Już od 1 lutego 2026 firmy zarejestrowane w Polsce będą objęte obowiązkiem korzystania z systemu KSeF. To oznacza konieczność wielu zmian, przede wszystkim natury organizacyjnej, ale także dostosowania odpowiednich narzędzi. Jak wdrożyć KSeF do przedsiębiorstwa zgodnie z przepisami?
Z tego artykułu dowiesz się:
Czym jest KSeF? Kogo dotyczy nowy obowiązek?
Krajowy System e-Faktur, czyli KSeF to ogólnopolski system, który ma służyć do wystawiania, wysyłania i przechowywania ustrukturyzowanych faktur, czyli e-faktur.
Obecnie korzystanie z KSeF jest dobrowolne, co oznacza, że ustrukturyzowane e- faktury są dopuszczone jako jedna z form dokumentowania sprzedaży, obok dokumentów papierowych i elektronicznych. Dobrowolność w korzystaniu z portalu ma miejsce od 2022 roku. Wkrótce sytuacja ulegnie zmianie zgodnie z nowelizacją ustawy o VAT uchwaloną przez Sejm 5 sierpnia 2025 roku. Nowe przepisy wprowadzają stopniowe wdrażanie obowiązkowego użytkowania KSeF.
Zgodnie z poniższym harmonogramem wszystkie polskie firmy będą stopniowo dołączać do wspólnego systemu fakturowania:
- Od 1 lutego 2026 r. – duże przedsiębiorstwa, których roczny obrót w 2024 roku przewyższył 200 mln zł
- Od 1 kwietnia 2026 r. – pozostałe przedsiębiorstwa
- Od 1 stycznia 2027 r. – najmniejsze firmy, których sprzedaż brutto nie przekracza 10 tys. zł miesięcznie
Przyczyny wprowadzenia systemu KSeF w Polsce
Wprowadzenie obowiązku KSeF jest spowodowane koniecznością ujednolicenia dokumentów i sposobu ich obrotu oraz ułatwienia kontroli urzędu w czasie rzeczywistym.
Ten proces stanowi kolejny etap wdrażania większych zmian podatkowych w Polsce, które wchodzą w skład pakietu SLIM VAT 2.
Przedsiębiorstwa, które korzystają z elektronicznego obiegu faktur będą mogły korzystać z przygotowanego przez producentów oprogramowania odpowiednie konektory, łączące systemy, tak by zachować płynność obsługi. Dzięki temu zachowana zostanie efektywność zarządzania e-fakturami w organizacji.
Potrzebujesz informacji jak wprowadzić Krajowy Systemem e-Faktur w Twojej firmie? Przejdź do zakładki kontakt i dowiedz się więcej.
Faktura elektroniczna vs faktura ustrukturyzowana – czym się różnią?
Faktura elektroniczna, nazywana również e-fakturą, to faktura w formie elektronicznej, która została wystawiona i otrzymana w formacie elektronicznym. Będzie to, np.: faktura wysłana w formie ustrukturyzowanego komunikatu XML lub w innych formatach elektronicznych, np.: PDF.
Przez fakturę ustrukturyzowaną rozumie się wystawiony zgodnie ze wzorem, według schemy xd oraz w formacie pliku xml dokument zaakceptowany przez system KSeF. Faktura posiada nadany w systemie odpowiedni numer identyfikacyjny. Taka faktura, która spełnia wymogi określone w standardzie według struktury logicznej e-faktury wraz z nadanym numerem, stanowi dokument mający skutki prawne.
Podsumowując, faktura elektroniczna może przyjąć dowolny format pliku elektronicznego, natomiast faktura ustrukturyzowana musi spełniać określone wymogi, zgodne z narzucona strukturą i przybierać określony format.
Co więcej, ważność faktury ustrukturyzowanej liczy się z momentem jej przekazania w systemie. Uznawana jest za doręczoną w momencie gdy zostanie nadany jej unikalny numer identyfikujący. System KSeF przyjmie tylko zweryfikowane i zgodne ze strukturą dokumenty.
Faktury zagraniczne w KSeF
Zagraniczni kontrahenci nie mają obowiązku korzystania z systemu KSeF. Oznacza to, że polski przedsiębiorca nie może spodziewać się faktury od zagranicznego dostawcy w Krajowym Systemie e-Faktur, a otrzymanej nie będzie musiał rejestrować w KSeF.
Inaczej prezentuje się sytuacja, w której to polski przedsiębiorca będzie wystawiał fakturę dla zagranicznego kontrahenta, który nie ma dostępu do KSeF.
Wówczas należy wystawić fakturę w KSeF i przesłać ją do zagranicznego odbiorcy poza Krajowym Systemem e-Faktur, np.: korzystając z wiadomości e-mail.
Faktura musi zostać oznaczona kodem QR, który umożliwi dostęp do dokumentu i weryfikację zawartych w nim danych. Czyli faktura powinna zostać zgłoszona do systemu, jako e-faktura, natomiast przedsiębiorca otrzyma jej odpowiednik w ustalonym między kontrahentami formacie wraz z kodem QR, wygenerowanym w KSeF.
Nowym wyzwaniem dla przedsiębiorców, może być konieczność przełączania się między różnymi systemami, służącymi do wystawiania faktur, jak i wspierającymi obieg dokumentów w firmie. Pracę w nowej rzeczywistości ułatwi jedno, skuteczne rozwiązanie. Warto rozważyć jego implementację przy wsparciu doświadczonego zespołu ekspertów.
Czy każda faktura musi przejść przez KSeF?
Nie wszystkie. Z systemu wykluczone lub wystawiane dobrowolnie zostaną następujące dokumenty:
- Faktury B2C- wystawianie faktur konsumenckich na rzecz osób prywatnych jest obecnie dobrowolne i takim pozostanie
- Noty korygujące- znikną całkowicie z obiegu
- faktury proforma – wykluczenie tego rodzaju dokumentu z obiegu
- bilety pełniące funkcje faktury- nie będą przetwarzane w systemie
Czy brak podjęcia faktury z KSeF wiąże się z karami?
Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkiem wszystkich płatników VAT, posiadających siedzibę firmy w Polsce.
Kary i sankcje związane z niewystawianiem e-faktur w KSeF wejdą w życie dopiero 1 stycznia 2027 r.
Zintegrowany z KSeF system V-Desk przyspiesza pracę, zapewnia płynność zadań. Już teraz sprawdź co może zaoferować Twojej firmie.
Na co zwrócić uwagę przy integracji używanych systemów z KSeF
- Obowiązek KSeF powoduje konieczność dostosowania użytkowanych dotychczasowo w przedsiębiorstwie narzędzi informatycznych. Bardzo istotną kwestią jest zweryfikowanie systemu w zakresie pól do wpisywania danych, które są niezbędne dla faktur ustrukturyzowanych.
- Kolejnym, istotnym elementem, jest zintegrowanie systemu z KSeF oraz wykonanie testów na wszystkich etapach – wystawiania faktury czy weryfikacji danych. System V-Desk Primesoft spełnia wymogi KSeF, oferując przedsiębiorcom pełną obsługę techniczną faktur i bezpieczne przechowywanie dokumentów, zgodnie z przepisami.
- Integracja KSeF w V-Desk umożliwia szybkie i wygodne wdrożenie zmian w przedsiębiorstwie, bez konieczności zdobywania dodatkowej wiedzy technicznej oraz angażowania działu IT. Primesoft, jako dostawca platformy V-Desk, na bieżąco dba o dostosowanie oferowanych produktów do wszelkich zmian legislacyjnych.
Chcesz wiedzieć więcej o KSeF?
Już 1 lutego 2026 roku obowiązkowy KSeF definitywnie zakończy erę faktur papierowych. Nie wiesz jak przygotować swoją organizację na nowe wyzwanie? Pobierz naszego ebooka o KSeF!
Czy KSeF obsługuje załączniki?
W ramach nowego sposobu wymiany faktur między podatnikami przewidziano obsługę załączników w szczególnych przypadkach.
Funkcja ta przewidziana została na potrzeby niektórych branż, w których istnieje konieczność umieszczania na fakturze złożonych danych dotyczących jednostek miary, ilości towarów, usług. Taką potrzebę mają firmy świadczące usługi telekomunikacyjne, dostawcy mediów (energii, gazu itp.).
Przesyłanie załączników do KSeF stanowi dodatkową funkcję systemu, co za tym idzie nie jest dostępne domyślnie w API KSeF dla wszystkich podatników. W sytuacji gdy firma chce dołączać do faktury ten dokument powinna zgłosić ten fakt poprzez odpoweidni wniosek. Tylko wtedy załączniki będą mogły być przez KSeF wraz z fakturą obsługiwane. Taki załącznik również musi posiadać ustrukturyzowaną formę, nie moga to być pliki pdf, jpg.
