Nowoczesna firma modernizuje zarządzanie projektami budowlanymi, stosując kompleksowy system obiegu BPM

Specyfiką przedsiębiorstw nadzorujących projekty budowlane jest przetwarzanie wielu dokumentów w trakcie trwania budowy. Ponadto, zarządzanie i nadzór nad nią i poszczególnymi jej etapami wymagają dobrej organizacji i stałej kontroli. Wprowadzając automatyzację zadań i cyfryzując dokumenty, można znacznie usprawnić samo tworzenie dokumentacji, obniżyć czasochłonność obsługi i ułatwić kontrolę nad każdym zadaniem.

W jaki sposób firma Domost wykorzystała automatyzację wprowadzając system V-Desk w swojej firmie?

Wyzwanie: Rosnące potrzeby w zakresie kontroli nad dokumentacją i kosztami projektowymi

Firma Domost działająca w modelu projektowym, stanęła przed koniecznością uporządkowania i zautomatyzowania procesów związanych z nadzorem nad obiegiem faktur, kontrolą kosztów oraz zarządzaniem współpracą z kontrahentami.

Faktury, umowy, zamówienia i korespondencja to obszary, w których przez ręce pracowników przechodzi bardzo dużo dokumentów. Wszystkie one wymagają akceptacji, korekty lub zatwierdzenia w związku z prowadzonymi projektami. Wysoki wolumen dokumentów to jednocześnie trudności w zachowaniu przejrzystości, punktualności oraz bieżącej kontroli nad ich przepływem.

Rozwiązanie: System V-Desk jako jedna platforma scalająca dokumenty w projekcie

Wdrożony system pozwala na obsługę kilku procesów, jednak dokumenty przetwarzane w trakcie realizacji projektu są ze sobą powiązane. System ułatwia ich logiczne łączenie, dając możliwość płynnej pracy, zapobiegając tworzeniu silosów informacyjnych.

Dedykowane moduły:

• Proces obiegu faktur – proces weryfikacji i akceptacji dokumentów kosztowych uwzględnia ich przypisanie do projektu, posiada wielostopniową akceptację i zarządzanie nadawaniem uprawnień.
• Budżetowanie projektów – wszystkie koszty zarówno wynikające z faktur, jak i zamówień są automatycznie przypisywane do odpowiednich projektów. Budżet aktualizuje się na bieżąco, a funkcja alertów ostrzega, gdy zbliża się lub zostaje przekroczony określony próg wydatków.
• Zarządzanie projektami i dokumentacją projektową – każdy projekt ma swoją centralną przestrzeń, w której gromadzone są wszystkie powiązane dokumenty: umowy, zamówienia, faktury. Przypisanie osób odpowiedzialnych i definiowanie uprawnień pozwalają skutecznie zarządzać realizacją zadań.
• Rejestracja i obsługa umów – umowy rejestrowane są w systemie w sposób szybki i uporządkowany, z możliwością automatycznego pobierania danych z bazy GUS. Wbudowane funkcje alertowe pomagają w pilnowaniu terminów i zapisów kontraktowych, w systemie tworzone są harmonogramy fakturowania.
• Zamówienia – rejestracja zapotrzebowań i realizacja zamówień na potrzeby projektu. Zamówienia mogą być rozbijane na poszczególne linie i uwzględnianie w budżecie projektu. System pozwala na katalogowanie ofert dla danej pozycji zapotrzebowania w jednym zadaniu. Zebrane oferty po akceptacji przypisywane są do projektów i mogą być podstawą do zapotrzebowania.
• Korespondencja — ewidencjonowanie i automatyczna rejestracja pism przychodzących i wychodzących. Możliwość korzystania z szablonów pism usprawnia realizację zadań, a i ich powiązanie z karta projektów optymalizuje zarządzanie projektami. W module obsługujemy pisma dotyczące poszczególnych budów, jak i korespondencję firmową.
  
  System usprawnia obsługę poczty przychodzącej do firmy mailowo i tradycyjnie, jak i przesyłki dostarczane za pomocą rządowej platformy e-Doręczeń. Łatwość wyszukiwania pism, uporządkowanych według wątków. Automatyzacja obejmuje powiązanie korespondencji przychodzącej i wychodzącej oraz łączenie pism w wątki tematyczne jak i przypisanie ich do poszczególnych budów.
• Raportowanie — wprowadzane i przetwarzane dane są cennym źródłem informacji, którą z systemu można w wygodny i przejrzysty sposób pozyskać w postaci raportów.

Wdrożony system przyniósł firmie szereg wymiernych korzyści:

znaczące skrócenie czasu potrzebnego na akceptację dokumentów,

lepszy nadzór nad kosztami projektów dzięki automatycznym aktualizacjom budżetu i alertom,

redukcję ryzyka błędów i przeoczeń związanych z obsługą dokumentów,

pełną dostępność i uporządkowanie dokumentów projektowych w jednym miejscu,

usprawnienie pracy działu zakupów, księgowości, administracji i kierowników projektów.

Nowoczesny system zarządzania dokumentacją i projektami stał się dla firmy nie tylko narzędziem operacyjnym, ale także strategicznym wsparciem w codziennej pracy i dalszym rozwoju.