtualnej przestrzeni – dlaczego warto?
Wirtualne pokoje, do których zapraszani są zainteresowani użytkownicy, to przestrzeń do jednoczesnej i bezpiecznej pracy nad dokumentami. Dostęp do pokoju możliwy jest w ramach jednej organizacji lub przez użytkowników zewnętrznych, spoza organizacji. Zaproszenie odbywa się w formie wysłanego na dany adres mailowy linku kierującego do pokoju.
W ramach pokoju użytkownik ma możliwość:
- edycji i akceptacji dokumentów
- pobrania dokumentu
- tworzenia notatek
- uzupełniania danych
- pracy na komplecie dokumentów
- dodawania nowej wersji przy zachowaniu historii zmian
- złożenia podpisu elektronicznego
Główne korzyści wynikające z zastosowania platformy
- Bezpieczny oraz szybki proces wymiany i udostępniania dokumentów w dowolnym czasie i miejscu;
- Sprawna i wygodna komunikacja z obecnymi kontrahentami oraz możliwość łatwiejszego pozyskania nowych ze względu na wygodę współpracy;
- Eliminacja tradycyjnego, papierowego obiegu dokumentów na rzecz ich cyfrowej wersji;
- Uszczelnienie i zabezpieczenie obiegu dokumentów;
- Możliwość przesyłania korespondencji niejawnej oraz dokumentów chronionych prawem o ochronie danych osobowych;
