Na pracodawcy spoczywa obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej, obejmującej akta personalne i inne dokumenty kadrowe: obieg wniosków urlopowych, ewidencję obecności, delegacje, dokumenty BHP, listy płac. Sposób prowadzenia dokumentacji pracowniczej leży w gestii pracodawcy. Może prowadzić ja tradycyjnie, gromadząc w segregatorach na pólkach papierowe dokumenty lub wprowadzić odpowiedni system informatyczny.
Z tego artykułu dowiesz się:
Jak prowadzić dokumentację pracowniczą?
Od 2019 roku istnieje ustawowa możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej elektronicznie. Ustawa z 10 stycznia 2018 roku o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz. U. poz.357) dokonała zmian w przepisach Kodeksu pracy wyznaczając 1 stycznia 2019 jako datę graniczną od kiedy możliwe jest przechowywanie całości dokumentacji pracowniczej w postaci cyfrowej. Istotne jest, że ustawa daje możliwość, a nie zobowiązuje pracodawcę do prowadzenia dokumentacji elektronicznie. W związku z tym od pracodawcy zależy w jaki sposób prowadzi akta pracowników, czy np. dla nowo zatrudnionych pracowników są to od początku cyfrowe akta, a pozostała papierowa dokumentacja konwertowana jest na elektroniczną, czy też prowadzi je równolegle. Ponieważ decyzja co do sposobu prowadzenia dokumentacji pozostawiona została pracodawcy, zmiana ta nie wymusza żadnych działań nie wskazuje też na okresy przejściowe co do prowadzenia akt papierowych. Częsta praktyką w wielu firmach jest wdrażanie systemów do cyfryzacji procesów np. prowadzona jest ewidencja czasu pracy czy dokumentacja urlopowa, a nadal jeszcze posiadają papierowe akta osobowe.
Pracodawca ma obowiązek: „prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza)”.
art. 94 K.p. z dnia 1 stycznia 2019r.
Bez wątpienia znacznie wygodniejsza jest cyfryzacja tego obszaru, szczególnie w obliczu powszechnej pracy zdalnej. I należy liczyć się z jej coraz większą ekspansją. Co z jednej strony poprawi komfort pracy działów HR, ale przede wszystkim przyspieszy obieg dokumentów w organizacji i będzie w zgodzie z polityką paperless.
Podział akt osobowych
Zgodnie z rozporządzeniem, niezależnie od formy i sposobu prowadzenia akta osobowe pracownika składają się z 5 części:
- Część A – zawiera takie dokumenty jak: świadectwa, dokumenty potwierdzające kwalifikacje, dokumenty potwierdzające zdolność do pracy, wyniki badań medycznych
- Część B – umowy o pracę, aneksy, potwierdzenia zapoznania się z regulaminami, zakresy obowiązków.
- Część C – rozwiązanie umowy, i inne dokumenty kończące stosunek pracy.
- Część D – nagany, upomnienia i inne związane z konsekwencjami dyscyplinarnymi.
- Część E – wyniki badań na trzeźwość lub obecność w organizmie substancji o działaniu podobnym do alkoholu.
Ministerialne wymagania wobec elektronicznych systemów HR
Rozporządzenie określa wymagania, które stawiane są systemom archiwizującym dokumenty pracownicze. W związku z tym pracodawca, zgodnie z prawem, powinien nie tylko prowadzić obowiązkowo dokumentację swoich pracowników, ale jeżeli decyduje się na system elektroniczny do zarządzania aktami personalnymi, urlopami, ewidencją obecności musi wybrać tylko taki, który będzie spełniał wytyczne zawarte w rozporządzeniu ministerialnym. W sytuacji gdy pracodawca posiada system nie spełniający wymagań z rozporządzenia, musi go dostosować lub przeprowadzić wdrożenie nowego systemu zgodnego z wytycznymi.
Rozporządzenie wprowadza również zasady jakimi należy się kierować prowadząc cyfrowe akta. Nowe zasady obowiązują wszystkie systemy, używane przez dział HR, natomiast nowe wymagania stosować należy do dokumentów prowadzonych po wejściu w życie rozporządzenia. Co oznacza, że dokumenty od 2019 roku muszą być archiwizowane i procesowane w dostosowanych do wymagań systemach IT. System informatyczny musi zapewniać poufność, integralność i kompletność dokumentacji pracowniczej.
Wymagania odnośnie dokumentacji. Szereg wymagań jakie spełniać powinny systemy wynika z wymagań odnośnie dokumentacji. Są to:
- Zabezpieczenie dokumentacji przed uszkodzeniem,
- Integralność dokumentacji i metadanych polegająca na zabezpieczeniu przed wprowadzeniem zmian, z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur,
- Stały dostęp do dokumentacji dla osób do tego upoważnionych,
- Identyfikacja osób mających dostęp do dokumentacji oraz rejestrowanie dokonywanych przez te osoby zmian w dokumentacji i metadanych,
- Skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych,
- Wydawanie, w tym przez eksport w postaci elektronicznej, dokumentacji albo części dokumentacji w sposób określony,
- Funkcjonalność wydruku dokumentacji.
Dodatkowa na pracodawcy ciąży obowiązek ustawodawczy związany z przechowywaniem danych osobowych, który obejmuje:
- Systematyczną analizę zagrożeń,
- Opracowanie i stosowanie procedur dostępu, tworzenia kopii zapasowych i przechowywania
- Stosowanie środków bezpieczeństwa adekwatnych do zagrożeń
- Bieżąca kontrola sposobów zabezpieczeń okresowa ocena ich skuteczności.
Metadane – dane które ułatwiają przenoszenie dokumentów pomiędzy systemami i wyszukiwanie informacji.
Podczas przetwarzania i archiwizacji dokumentów w systemach cyfrowych zapisywane są metadane, czyli dane opisujące wprowadzane informacje. Narzucono przepisem jakie powinny to być dane, a ich zestawienie musi zostać wygenerowane w odrębnych plikach XML w momencie importu danych pomiędzy systemami IT lub w momencie wydawania kopii e-akt na wniosek pracownika.
Jakie metadane należy przechowywać zgodnie z rozporządzeniem. Przyjęto w rozporządzeniu, że systemy do archiwizacji dokumentacji mają zapewnić możliwość przechowania następujących metadanych:
- ID dokumentu,
- ID dokumentacji,
- rodzaj dokumentu,
- datę powstania dokumentu,
- datę opatrzenia skanu dokumentu podpisem/pieczęcią kwalifikowaną,
- numer PESEL pracownika,
- imię i nazwisko pracownika,
- nazwę pracodawcy,
- datę utworzenia uporządkowanego zbioru dokumentów przeznaczonych do przekazania.
Plik z metadanymi w formacie XML, narzuconym przepisem, ma posiadać nazwę tożsama z nazwą pliku, do którego się odnosi. Jego strukturę techniczna określono w specyfikacji zamieszczonej na stronie BIP ministra właściwego do spraw pracy. Dzięki ujednoliconemu standardowi systemów oraz generowaniu plików z metadanymi przenoszenie e-dokumentów pomiędzy systemami IT powinno ułatwić ten proces.
Sporym wyzwaniem dla przedsiębiorców w zakresie cyfryzacji dokumentacji pracowniczej jest wymóg długiego okresu ich obowiązkowego przechowywania, a także sama implementacja takiego systemu w sytuacji, gdy wcześniej prowadzono tradycyjnie teczki personalne. Biorąc pod uwagę 50 letni okres archiwizowania dokumentów, a także obowiązki związane z bezpieczeństwem dokumentacji, szczególnie, że zawierają bardzo dużo danych osobowych warto zastosować w firmie jedną platformę obsługującą całość procesów HR i kadrowych.
Rozwiązanie V-Desk jako gotowy pakiet aplikacji oferuje:
Elastyczność rozwiązania pozwala na dostosowanie systemu V-Desk wedle potrzeb organizacji. Można je ze spokojem ustalić podczas rozmowy z jednym z handlowców Primesoft. Zapraszamy do bezpośredniego kontaktu.
