Ariadna S.A. Fabryka Nici
Cel wdrożenia: usprawnienie procesowania faktur, wniosków pracowniczych, zapotrzebowań i zakupów. Stworzenie cyfrowego archiwum dokumentów i elektronicznej obsługi dokumentów.
Rozwiązanie: moduły systemu V-Desk:
- obieg faktur,
- obieg wniosków pracowniczych i zapotrzebowań;
- poprowadzenie integracji z systemem Pulsar.
Branża: produkcja nici, taśm pasmanteryjnych, wyrobów pikowanych, świadczenie usług produkcyjnych.
Ariadna S.A. Fabryka Nici to pierwsza na ziemiach polskich fabryka nici powstała w Łodzi w 1897 roku. Dzisiaj to jedna z największych w Polsce fabryk zajmujących się produkcją i eksportem bogatego asortymentu nici o szerokim zastosowaniu zarówno w przemyśle, jak i do użytku domowego. W 1992 roku Fabryka została przekształcona w spółkę akcyjna, której asortyment cieszy się powodzeniem z uwagi na wysoką jakość i różnorodność wśród klientów w Polsce jak i za granicami kraju.
„Przejście na system cyfrowego obiegu dokumentów wiązało się ze zmianami, które wpłynęły korzystnie na funkcjonowanie i przebieg procesów takich jak obieg faktury, zapotrzebowania, zakupy i wnioski pracownicze”
Dyrektor Finansowy w Ariadna S.A. Fabryka Nici
Beata Karbowniczak
Wyzwanie, analiza sytuacji
W Spółce miesięcznie przetwarzanych jest blisko 500 faktur kosztowych. Dokumenty wpływają zarówno w postaci papierowej jak i elektronicznej. Razem z załącznikami przechodzą proces akceptacji, który różnicuje się z uwagi na rodzaj faktury. Na końcowym etapie obiegu następuje ich eksport do systemu ERP Pulsar. Faktury przechodzą akceptacje równocześnie przez wiele komórek/działów, trafiając do opisu i dekretacji osób uprawnionych. W systemie należało uwzględnić zarówno możliwość nadawania uprawnień do akceptacji poszczególnych linii kosztów jak i zależności w strukturze organizacyjnej spółki. Z uwagi na wysoką liczbę faktur zdarzały się sytuacje duplikatów dokumentów.
Na potrzeby realizacji zakupów w Spółce przeprowadzane są procesy związane z zamówieniami wymagające akceptacji, a w niektórych przypadkach wyceny przed podjęciem decyzji o zrealizowaniu zakupu.
Dział kadr mierzy się każdego dnia z obsługą wniosków pracowniczych, dotyczących wielu spraw związanych z zatrudnieniem w firmie, należą do nich wnioski o korzystanie ze świadczeń, benefitów lub inne. Realizacja tych zadań oznacza prace z wykorzystaniem maili, nierzadko akceptację na wnioskach papierowych. Przechowanie dokumentów odbywa się w tradycyjny sposób w segregatorach.
Zastosowano następujące rozwiązania
W Spółce Ariadna wdrożono rozwiązanie na podstawie wcześniejszych analiz. Przygotowane i skonfigurowane w silniku workflow systemu V-Desk procesy dopasowano do wymagań oraz specyfiki biznesu.
Zastosowano narzędzia automatyzujące pracę:
- Rozpoznawanie OCR – daje weryfikacje po danych nagłówkowych, zapobiega duplikacji dokumentu. System sam wskaże dokument już raz wprowadzony. Rozpoznawane są: NIP kontrahenta, numer faktury, data wystawienia dokumentu.
- Weryfikacja z listą czynnych podatników VAT, z białą listą. Funkcja która wyręcza pracownika w momencie konieczności weryfikacji statusu płatnika VAT.
- Wymiana danych z systemem Pulsar. Integracja z ERP oszczędza czas, który byłby potrzebny na rejestrację danych kontrahenta w dwóch miejscach. System V-Desk na odpowiednim etapie procesowania faktury podpowiada konieczność uzupełnienia danych kontrahenta w systemie księgowym.
„Pozytywna współpraca z firmą Primesoft, której celem była cyfryzacja Spółki Ariadna pozwala nam planować rozbudowę systemu V-Desk o kolejne moduły.”
Dyrektor Finansowy w Ariadna S.A. Fabryka Nici
Beata Karbowniczak
Efekty i korzyści z zastosowanych rozwiązań
- Wprowadzenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów przyczyniło się, zgodnie z oczekiwaniami, do usprawnienia pracy, wydajniejszej i efektywnej obsługi zadań. Dokumenty w formie cyfrowej są zawsze dostępne, a akceptacja wniosków czy opisanych faktur następuje szybciej niż dotychczas.
- Powstało jedno centralne miejsce do pracy z dokumentami. Nie ma konieczności przekazywania ich mailowo czy manualnie z biurka na biurko.
- Przepływ informacji między systemami ograniczył konieczność podwójnej rejestracji danych faktury, czy kontrahentach.
- System czuwa nad przebiegiem procesu, alertując o niewykonanych zadaniach.
