Wraz z KIR S.A. (Krajowa Izba Rozliczeniowa) przeprowadziliśmy webinar w temacie e-Teczek. Omówiliśmy najważniejsze wyzwania związane z przejściem z papierowej dokumentacji do wersji elektronicznej, wskazaliśmy dobre praktyki oraz zaprezentowaliśmy rozwiązania, które pomagają zadbać o bezpieczeństwo, porządek i wygodny dostęp do akt pracowniczych.
Cały webinar pod tytułem „Cyfrowe akta osobowe bez chaosu Jak wdrożyć e-Teczki zgodnie z przepisami?” dostępny jest poniżej.
e-Teczka w praktyce
Primesoft Polska reprezentował Grzegorz Popek, który na żywo zaprezentował uczestnikom webinaru rozwiązania elektronicznych teczek pracowniczych w systemie V-Desk.
– Moduł, który w V-Desku nazwaliśmy e-Teczka jest zaprojektowany i skonfigurowany zgodnie z wymaganiami rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku. Wszystkie zapisy, które się w nim znalazły znajdują odzwierciedlenie w systemie V-Desk. Warto również dodać, że dokumenty dotyczące pracowników zawierają dane skrajnie wrażliwe, a V-Desk jest systemem najwyższej klasy pod względem bezpieczeństwa. Posiadamy certyfikaty ISO 27001 (zarządzanie bezpieczeństwem informacji) oraz ISO 22301 (zarządzanie ciągłością działania) – mówi Grzegorz Popek, Business Development Manager w Primesoft Polska.
Jak cyfrowo podpisywać dokumenty pracownicze?
W imieniu KIR wystąpiła natomiast Małgorzata Pasek. Dyrektor Regionalnego Centrum Sprzedaży KIR w Warszawie przedstawiła rolę pieczęci elektronicznej oraz korzyści z jej stosowania w e-Teczkach pracowniczych.
– Moduł e-Teczki w systemie V-Desk jest obsługiwany przez dwa rodzaje certyfikatów. Certyfikat kwalifikowany, który jest wydawany dla osoby fizycznej i certyfikat kwalifikowany pieczęci. Certyfikat kwalifikowany podpisu jest zawsze wydawany na imię, nazwisko, PESEL lub numer dowodu osobistego w zależności jak użytkownik sobie te dane wpisze i tym certyfikatem może dysponować tylko i wyłącznie osoba fizyczna, której dane zawarte są w certyfikacie. Mówimy, że taki certyfikat ma takie same skutki jak podpis własnoręczny, więc ma bardzo duże znaczenie do podpisywania dokumentów, które wymagają formy pisemnej. Natomiast pieczęć kwalifikowana, o której tutaj już słyszeliśmy, to jest certyfikat wydawany na podmiot, czyli nie znajdziemy tam danych wrażliwych osoby fizycznej, natomiast znajdziemy tam dane podmiotu, które wpisujemy zawsze zgodnie z danymi rejestrowymi – dodaje Małgorzata Pasek.
Ekspert doradzi
Jesteśmy przekonani, że trwający prawie godzinę webinar i tak nie wyczerpuje tego tematu. Dlatego dodatkowe pytania w zakresie e-Teczek pracowniczych w systemie V-Desk proponujemy kierować do ekspertów Primesoft Polska, którzy rozwieją wszelkie wątpliwości.
