Filip Kolendo o szansach związanych z KSeF na antenie RMF FM (podcast)

KSeF jako obowiązek, ale też impuls do cyfryzacji

Marcin Jędrych, RMF FM: Zacznijmy od rozszyfrowania tego magicznego skrótu jak Krajowy System e-Faktur, który części przedsiębiorców kojarzy się z obowiązkiem prawnym, bo tak to w rzeczywistości przecież już od 1 kwietnia wygląda. Czy tego typu obowiązek może być też takim realnym impulsem do tego, żeby usprawnić procesy finansowe w firmie?

Filip Kolendo, Primesoft Polska: Tak, faktycznie. KSeF już na dobre zagościł na polskiej scenie gospodarczej. Wspomniał pan o 1 kwietnia, tak naprawdę od 1 lutego wystartowaliśmy z KSeF-em. 1 kwietnia to była ta druga data, druga tura, gdzie obowiązek dołączenia do KSeF miały kolejne firmy. I praktycznie, faktycznie od 1 kwietnia wszystkie przedsiębiorstwa, z drobnymi wyjątkami, są już zobowiązane na 100% brać udział właśnie w obiegu faktur poprzez system KSeF.

KSeF jest oczywiście systemem narzuconym przez legislację. I wszystkie firmy muszą się do tego dostosować, czy im się to podoba, czy im się to nie podoba. I są dwie drogi podejścia. Jedna to jest zrobić takie absolutne minimum, by spełnić wymagania legislacyjne. A druga to spróbować wykorzystać ten impuls do automatyzacji i usprawnienia procesów biznesowych. No bo KSeF w założeniu właśnie miał dwa cele. Po pierwsze oczywiście fiskalny i kontroli firm, ale po drugie dać ten impuls do cyfryzacji.

Proces przejścia na system cyfrowy w dzisiejszych czasach wydaje się dość naturalny, bo trudno sobie wyobrażać, że jeszcze przez kolejnych kilka czy kilkanaście lat będziemy cały czas w tym papierowym obiegu. To jest kierunek, który wydaje się dość oczywisty w sytuacji, w jakiej dzisiaj jesteśmy jako państwo, jako ludzie w XXI wieku.

Z jednej strony to wydaje się naturalne. Zwłaszcza z mojej perspektywy, czyli osoby, która działa w firmie technologicznej, to faktycznie patrzymy na ten papier jako coś co odchodzi do lamusa. Trzeba jednak spojrzeć szerzej na rynek i dla wielu firm, zwłaszcza tych mniejszych, to nie jest takie zupełnie naturalne.Te firmy chciałyby się skupić na swoich przedmiotach działalności i ten KSeF traktują jako dodatkowe utrudnienie. Ten papier aż tak bardzo im nie przeszkadza, więc to chyba zależy od punktu widzenia i od dojrzałości firmy.

Jakie są dzisiaj różnicę między firmami, które potraktowały KSeF, tak jak pan powiedział, jedynie jako obowiązek, a tymi, które wykorzystały obowiązek do automatyzacji procesów biznesowych? Czasami ktoś nie jest przekonany, że coś jest wartościowe i pozwoli zaoszczędzić trochę czasu w firmie, ale jak już jest obowiązkowe, to po prostu nie ma wyjścia i trzeba się do tego jakoś przyłożyć.

Ten impuls jest z wielu poziomów ważny.Po pierwsze, on faktycznie podnosi świadomość osobom zarządzającym, a po drugie w większości firm, i trochę słusznie, księgowość traktowana jest jako część służalcza do głównej działalności. Stąd budżety dopiero w ostatniej kolejności są kierowane na informatyzację i usprawnienia w tym obszarze. Firmy wolą się skupiać na tych obszarach, które przynoszą przychód, a nie na administracyjnych.

I to jest trochę smutne. Czasem w takich sytuacjach, kiedy się na to patrzy z takiej nawet ludzkiej perspektywy, że ta księgowość…

Z jednej strony to jest smutne, ale z drugiej strony to jest na tyle naturalne, że po prostu chyba należy do tego przywyknąć.

Ale może kiedyś się to zmieni właśnie. I te poziomy szanowania pracowników, czy też przestrzeni, w których funkcjonują będą już wyrównane. Może ten KSeF w tym pomoże?

KSeF można tak wykorzystać. Z poziomu zarządu czasami łatwiej dorzucić jedną czy dwie osoby do prac administracyjnych i żmudnego przepisywania danych niż inwestować w system informatyczny. Wprowadzenie projektu, który nie jest w pierwszej kolejności odśnieżania na biurku decydentów jest trudne. Impuls, który został nadany przez legislację, i to nie tylko krajową, ale europejską zmusi firmy do wdrożenia systemu elektronicznego obiegu dokumentów. Warto dodać, że KSeF w Polsce został wdrożony faktycznie dosyć szybko. Jako Polska jesteśmy wręcz pionierem. Nie ma ucieczki od cyfryzacji, od zmieniającego się świata. Stąd faktycznie dobrze wykorzystać te impulsy, a nie tylko spełnić minimum.

Automatyzacja procesów finansowych, od OCR do KSeF

Użyłem wcześniej sformułowania automatyzacja procesów biznesowych. Na czym tak właściwie polega ta automatyzacja. Co to ma być?

W pierwszym kroku możemy zautomatyzować wprowadzanie danych do systemów finansowo-księgowych i zredukować błędy oraz koszty, np. z wysyłaniem faktury. A o fakturach właśnie mówimy. W epoce papierowej, która była jeszcze przed 1 lutego, każda transakcja biznesowa, każda sprzedaż była dokumentowana papierem. Część firm już to robiła w formie maili, w PDF-ach, ale papier cały czas był wszechobecny. Strona sprzedająca wprowadzała tam dane, a strona kupująca musiała te dane z tych dokumentów papierowych po prostu przepisać.

Popularne były OCR-y, które czytały faktury i wprowadzały dane z faktury prawie że automatycznie.

O tak. Jeżeli firmy były świadome, że jest proces, który zajmuje dużo czasu i który może powodować błędy, to już wtedy wdrażały takie rozwiązania jak właśnie OCR, czyli optyczne rozpoznawanie dokumentów. Natomiast OCR-y nie są bezbłędne i to też jest technologia, która kosztuje. Jest kłopotliwa, bo wszyscy przecież wiemy, że szablonów faktur jest mnóstwo i każdy ma inny pomysł, jakie dane na tej fakturze umieścić, w jakiej kolejności, gdzie wprowadzić swoje logo, gdzie jakiś tam nadruk marketingowy.

Gdzie jeszcze numer konta, równie ważny.

To wszystko powoduje, że automatycznym OCR-om nie tak prosto było to przepisywać. Ludziom również. Przed 1 lutego czy przed 1 kwietnia robiono to całkowicie ręcznię albo półautomatycznie. Ktoś ten dokument odbierał z maila, skanował z poczty jak ten dokument przyszedł w kopercie. Następnie wprowadzał do systemu OCR, ale tego OCR-a też trzeba było sprawdzać i poprawiać błędy, które się na tym rozpoznawaniu zdarzały. To zajmowało czas i było źródłem błędów, bo ten proces nie był bezbłędny.

KSeF w założeniu ma to zmienić. W tej chwili każdy sprzedawca przesyła nam dane w jednym formacie, w sposób elektroniczny, gdzie dla systemów w teorii nie ma możliwości popełnienia błędów. I to jest potencjalnie duża oszczędność czasu. Jest ona tym większa, im więcej faktur do nas przychodzi. Jeżeli byliśmy odbiorcą 5 faktur, no to biznesu nam to mocno nie zmieni.

Dlaczego samo wdrożenie KSeF to za mało?

Teraz już przeszliśmy na etap, w którym system KSeF jest obowiązkowy dla zdecydowanej większości przedsiębiorców. Ten krok jest konieczny, ale za tym mogą pójść kolejne, już dobrowolne, ale również sprzyjające oszczędności czasu wyeliminowaniu błędów.

Ten obowiązkowy krok to dokument, który trzeba do KSeF-a wysłać w postaci elektronicznej i z drugiej strony dokument, który trzeba ze skrzynki KSeF-owej odebrać i odczytać. Tak naprawdę ta dowolność nie jest jednak za duża, bo największa zmiana z KSeF-em związana jest z tym, że ten dokument jest odbierany automatycznie przez system, a nie tak jak do tej pory na przykład przynoszony przez pracownika, który coś kupował i dostawał dokument do ręki. Przed KSeF-em dokument pojawiał się w firmie już w jakiś sposób zautoryzowany przez pracownika, który go składał w biurze podawczym albo w księgowości czy sekretariacie. Firma miała już pierwszy krok potwierdzenia, że ta faktura powinna zostać zapłacona. W większości firm o większej liczbie faktur, na takim dokumencie z tyłu stawiane były podpisy osób akceptujących.

Pieczątka, podpisy akceptowane do zatwierdzenia. Tak jak zawsze.

No i co się stało? Z jednej strony KSeF nam dał ten automat, ale z drugiej strony zabrał nam to miejsce, gdzie możemy tę pieczątkę i podpis przestawić.

Faktura w KSeF to jest tylko i wyłącznie plik XML, który jest jakimś plikiem cyfrowym, który formalnie nie jest dokumentem.

To prawda. Ten dokument jest tylko wizualizacją, a nie formalną fakturą. Ale nie tu jest główny problem. Jest nim to, że służby księgowe i system finansowo-księgowy dostaje dokument, który jest tam już wprowadzony bez naszej kontroli.

Każdy z nas ma skrzynkę mailową i możemy sobie zobaczyć ile otrzymujemy niepożądanych wiadomości i spamu. Skrzynka KSeF-owa jest tak naprawdę taką skrzynką mailową, w której również możemy mieć dużo spamu. Teraz musimy wymyślać sposób organizacji w firmie, żeby potwierdzać, że otrzymana faktura jest prawidłowa.

Ta obserwacja potwierdza, że nie wystarczy zrobić tylko pierwszego kroku w postaci odbioru dokumentu ze skrzynki KSeF-owej i stwierdzić, że przygotowaliśmy już firmę do obowiązkowego KSeF-a. W drugim kroku musimy wymyśleć procedurę, w której osoby odpowiedzialne stwierdzą faktycznie, że tę fakturę chcemy zapłacić.

To jest właśnie ten już w pełni cyfrowy obieg dokumentów. Teoretycznie możemy sobie wyobrazić taką sytuację, że faktury funkcjonujące już w tym cyfrowym obiegu pomagają we współpracy między działami finansowymi, a na przykład działami IT, czy też innymi w danej firmie.

Właściwie dział IT, tak samo jak księgowość, jest działem służalczym dla zarządu, więc ten KSeF jest takim narzędziem komunikacji, który dział IT musi udrożnić. Bo jeżeli firma wdrożyła absolutne minimum, to możemy sobie wyobrazić taką sytuację, że księgowość odbiera ten dokument ze swojego programu finansowo-księgowego. Większość tych programów ma konektory, które już zostały wdrożone w okresie od lutego do kwietnia. Te programy automatycznie odbierają faktury KSeF-owe. I co może zrobić księgowość? Księgowość może drukować ten dokument.

Bo on ciągle jest zwizualizowany, więc ciągle ten papier jeszcze może się pojawić.

Tak. Wiec ten papier pojawia się w firmie, która zrobiła minimum. W tym scenariuszu, tak dokument jest drukowany, a następnie księgowość szuka po całej firmie osoby odpowiedzialnej za ten dokument. To jest dodatkowa trudność, no bo jak ją teraz znaleźć. Na fakturze wcale nie musi być informacji, kto to kupił. Jak był obieg papierowy, to ten pracownik przynosił dokument i się przedstawiał. Ja, Kowalski, daję tę fakturę. Już wszystko było wiadomo, a teraz przychodzi faktura i my musimy tego Kowalskiego w firmie znaleźć.

A przecież doskonale sobie Państwo zdajecie sprawę, że raz na jakiś czas pojawi się faktura, która jest próbą wyłudzenia, która jest niezasadna. Nawet jeżeli kontrahent jest znany w firmie, to może akurat za te prace jeszcze nie chcemy mu płacić.

Albo ktoś bez autoryzacji np. ze swoich przełożonych kupił coś, bo uważał, że to jest potrzebne, a tu się okazuje, że wcale to nie jest potrzebne i niezbędne. Oczywiście takich sytuacji pewnie są dziesiątki, ale tu ważne jest to, co Pan mówi, że to pokazuje, że ten pierwszy krok to jest sygnał do tego, że trzeba resztę tego procesu już cyfrowo poukładać.

W skrajnie negatywnym scenariuszu, jeśli firma zatrzymała się na tym pierwszym kroku, to spowoduje to nawet więcej chaosu. Jeśli na przykład księgowość obsługuje firmie zewnętrzne biuro rachunkowe, to oni już w ogóle nie mają pojęcia, co to jest za faktura i czy jest zasadna, czy nie. W tym momencie zamiast przesyłać dokumenty do biura rachunkowego, to biuro rachunkowe będzie je przesyłało do nas. Jeśli natomiast odpowiednio poukładamy procesy biznesowe, to szybko okaże się, że możemy zaoszczędzić sporo czasu, zminimalizować ryzyko zagubienia faktury.

Dzięki KSeF-owi nie będzie sytuacji, że ktoś po 3 miesiącach ktoś wyciągnie z teczki jakąś fakturę sprzed 4 miesięcy i księgowość będzie się łapać za głowę. To jest do wykonania i dobrze wykorzystany impuls KSeF umożliwi szybki przepływ faktury przez organizację, który będzie wymagał 1 lub 2 akceptów w zależności od polityki firmy. Dzięki takiemu rozwiązaniu zarząd natychmiast widzi wszystkie koszty, które gdzieś tam wpływają do firmy.

Cyfrowy obieg dokumentów, AI i współpraca działów finansowych z IT

Czy wykorzystanie sztucznej inteligencji w takich systemach jak elektroniczny obieg dokumentów wydaje się dość naturalne i oczywiste? Dzisiaj próg wejścia dla AI w firmie nie wygląda już na bardzo wysoki. Teoretycznie prawie każdy jest w stanie pozwolić sobie na minimalną nawet ingerencję sztucznej inteligencji w tego typu procesy.

Tak. Sztuczna inteligencja jest teraz kluczem używanym wszędzie, bo nie da się ukryć, że z wykorzystaniem sztucznej inteligencji jesteśmy w stanie pokusić się o dużo więcej. Jesteśmy w stanie na przykład porównać tę fakturę z ofertami lub zamówieniami, które mamy już w systemie. Pamiętajmy, że sztuczna inteligencja karmi się danymi. Im więcej mamy procesów scyfryzowanych, tym bardziej ona jest wydajna i tym więcej potrafi dla nas zrobić.

Spójrzmy na przykład na duże zamówienia, które mają nie 3, nie 5, ale 100 pozycji lub więcej na fakturze. Służby księgowe i kontrolingowe, które przetwarzają te dokumenty doskonale wiedzą, jaki to jest problem porównywać pozycję po pozycji z zamówienia, z dokumentami dostawy, czy faktycznie to wpłynęło, z fakturą. W takich sytuacjach AI sprawdzi się znakomicie.

Duża liczba cyfrowych dokumentów to jest właśnie sygnał, że aż żal byłoby ich nie przetwarzać i nie korzystać z cyfrowych narzędzi wyposażonych również w sztuczną inteligencję?

Dokładnie tak. Jest wiele dokumentów, które są dokumentami billingowymi. Chociażby prosty przykład dokumentu za telefon. W dużych firmach mamy tych numerów od kilku do nawet kilkuset. Każdy numer jest przypisany do pracownika i chcemy widzieć, które miejsce powstawania kosztu jest najbardziej kosztochłonne. Ręcznie to jest bardzo trudne do zrobienia.

W dzisiejszych czasach faktycznie wszystko domaga się automatyzacji i nie robienie tego w naraża nas na większe koszty, na dłuższy czas uzyskania informacji i na większą ilość błędów, bo te przy ręcznym lub półręcznym przetwarzaniu zawsze popełnimy. KSeF oczywiście nie jest lekarstwem, które wszystko usprawni, ale jako impuls to jest dobre miejsce, żeby pomyśleć kompleksowo o całym naszym procesie zarządzania kosztami właśnie.

Jak skomplikowane i wymagające są procesy związane z cyfrowym obiegiem dokumentów? Czy to jest tak, że ten próg startu w takim systemie jest tylko dla bardzo nielicznych, wykwalifikowanych specjalistów?

To zależy od złożoności firmy i jej procesów. Zupełnie inne potrzeby będzie miała jednoosobowa działalność gospodarcza. Nie należy zapominać, że KSeF-em objęte są nie tylko duże firmy, ale właśnie przysłowiowy szewc, który ma tą jednoosobową działalność gospodarczą.

A przecież wiemy, że polska gospodarka na jednoosobowej działalności gospodarczej częściowo stoi. Tych działalności jest mnóstwo, więc to też powoduje, że ta skala tego zasięgu i tych potrzeb być może będzie dużo większa.

I zdecydowanie jest to prawda, że zupełnie inne potrzeby ma właśnie ta mała firma i inaczej ona patrzy na uzysk. Te koszty są bardziej zauważalne w stosunku do korzyści. Zupełnie inaczej mamy w przypadku dużej firmy, gdzie te korzyści ze względu na skalę, są po prostu bardziej widoczne.

A czy to jest skomplikowane? No właśnie dla tych jednoosobowych działalności lub małych firm, to nie musi być skomplikowane. Z reguły jest to już wdrażane jako część systemu finansowo-księgowego. Często te firmy korzystają z zewnętrznych biur księgowych, więc one już to zapewniają taki prosty system, gdzie przedsiębiorca akceptuje te faktury, żeby księgowość wiedziała, że może je księgować.

To są bardzo proste procesy de facto sprowadzające się do obejrzenia tego dokumentu przez właściciela i zaznaczeniu, że tak, on ten dokument akceptuje i proszę go przesłać w kierunku płatności. Natomiast w dużych firmach to mogą być bardzo skomplikowany workflow, czyli taki przepływ tego dokumentu w organizacji i może być konieczność zautomatyzowania gromadzenia dodatkowej dokumentacji związanej z tym dokumentem.

Przykładowo faktura za jakieś prace budowlane wymagać będzie protokołów. Faktura za dostawę będzie wymagać też dokumentów transportowych itd. W związku z tym w większych firmach poziom skomplikowania może być bardzo duży. I może wymagać wręcz zespołu projektowego, który jest powołany po to, żeby zarządzać całym tym procesem od zamówienia przez dostawę do rozliczenia.

Dla wielu jednoosobowych działalności gospodarczych (JDG) zewnętrzne biura księgowe oferujące tego typu narzędzia to jest dobre rozwiązanie, bo one i tak muszą mieć to wdrożone. Czy to oznacza, że w ten cyfrowy świat można wejść właśnie trochę przy pomocy rozwiązań zewnętrznych?

Zdecydowanie tak. Wydaje się, że dla małych firm jednoosobowych to jest właściwy kierunek działania. Po pierwsze te osoby zajmują się czymś innym. Nie są specjalistami w zakresie informatyki, bezpieczeństwa czy rachunkowości. Po drugie wiadomo, że biura rachunkowe przechodzą dodatkowe szkolenia, biorą udział w webinarach, studiują dokumentację, wymieniają się doświadczeniami. Nie ma więc sensu, żeby taki przedsiębiorca doktoryzował się w tym obszarze. Lepiej to przekazać takiemu biuru, które nas wyposaży w jakąś aplikację internetową i w ten sposób rozwiązać sobie ten obowiązek. Równocześnie nadal możemy z takiego rozwiązania czerpać pewne korzyści. Te dokumenty mamy szybciej, nie musimy tego dostarczać do księgowości i od razu mamy zbudowaną bazę tych dokumentów…

Wszystko jest w jednym miejscu.

Zdecydowanie tak. Wyobraźmy sobie taką sytuację. 3 lata temu coś kupowaliśmy u jakiegoś dostawcy i teraz chcemy to na szybko odszukać. Systemy elektronicznego obiegu dokumentów pomogą nam to zrobić błyskawicznie i nie będziemy musieli grzebać się w segregatorach. To wyszukiwanie będzie szybkie, takie w stylu Google’a.

Jeszcze chciał pan nawiązać do bezpieczeństwa. Bezpieczeństwo danych w takim wydaniu jest najważniejsze. Czy mamy pewność, że nikt nagle tej faktury nie przejmie, albo też, co gorsze, nie podszyje się by wyłudzić środki?

Oczywiście, że pojawiają się pewne ryzyka. Pierwsze ryzyko jest w ogóle wbudowane w cały koncept KSeF-a, zwłaszcza w tej implementacji, na którą się Polska zdecydowała. Powstała jedna centralna baza danych, która gromadzi wiedzę właściwie o każdej transakcji biznesowej popełnionej w Polsce. Wyobraźmy sobie, jaki to jest atrakcyjny kąsek dla kogoś, kto chciałby zrobić krzywdę lub ma jakieś inne niecne zamiary. Ta centralna bazy to z jednej strony jest ułatwienie, ale z drugiej strony jest to ryzyko, z którym państwo musi sobie poradzić.

My jako uczestnicy tego rynku nie mamy na to wpływu. Możemy tylko mieć nadzieję, że ta baza jest odpowiednio zabezpieczona. No bo co w tej bazie jest? Każdy zakup, który dokonujemy i każda sprzedaż, którą dokonujemy. W polskiej implementacji nie tylko widać kwoty, ale widać też przedmiot, czyli cała treść faktury, czyli tak naprawdę w tej bazie jest centralny…

Cała historia każdej firmy?

Cała historia z każdej firmy, tak. Więc jak sobie to tak w pełni uświadomimy, to pewien dreszczyk niepokoju po plecach chyba przebiega.

Teoretycznie każdy mógłby się dowiedzieć o każdym, kto co sprzedaje i za ile kupił i jakie ma rabaty na przykład. A to w kontekście przedsiębiorców na pewno ma co znaczenie.

Myślę, że każda firma chciałaby taką bazę o swoich konkurencji pozyskać i nie odmówiłaby, gdyby taka możliwość była.

Oby się tak nigdy nie stało, to trzeba podkreślić. Myślę jednak, że na razie nie ma potrzeby, żebyśmy aż takie czarne scenariusze brali pod uwagę?

Ten scenariusz musi być brany pod uwagę, ale jak gdyby nie mamy na niego wpływu. Musimy go zaakceptować i liczyć, żeby mądrzy ludzie tym zarządzali i żeby mieli fundusze, żeby to zabezpieczać.

No i żeby dział IT zajmujący się, powiedzmy tak ogólnie KSeF-em był najmocniejszy na świecie, żeby nie dał się złamać od żadnej strony, no bo to w sumie do tego się sprowadza, skoro to wszystko jest online?

No tak, a jak wspomnieliśmy o sztucznych inteligencjach, to doskonale zdajemy sobie sprawę, że za chwileczkę najmądrzejszymi ludźmi na świecie nie będą ludzie, tylko będą to te sztuczne inteligencje. Zacznie to więc być pojedynek, jak silna jest nasza sztuczna inteligencja, która nas broni w stosunku do sztucznej inteligencji, która nas atakuje.

To jeszcze właśnie a propos tej sztucznej inteligencji, bo chciałem podkreślić może bardziej pozytywny aspekt KSeF-u. Jest on jest źródłem danych, które pozwolą rozwijać narzędzia do uczenia maszynowego. To jest pole do tego, żeby te systemy zaczęły się uczyć czegoś, co będzie przydatne nawet analizie biznesowej?

Oczywiście. Ta baza właśnie dlatego jest też tak atrakcyjna. Z jednej strony stanowi zagrożenie, ale z drugiej strony, jak to w życiu bywa, stanowi wielką szansę. I znów, im mamy większą organizację, tym większy zrobimy uzysk, gdy taki system analizy danych, wpuszczony na ten już zorganizowany zbiór danych, sam nam podpowie, że tu na przykład kupujesz za drogo albo 4 zespoły kupują ten sam element, a gdybyśmy zgrupowali to w jedne zamówienie, to dostaniemy większy rabat.

To są takie najbardziej oczywiste, najprostsze przykłady. Już teraz w dużych organizacjach są działy kontrolingu, działy zamówień, działy zakupów, które próbują to wszystko pożenić. Natomiast to, co nadchodzi, to sztuczna inteligencja która samodzielnie będzie eksplorowała te informacje i dostarczała nam je w formie pewnych wniosków.

Już w tej chwili w systemach, które wdrażamy, jest tak, że jak taki dokument trafia na biurko, to od razu jest takie podsumowanie na temat tego dokumentu. Na przykład, że ta kwota jest wyższa w stosunku do kwoty sprzed miesiąca. Albo w drugą stronę, że niepotrzebnie robimy dwa drobne zakupy zamiast jednego. Właśnie na tym polega atrakcyjność tych danych. One realnie mogą służyć zwiększeniu naszej efektywności.

I właśnie warto podkreślić, że jednym z narzędzi wspierających zarządzanie dokumentami jest system V-Desk. Jak on pomaga rozwiązać te problemy, które mogą pojawić się zarówno w działach finansowych, jak i też wspierających je działach IT?

Może zacznę od samej nazwy systemu, który wdrażamy. V-Desk to jest skrót od Virtual Desk, czyli wirtualne biurko. Nazwa idealnie ilustruje czym on faktycznie jest i jak pomaga zastąpić tradycyjne biurko z papierami uporządkowanym cyfrowo systemem. V-Desk jest przykładem systemu, który organizuje pracę. Inne nazwy dla systemów do elektronicznego obiegu dokumentów, to systemy workflow, systemy zarządzania obiegiem pracy, zarządzania procesami, zarządzania dokumentami, czyli DMS-y. Tych nazw marketingowo się pojawiło na przestrzeni czasu wiele.

Natomiast główna idea to jest zarządzanie pracą w cyfrowym środowisku, gdzie te systemy zarówno optymalizują i automatyzują pracę, tak aby ten dokument był przekazywany na biurko już w maksymalnie możliwym opracowanym stopniu. Po to, żeby praca użytkownika sprowadzała się do obejrzenia wniosków, zaakceptowaniu i podjęciu decyzji. W miarę rozwoju narzędzi sztucznej inteligencji, te dokumenty będą już spływały z sugestiami decyzji, które należy podjąć. Tym obecnie są systemy obiegu dokumentów i tym jest system V-Desk.

Tak trochę pół żartem. Domyślam się, że na takim wirtualnym biurku zawsze jest porządek?

Chciałbym, żeby tak było. Ale można powiedzieć tak, jeżeli ktoś scyfryzuje chaos, który ma w tradycyjnym obiegu papierowym, to nie dostanie nic innego jak cyfrowy chaos.

Czyli trochę jak w przypadku sztucznej inteligencji: garbage in, garbage out. Jak wpadną śmieci, to wylecą śmieci.

Jeżeli wprowadzimy śmieci, to dostaniemy śmieci. Bardzo ważne jest, aby wdrażając taki system nie odwzorowywać tych procesów jeden do jeden, w stosunku do tych które mamy obecnie. Dobrze zrobione wdrożenie dokonuje pewnej refleksji. Patrzy, co automatyzować, a co wyeliminować. Bo na przykład w tym cyfrowym świecie taki element procesu nie jest istotny. On nie powinien w ogóle mieć miejsca. W naszym środowisku mówi się, że zanim zaczniesz automatyzować, to podejmij decyzję, co chcesz w ogóle automatyzować i sprawdź czy w obecnym procesie są rzeczy, które warto wyeliminować.

Czyli inaczej mówiąc, najpierw jednak trzeba zrobić jakiś porządek i przygotować się do tego cyfrowego biegu, do tego wejścia w ten cyfrowy świat, po to, żeby potem nie okazało się, że właściwie ta robota raz, że jest trochę na marne, a po drugie, że właściwie żadnych skutków nie widać.

Jeżeli na przykład robimy remont w domu i wymieniamy sobie wszystkie szafy, to dobrze ten moment wykorzystać, żeby wyrzucić rzeczy, których nie używamy od 10 lat, a nie tylko poukładać je na nowe półki. Być może są one ładnie zorganizowane, może o większej pojemności, ale bez sensu, aby nadal znajdowały się na nich rzeczy, które nie są nam potrzebne. To jest bardzo często popełniany błąd. Informatyzujemy bez refleksji czy ten proces w ogóle ma sens. Dlatego ten impuls KSeF-owy powinien być wykorzystany do takiej refleksji, jak ten biznes usprawnić. Jeżeli tego nie zrobimy, to te korzyści będą po prostu. mniejsze.

Na koniec naszej rozmowy chciałem do tego nawiązać, żeby taka ważna klamra pojawiła się podczas tej rozmowy. Cyfryzacja dokumentów zmienia sposób zarządzania firmą?

Ten wyścig jest nam narzucony nie tylko przez legislację. Tu nie ma się co obrażać na rządy, które to wprowadzają. Jeżeli będziemy chcieli stać w miejscu, to się okaże, że rynek nam pójdzie do przodu i nasza konkurencja nas wyprzedzi. Jak podniesiemy głowę z tego naszego grajdołka, to się okaże, że już jest za późno i dystans mamy już stracony. Faktycznie żyjemy w takich czasach, gdzie żeby być w tym samym miejscu, trzeba bardzo szybko biec do przodu. To jest cytat z Alicji po drugiej stronie lustra.

Z takim dyskomfortem trzeba się po prostu pogodzić. Jeśli my nie weźmiemy udziału  w cyfryzacji, to nasza konkurencja to zrobi i ona sobie przyspieszy swoje procesy. W rezultacie czego będzie w stanie świadczyć lepsze usługi w mniejszym koszcie. No i wiadomo, czym to się skończy dla naszej działalności. Więc to jest takie obligo. Oczywiście ważne, żebyśmy je wykorzystali dobrze. Natomiast jeśli tego nie zrobimy, to konkurencja na pewno to zrobi.

Mam przekonanie, że wszystkie wyzwania, procesy cyfrowe, o których rozmawiamy, to nie jest coś, co jest nie do przejścia i za trudne dla człowieka, który na co dzień zajmuje się działalnością gospodarczą. To wszystko jest na tyle już uproszczone, tak mi się przynajmniej wydaje, że można powiedzieć, że ktoś kto tylko czuje taką potrzebę, żeby trochę posprzątać swoje biurko jest w stanie to zrobić?

Zdecydowanie tak. To nie jest żaden rocket science. To jest rzecz, do której się szybko przyzwyczaimy. Tak jak szybko wchłaniamy inne nowe technologie, które pojawiają się w naszym codziennym życiu. Tak jak na przykład do aplikacji m-Obywatel, jak do prawa jazdy, który mamy w telefonie komórkowym czy do tego, że już nie musimy wozić ze sobą dowodu rejestracyjnego. Ta cyfryzacja faktycznie nam służy. W tej chwili idąc do apteki już chyba wszyscy jesteśmy przyzwyczajeni, że nie mamy recept papierowych. I to jest element tego samego pejzażu, tej samej rzeczywistości.

Oczywiście są osoby, które nadal wychodząc od lekarza, chciałyby mieć tę receptę wypisaną na papierze. Natomiast inne osoby bardzo się cieszą, że mogą zadzwonić do rodziny, by wykupili im to lekarstwo. Typowy przykład z życia wzięty. Jedni będą żałowali zmian, a drudzy cieszą się, że mogą z tego wyciągnąć korzyść. Nie bójmy się. To po prostu ma nam ułatwiać życie. I generalnie, jak mądrze do tego podejdziemy, to nam to ułatwi.