Wdrożenie ekologicznych rozwiązań w firmie stanowi obecnie bardzo silny trend na rynku. Wszystko wskazuje na to, że utrzyma się jeszcze przez wiele lat. Przedsiębiorstwa przyjazne środowisku zyskują nie tylko lepszy PR, ale również poprawiają jakość pracy i redukują zbędne koszty. W jaki sposób można dbać o środowisko w firmie? Przedstawiamy krótki poradnik.
Ekologia i dbanie o środowisko – jaka jest różnica?
Ekologia kojarzy się większości z nas z ochroną środowiska. Nie jest to co prawda błędnym skojarzeniem, ale trzeba mieć na uwadze, że ekologia sama w sobie jest nauką. A ta zajmuje się już znacznie większym obszarem, aniżeli dbanie o środowisko.
To nauka o strukturze i funkcjonowaniu przyrody, której przedmiotem badań jest oddziaływanie pomiędzy organizmami, a ich środowiskiem, a także wzajemne oddziaływanie pomiędzy organizmami.
Ekolodzy m.in. zajmują się badaniem i przewidywaniem tego, co stanie się z całą planetą w przyszłości. Z pewnością słyszeliście niejednokrotny apel ekologów o zmianę nawyków, które szkodzą środowisku. Wiele z tych komunikatów dotyczy firm, które przez swoją działalność szkodzą ziemi, choćby przez zużywanie nadmiernej ilości papieru, nadprodukcję, czy emisję szkodliwych substancji do atmosfery.
Jak firmy mogą dbać o środowisko?
Istnieje wiele sposobów na to, by rozpocząć działania na rzecz środowiska w przedsiębiorstwie. Jednym z nich jest wdrożenie w strategię biznesową filaru CSR, czyli społecznej odpowiedzialności przedsiębiorstw (ang. Corporate Social Responsibility). Według Komisji Europejskiej ta forma działań polega na podejmowaniu własnej inicjatywy, niezależnej od uregulowań prawnych, na rzecz społeczeństwa oraz środowiska. Polegają one m.in. na wspieraniu lokalnych instytucji oraz osób, a także podejmowaniu współpracy z różnymi organizacjami, uczestnictwie w specjalnych programach, działaniach proekologicznych oraz inwestycjach. Innym sposobem na dbanie o środowisko w firmie jest przejście z tradycyjnych, papierowych dokumentów, na elektroniczne odpowiedniki. Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów można przyczynić się do dbałości o środowisko, choćby poprzez redukcję zużycia papieru oraz materiałów, takich jak tusz do drukarek. Ponadto, firma zyska lepszą efektywność procesów, a dokumenty będą znacznie lepiej chronione.
W przedsiębiorstwach transportowych bardzo często stosuje się monitoring pojazdów, który sprzyja większej efektywności pojazdów oraz zmniejszeniu kosztów i emisji zanieczyszczeń, generowanych przez pojazdy z floty firmowej.
Firmy również zachęcają swoich pracowników, aby w delegacji wybierali ekologiczne środki transportu lub przesiedli się z samochodów spalinowych na te w pełni elektryczne. Wiele przedsiębiorstw skorzystało z programu dofinansowania do zakupu pojazdu elektrycznego i tym samym wymieniło flotę pojazdów na bardziej ekologiczną. Coraz częściej pracownicy są zachęcani do korzystania z rowerów miejskich, hulajnóg elektrycznych czy komunikacji miejskiej. Firmy niekiedy oferują im atrakcyjne benefity w postaci opłaconych kart miesięcznych, czy voucherów na usługi wynajmu roweru czy hulajnogi elektrycznej.
Komentarz eksperta Primesoft
„Ekologiczne podejście do prowadzenia firmy oraz dbanie o środowisko daje wiele wymiernych korzyści. Poprzez wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów nie tylko zmniejszamy ilość zużywanego papieru, tonerów do drukarek ale generujemy oszczędności na mniejszej ilości wysyłek pocztowych oraz kurierskich. Dokumenty w formie cyfrowej procesowane są szybciej, a praca staje się lepiej zoptymalizowana oraz zautomatyzowana. To wszystko przyczynia się nie tylko do spadku zanieczyszczeń środowiska, ale również kosztów w naszym przedsiębiorstwie.”
Account manager w Primesoft Polska
Michał Matejko
Ekologiczny papier do drukarki – czy można zrobić coś więcej z dokumentami w firmie?
Najlepszym rozwiązaniem jest cyfryzacja dokumentów w przedsiębiorstwie. W tym celu można wdrożyć system elektronicznego obiegu faktur, który pozwala na całkowite wyeliminowanie papierowej wersji dokumentów. Dodatkowymi zaletami są: obniżenie kosztów, usprawnienie kontroli wydatków oraz podniesienie jakości dekretacji.
Drukowanie i archiwizowanie faktur jest nie tylko niewygodne, ale również niezbyt bezpieczne. Obecnie można zrezygnować z używania drukarki i wykorzystywania papieru w firmie. I warto to zrobić! Zwłaszcza, że papier jest kosztowny i mało optymalny w zakresie przechowywania danych, jego produkcja nie jest przyjazna środowisku, a nawet znajduje się na samym szczycie listy czynności najbardziej szkodzących środowisku.
Będąc paperless można podnieść prestiż firmy, jak również ograniczyć ilość odpadów, wpłynąć pozytywnie na otoczenie i poprawić poziom bezpieczeństwa danych w firmie.
Wdrożenie workflow faktur z pomocą systemu elektronicznego obiegu dokumentów pozwala na obsługę każdej faktury cyfrowo. W ofercie Primesoft znajduje się dedykowana platforma V-Desk, która służy do elektronicznego obiegu dokumentów. Pozwala na przechowywanie, przekazywanie, eksportowanie faktur do programów księgowych wraz z rejestracją i procesowanie każdego typu faktur.
Całość może być elastycznie rozbudowywana i usprawniania na każdym etapie wdrożenia i utrzymania systemu.
