Jedna platforma – wiele możliwości, czyli V-Desk w Agrosimex

Agrosimex sp. z o.o. to wiodący na polskim rynku dystrybutor środków ochrony roślin, nawozów, akcesoriów ogrodniczych i nasion. Jako stabilna firma z polskim kapitałem kompleksowo wspiera polskich rolników w opłacalnej produkcji płodów rolnych oraz w rozwiązywaniu problemów napotykanych w prowadzeniu upraw.

Misją Agrosimex jest dostarczanie najnowszej wiedzy i aktualnych informacji agrotechnicznych producentom rolnym. Nieprzerwanie od 30 lat w firmie prowadzone są inwestycje badawcze i rozwojowe. Między innymi nad skutecznością chemikaliów oraz diagnostyka, której wyniki dają wsparcie w prowadzeniu upraw.

Wyzwanie, analiza sytuacji w Spółce

Tradycyjny sposób przekazywania dokumentów wiązał się często z błędami, niepotrzebnymi wydrukami na papierze. Najczęściej wykorzystywano przesyłanie dokumentów pomiędzy oddziałami pocztą, zarówno mailową jak i tradycyjną co było przyczyną przetrzymywania, gubienia dokumentów i wydłużania okresu potrzebnego na podjęcie zadania. Wskazane problemy pojawiały się w procesach obiegu faktur, zamówień oraz korespondencji przychodzącej. Osobno procedowane akceptacje zamówień oraz faktur wydłużały ścieżkę i czas przekazania dokumentów do zaksięgowania.

W Laboratorium Ferico prowadzone są badania skuteczności agrochemikaliów, a także świadczy się usługi diagnostyczne dla rolnictwa i przemysłu spożywczego, pozwalające określić rodzaj patogenów, stan odżywienia upraw czy poziom pozostałości. Dokumentacja towarzysząca przekazywaniu próbek do badań, a także rejestracja miały od początku być prowadzone w dedykowanym systemie, żeby nie generować niepotrzebne papieru i kosztów związanych z jego obsługą.

Wychodząc naprzeciw potrzebom swoich Klientów, Agrosimex udziela kredytów kupieckich. Papierowy obieg tych wniosków nie sprawdzał się. Klienci czekali na decyzję w sprawie, co wydłużało realizację zakupów. Potrzebna była alternatywa, w postaci sprawnej i optymalnej ścieżki akceptacji.

Wprowadzone rozwiązanie

W związku z dużą liczbą procesowanych w przedsiębiorstwie dokumentów podjęto decyzję, by objąć najbardziej istotne miejsca cyfryzacją. Dla kluczowych obszarów biznesowych uruchomiono elektroniczną platformę obiegu dokumentów V-Desk wraz z rejestrami.

• obieg faktur
• obieg zamówień
• obieg korespondencji
• obieg zlecenia do laboratorium
• rejestr umów

Obieg faktur i zamówień

Najbardziej palące potrzeby diagnozowano w obszarach finansowych, w związku z tym obiegi faktur kosztowych, jak i towarowych uruchomione zostały jako pierwsze.

Zamówienia powiązano z obiegiem faktur, co szczególnie sprawdza się w sytuacjach, gdy jedna faktura może wiązać się z kilkunastoma zamówieniami. Wówczas system pozwala wyszukać odpowiadające zamówieniu pozycje na fakturze. Takie udogodnienie skraca ścieżkę procesowania faktury, która szybciej jest przekazywana do zaksięgowania w systemie finansowym.

Korzyści:
• skrócenie procesu i optymalizacja procesów
• oszczędność papieru
• obniżka kosztów

Zlecenia do laboratorium – cyfrowy obieg od samego początku

Przyjmowanie zleceń na badania do laboratorium od samego początku funkcjonowania jednostki wykonywane jest w sposób cyfrowy. Na potrzeby laboratorium wykorzystano już istniejąca instalację systemu V-Desk, w ramach której powstał dedykowany obieg procesowania wniosków.

Korzyści:
• umożliwienie rejestrowania i monitoringu obiegu materiału badawczego w laboratorium,
• sprawne rozliczanie płatności za wykonaną usługę badawczą,
• usystematyzowanie i ułatwienie lokalizacji próbek,
• sprawne przekazywanie wyników i raportów z badań.

Przebieg procesu

Próbki docierają kurierem lub dostarczane są bezpośrednio od rolników w ilości około 150 dziennie. Przyjmuje je osoba w recepcji, która oznacza próbki kodem kreskowym, a następnie następuje przekazanie materiału do właściwych komórek badawczych ich procesowanie obejmuje również etap analizy, weryfikacji i akceptacji przez kierowników. Próbki są rejestrowane w systemie, gdzie łatwo można odszukać informacje z nią związane.

Wnioski kredytowe

W cyfrowym systemie ujęto również wnioskowanie o przyznanie limitów kredytowych.

Korzyści:
• Wsparcie dla działu kontroli finansowej
• Umożliwienie kontroli realizacji kredytów
• Usprawnienie procesu

Wnioski o przyznawanie limitów kredytowych trafiają do obiegu, gdzie w procesie następuje ich opis, akceptacja i przekazanie do realizacji. Wszystkie czynności i zadania związane z obsługą dokumentu wykonywane są w Systemie V-Desk.

Rejestr umów

Główne założenia:
• zmiana tradycyjnego, papierowego archiwizowania i przechowywania dokumentów;
• moduł pozwala rejestrować zawarte z kontrahentami umowy i powiązane z nimi, aneksy,
• przypisanie dostępów osobom uprawnionym,
• automatyczne powiadamianie o statusie umowy,
• automatyczne zmiany statusów na nieaktualne.

Sposób wprowadzania do systemu uwzględnia zarówno rejestrację przez osoby w Sekretariacie, ale dopuszcza również możliwość rejestracji dokumentu z dedykowanej skrzynki mailowej. Po rejestracji w systemie przypisywane są osoby z uprawnieniami dostępu do danego dokumentu. System posiada wbudowane narzędzia powiadomień informujących o zbliżającym się terminie zakończenia umowy. W sytuacji gdy umowa jest już nieaktualna zmiana statusu następuje automatycznie.