Elektroniczny obieg korespondencji
Elektroniczny obieg korespondencji w systemie V-Desk to zbiór narzędzi umożliwiających automatyczną rejestrację oraz archiwizację pism i dokumentów firmowych (wpływających i wychodzących). Aplikacja stanowi jedno źródło przechowywania informacji o dokumentach i pismach oraz pozwala na udostępnienia wszystkim zainteresowanym. Elektroniczna kancelaria jest w pełni zintegrowana z krajowym systemem e-Doręczenia.
Czy znasz te problemy z obiegiem korespondencji w firmie?
Procesy prowadzone w tradycyjny sposób mogą wywoływać pewne komplikacje. Na ratunek przychodzi system V-Desk.
Brak automatycznej rejestracji i archiwizacji dokumentów
Dokumenty przychodzące do firmy poddawane są rejestracji w systemie V-Desk, następnie trafiają do procesu skanowania i lądują w elektronicznym archiwum.
Dodatkowe koszty związane z prowadzeniem oddzielnych rejestrów korespondencji
V-Desk tworzy jedno źródło przechowywania informacji o dokumentach przychodzących i wychodzących oraz udostępnia dokumenty wszystkim zainteresowanym osobom.
Strata czasu pracowników na przekazywanie oryginałów
W systemie V-Desk zarejestrowany dokument trafia na wirtualne biurko pracownika i przekazywany jest w formie elektronicznej.
Cyfryzacja procesów biznesowych nigdy nie była tak prosta.
Zapewniamy indywidualne wsparcie i opiekę przez cały okres współpracy.
Jak zorganizować elektroniczny obieg korespondencji?
Co zyskasz wybierając elektroniczny obieg korespondencji w V-Desk?
Rejestr korespondencji przychodzącej i wychodzącej
Przyjmowanie, rejestrację i procesowanie wniosków zewnętrznych i wewnętrznych
Podpis elektroniczny na dowolnym pliku zarejestrowanym w systemie
Możliwość wyszukiwania dokumentów za pomocą odpowiednich kryteriów
Prowadzenie pełnej ewidencji wyświetleń dokumentu
Prawidłowy obieg dokumentów trafiających do organizacji
Teraz z pomocą AI obieg korespondencji daje więcej możliwości
Zobacz jak sztuczna inteligencja poradzi sobie z każdym pismem i dokumentem w obiegu korespondencji.
Klasyfikacja dokumentu według treści
Niezależnie od rodzaju korespondencji (papierowej / skanowanej / mailowej) AI rozpoznaje temat lub treść dokumentu i automatycznie przypisuje w określonym miejscu, np. katalogu jak i kieruje w odpowiedni typ procesu. Może automatycznie inicjować proces (np. reklamacja → dział jakości, wezwanie do zapłaty → dział windykacji).
Zaczytywanie danych z pism
Automatyczne wyodrębnianie numerów spraw, dat, danych nadawcy i adresata. Inteligentny odczyt danych z pism odręcznych jak i drukowanych dokumentów z uzupełnianiem indeksów na dokumencie w systemie V-Desk.
Kierowanie dokumentów w procesie
AI sugeruje odbiorcę lub dział na podstawie wcześniejszych przypadków (np. pismo ZUS → dział kadr). W procesie nauki dla powtarzających się typów dokumentów rozpoznawanie i kierowanie ze 100% dokładnością.
Zintegrujemy V-Desk z Twoimi systemami
Zaletą systemu V-Desk jest możliwość integracji z właściwie każdym systemem informatycznym. Nie ma na rynku firmy, która nie korzystałaby już z jakiegoś oprogramowania. Cała magia polega na tym, aby wszelkie programy wykorzystywane w firmie tak zintegrować z V-Desk, aby usprawnić procesy biznesowe w danej organizacji.
Elektroniczna kancelaria w V-Desk i V-Desk Ga
Moduł Korespondencja jest dostępny w obu modelach wdrożenia systemu V-Desk. Można go skonfigurować w dedykowanej wersji systemu V-Desk oraz wybrać spośród gotowych procesów V-Desk GA.
