Elektroniczny obieg korespondencji
Elektroniczny obieg korespondencji w systemie V-Desk to zbiór narzędzi umożliwiających automatyczną rejestrację oraz archiwizację pism i dokumentów firmowych (wpływających i wychodzących).
Aplikacja stanowi jedno źródło przechowywania informacji o dokumentach i pismach oraz pozwala na udostępnienia wszystkim zainteresowanym. Elektroniczna kancelaria w systemie V-Desk jest w pełni zintegrowana z krajowym systemem e-Doręczeń.
Czy znasz te problemy z obiegiem korespondencji w firmie?
Procesy prowadzone w tradycyjny sposób mogą wywoływać pewne komplikacje. Na ratunek przychodzi system V-Desk.
Brak automatycznej rejestracji i archiwizacji dokumentów
Dokumenty przychodzące do firmy poddawane są rejestracji w systemie V-Desk, następnie trafiają do procesu skanowania i lądują w elektronicznym archiwum.
Dodatkowe koszty związane z prowadzeniem oddzielnych rejestrów korespondencji
V-Desk tworzy jedno źródło przechowywania informacji o dokumentach przychodzących i wychodzących oraz udostępnia dokumenty wszystkim zainteresowanym osobom.
Strata czasu pracowników na przekazywanie oryginałów
W systemie V-Desk zarejestrowany dokument trafia na wirtualne biurko pracownika i przekazywany jest w formie elektronicznej.
Cyfryzacja procesów biznesowych nigdy nie była tak prosta.
Zapewniamy indywidualne wsparcie i opiekę przez cały okres współpracy.
Jak zorganizować elektroniczny obieg korespondencji?
Co zyskasz wybierając elektroniczny obieg korespondencji w V-Desk?
Rejestr korespondencji przychodzącej i wychodzącej
Przyjmowanie, rejestrację i procesowanie wniosków zewnętrznych i wewnętrznych
Podpis elektroniczny na dowolnym pliku zarejestrowanym w systemie
Możliwość wyszukiwania dokumentów za pomocą odpowiednich kryteriów
Prowadzenie pełnej ewidencji wyświetleń dokumentu
Prawidłowy obieg dokumentów trafiających do organizacji
Teraz z pomocą AI obieg korespondencji daje więcej możliwości
Zobacz jak sztuczna inteligencja poradzi sobie z każdym pismem i dokumentem w obiegu korespondencji.
Klasyfikacja dokumentu według treści
Niezależnie od rodzaju korespondencji (papierowej / skanowanej / mailowej) AI rozpoznaje temat lub treść dokumentu i automatycznie przypisuje w określonym miejscu, np. katalogu jak i kieruje w odpowiedni typ procesu. Może automatycznie inicjować proces (np. reklamacja → dział jakości, wezwanie do zapłaty → dział windykacji).
Zaczytywanie danych z pism
Automatyczne wyodrębnianie numerów spraw, dat, danych nadawcy i adresata. Inteligentny odczyt danych z pism odręcznych jak i drukowanych dokumentów z uzupełnianiem indeksów na dokumencie w systemie V-Desk.
Kierowanie dokumentów w procesie
AI sugeruje odbiorcę lub dział na podstawie wcześniejszych przypadków (np. pismo ZUS → dział kadr). W procesie nauki dla powtarzających się typów dokumentów rozpoznawanie i kierowanie ze 100% dokładnością.
Zintegrujemy V-Desk z Twoimi systemami
Zaletą systemu V-Desk jest możliwość integracji z właściwie każdym systemem informatycznym. Nie ma na rynku firmy, która nie korzystałaby już z jakiegoś oprogramowania. Cała magia polega na tym, aby wszelkie programy wykorzystywane w firmie tak zintegrować z V-Desk, aby usprawnić procesy biznesowe w danej organizacji.
Elektroniczna kancelaria w V-Desk i V-Desk GA
Moduł Korespondencja jest dostępny w obu modelach wdrożenia systemu V-Desk. Można go skonfigurować w dedykowanej wersji systemu V-Desk oraz wybrać spośród gotowych procesów V-Desk GA.
Nasi klienci mówią o V-Desku
Elplast +
„Oczekiwania wobec cyfryzacji firmy zostały spełnione. Wraz z systemem V-Desk pożegnaliśmy się z papierowym obiegiem dokumentów, co ma pozytywny wpływ na efektywność procesów.”
Renata Rosenbeiger, Główna Księgowa w Elplast+ sp. z o.o.
Jass Board
„Przejście na cyfrowe obiegi zadań i dokumentów było naszym celem, który mogliśmy zrealizować przy profesjonalnym wsparciu firmy Primesoft.”
Mariusz Lisiecki, Menadżer Systemów Informatycznych
Rotometal
„Wybraliśmy rozwiązanie V-Desk z uwagi na szerokie możliwości dopasowania rozwiązania do naszych indywidualnych procesów, a także na oferowaną elastyczność systemu w przypadku integracji z systemem SAP”
Kia Polska
„Dzięki profesjonalnemu podejściu i pełnym zrozumieniu naszych potrzeb rozwiązanie spełnia nasze oczekiwania. V-Desk jest systemem prostym w obsłudze i funkcjonalnym, ale przede wszystkim usprawnia prace wielu osób i zwiększa efektywność działań w firmie.”
Securitas
„W ciągu 11 lat korzystania z V-Desk przekonaliśmy się o elastyczności tego rozwiązania, dlatego zleciliśmy przeprowadzenie modyfikacji pozwalających na zintegrowanie V-Desk z kolejnym systemem w firmie. Potwierdzamy, że prace zostały wykonane na najwyższym poziomie, z zachowaniem wysokich standardów etyki biznesowej oraz ciągłości działania procesów w przedsiębiorstwie.”
JMP Flowers
„Obecnie nie tracimy czasu na szukanie faktur, zażegnaliśmy sytuacje kiedy zadania nie były monitorowane, a odpowiedzialność rozmyta. Z Systemem V-Desk zyskujemy płynność procesowania dokumentów.”
Przeczytaj case study >
Lhoist Bukowa
„System workflow od Pimesoft to prosty sposób by zbierać informacje dotyczące jakości, analizować trendy, identyfikować problemy i podejmować działania korygujące. To pozwala na ciągłe doskonalenie procesów i podnoszenie standardów jakościowych.”
Przeczytaj case study >
EFL Leasing
„Mając na uwadze, że z Primesoft Polska Sp. z o.o współpracujemy z powodzeniem od wielu lat w zakresie rozwoju systemu V-Desk, z przyjemnością rekomendujemy ją jako dostawcę systemów do elektronicznego obiegu dokumentów.”
Grupa Pracuj
„V-Desk to nowoczesne i wydajne rozwiązanie, wyposażone w szereg narzędzi istotnie wpływających na komfort codziennej pracy. Doceniamy elastyczność i skalowalność systemu, dzięki któremu przetwarzanie dokumentów może odbywać się sprawnie i zgodnie z ustalonymi procedurami. Uruchamiając system V-Desk znacząco zredukowaliśmy użycie papierowych dokumentów, a procesowanie i zarządzanie obiegiem faktur i korespondencji w firmie zostało zoptymalizowane.”
NUXE
„V-Desk GA wprowadził systemowe ujęcie procesów w Nuxe, ograniczając problemy wynikające z manualnej pracy z dokumentami. Odtąd w sposób elektroniczny prowadzimy obieg faktur, a także obsługujemy procesy kadrowe, takie jak wnioskowanie i akceptację urlopów oraz ewidencję obecności pracowników.”
Mitutoyo Polska
Dzięki wykorzystaniu rozwiązania V-Desk możemy skupić się na zadaniach będących istotą naszej działalności, nie tracąc cennego czasu w oczekiwaniu na dokumenty czy ręcznie je rejestrując
Przeczytaj case study >
Polipak
Elastyczność zaimplementowanego systemu sprawia, że dodatkowym i cenionym przez naszą firmę atutem są możliwości jego rozwoju dostosowane do pojawiających się na bieżąco potrzeb Spółki.
Przeczytaj case study >
Bostik
„Skorzystaliśmy ze wsparcia konsultacyjno-analitycznego firmy Primesoft Polska i jako rezultat naszej współpracy w organizacji uruchomiono system elektronicznego obiegu dokumentów V-Desk. Potwierdzamy implementację rozwiązania w obszarach umów, zamówień oraz faktur, jaki i jego integrację z systemem finansowym Exact. We wszystkich obszarach usprawnione zostały procesy akceptacji i obiegu dokumentów, jak i wzmocniona kontrola na każdym etapie.”
Autostrada Wielkopolska
„Wdrożyliśmy ten system jako niezależną platformę dostępną do naszych podwykonawców, niezależnych inżynierów i zewnętrznych innych podmiotów. Chcieliśmy usprawnić obieg dokumentów w naszej firmie. Szukaliśmy na rynku programów, które będą proste w obsłudze, ergonomiczne, ale także elastyczne, jeśli chodzi o przyszły rozwój systemów.”
Przeczytaj case study >