Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest czymś więcej niż nowym formatem faktury. Może przyspieszyć obieg dokumentów, usprawnić raportowanie i wesprzeć automatyzację procesów, ale jednocześnie stawia firmom nowe wymagania w zakresie bezpieczeństwa i organizacji pracy. KSeF to nie tylko zmiana sposobu wystawiania i odbierania faktur. To element szerszej cyfryzacji gospodarki, który może wpływać na księgowość, raportowanie, płatności, bezpieczeństwo danych i sposób podejmowania decyzji w firmach.
Filip Kolendo, współzałożyciel, wiceprezes i CTO Primesoft Polska w rozmowie z Krzysztofem Stadlerem wyjaśnia, gdzie przedsiębiorcy mogą szukać realnych korzyści z wdrożenia KSeF, a gdzie powinni zachować szczególną ostrożność. Poniżej rozmowa w formie wideo i tekstowy zapis wywiadu.
Krzysztof Stadler: Panie Filipie, co z tym KSeFem? Bardziej pozytywy czy bardziej utrudnienia i represje i kontrole?
Filip Kolendo: Myślę, że bardziej pozytywy, ale to zależy kogo zapytać. Wiadomo, że w Polsce najwięcej mamy tych firm najmniejszych, jednoosobowych działalności gospodarczych. I z punktu widzenia tych podmiotów, ze względu na ich skalę działania, to co KSeF wprowadza, czyli cyfryzację, automatyzację, odejście od papieru, przyspieszenie pewnych procesów, też jest korzyścią. Ale w skali ich działalności ta korzyść jest stosunkowo mała. W związku z tym te podmioty widzą, przede wszystkim, być może utrudnienia.
Natomiast jak zapytać większe firmy, większe podmioty, o takiej skali już kilku tysięcy faktur miesięcznie, powyżej 50 pracowników, gdzie jest więcej projektów realizowanych, to takie firmy nie uciekną od cyfryzacji. Wręcz nie tylko, że nie uciekają, to szukają tego wsparcia. Bo taka cyfryzacja to jest po prostu przewaga technologiczna, przewaga kompetencyjna i konkurencyjna na rynku. No więc dla takich firm KSeF jest bardzo naturalnym kolejnym krokiem w cyfryzacji swoich przedsiębiorstw i w cyfryzacji relacji pomiędzy firmami, tej relacji B2B.
Podsumowując KSeF, myślę, że nieoczekiwanie dla wielu, bo wszyscy pamiętamy jak on długo wchodził, jak był przekładany i jakie były obawy, to KSeF wszedł nadspodziewanie spokojnie. Nie słyszy się o żadnych większych tragediach, o tym, że biznesy przestały działać. Myślę więc, że to jest duży sukces tego projektu informatycznego.
Z minusów często słyszy się, że to system kontroli i represji i takiego bardzo szczegółowego wglądu w nasze działania.
No bo to jest prawda. Bez dwóch zdań jest to centralny system, za pomocą którego państwo chce jak najwięcej wiedzieć o nas, o przedsiębiorstwach, o tym co się w kraju dzieje. Czy to dobrze, czy to źle, to znowu zależy kogo zapytamy. Natomiast z punktu widzenia takiego uczciwego podatnika, już patrząc wzorcowo, to jest to korzystne. Jednym z celów KSeF-u jest ograniczenie szarej strefy. Żeby to zrobić w sposób skuteczny, no to takie systemy są potrzebne, czy nam się to podoba, czy nam się to nie podoba.
I ten system spełni swoją rolę w tym zakresie bez dwóch zdań. Te platformy wystartowały we Francji, w Niemczech, w Belgii, w Rumunii, w kilku jeszcze innych krajach. Albo wystartowały, albo będą startowały w kolejnych latach. Tutaj Unia Europejska nie ma takiego spójnego harmonogramu czasowego, ale widać, że kolejne kraje to wdrażają. Polska implementacja poszła bardzo szeroko. Nasz fiskus wie o nas zdecydowanie więcej niż aparat państwowy będzie wiedział o podatnikach we Francji, Belgii czy Niemczech. Czy to dobrze, czy nie? Czas pokaże. Plusem może być to, że jeśli jestem uczciwy, nie działam w szarej strefie, to pewnie będę unikał zbędnych kontroli.
Natomiast polski przedsiębiorca działający nie od dziś doskonale wie, że polskie przepisy są bardzo skomplikowane. Często wzajemnie się wykluczające. Chcąc być uczciwym, nadal nie wiemy w którą stronę iść i który wariant wybrać. Bo te interpretacje potrafią się zmieniać i to co jednego dnia jest uczciwe następnego dnia już staje się jakimś wykroczeniem. Zresztą, żeby opisać prosty dokument jakim wydaje się być faktura, to ta struktura XML w którą trzeba wtłoczyć wszystkie dane potrafi mieć aż 500 pól opisowych. To pokazuje złożoność, ilość wyjątków, mnogość sytuacji, które polskie prawo przewiduje. To jest naprawdę złożony, skomplikowany system i wymagający od przedsiębiorstw specjalizowania się w tej dziedzinie.
Jakie plusy jeszcze by pan wymienił wobec tego?
Plusem jest faktycznie cyfryzacja, a to oznacza przyśpieszenie. Po to odchodzimy od tradycyjnych dokumentów papierowych. Jeszcze do niedawna wiele firm działało PDF-owo, czyli dokument już niby cyfrowy, ale jeszcze nie uporządkowany. Każda firma miała własny standard wysyłany też z reguły mailem, czyli kanałem, który oczywiście jest szybszy niż poczta tradycyjna, ale nadal trudny w zautomatyzowaniu.
To pozwala przedsiębiorcom budować relacje o charakterze „zero touch”. Taki dokument wychodzi z jednej firmy, jest rejestrowany w KSeF-ie i wtedy zyskuje moc urzędową i faktycznie staje się fakturą. W czasie rzeczywistym praktycznie dociera do naszego kontrahenta, który też w czasie rzeczywistym, jeżeli będzie miał automatyzację potrafi to rozksięgować, potrafi to puścić w swoje systemy biznesowe, no i w czasie rzeczywistym zrealizować dla nas jakąś czynność. Więc tu idealnie widać, że jest przyspieszenie.
Oczywiście można szukać oszczędności w papierze, ale powiedzmy, że to nie są takie liczby, które gdzieś tam w skali firmy zrobią na nas wrażenie. Oczywiście jak to przemnożymy przez ilość podmiotów no to mnóstwo drzew oszczędzimy. Natomiast z punktu widzenia pojedynczego przedsiębiorcy, to największą korzyścią jest szybkość pracy i dostępu do danych.
Jakie plusy KSeF można wskazać poza samą cyfryzacją obiegu faktur?
Przede wszystkim dostęp do informacji o tym, co rzeczywiście dzieje się w firmie. Przy większej skali działania bez uporządkowanych danych przedsiębiorstwo po prostu nie jest w stanie działać skutecznie. W małych firmach część wiedzy nadal bywa w głowie właściciela lub kluczowych menedżerów, ale nawet wtedy pojawia się problem: ile jesteśmy w stanie zapamiętać?
Jeżeli po roku, dwóch czy pięciu latach chcemy odnaleźć dokument dotyczący konkretnej transakcji, KSeF tworzy bazę danych, do której można łatwo wrócić. Wyszukujemy hasło, kontrahenta, kwotę czy datę i sprawdzamy, kiedy doszło do zakupu, czy dany produkt jest jeszcze na gwarancji albo czy możemy powtórzyć zamówienie. To realna wygoda również dla mniejszych firm.
W przypadku dużych organizacji szczególnie ważne są automatyzacja i controlling. Szacunki oczywiście różnią się w zależności od liczby dokumentów i złożoności procesów, ale przyjmuje się, że jedna osoba może miesięcznie przetworzyć około tysiąca faktur. Dzięki automatyzacji skala ta może wzrosnąć nawet pięcio lub sześciokrotnie.
Czy KSeF zabierze więc pracę?
W pewnym zakresie zmieni jej charakter. W korzystnym scenariuszu pozwoli firmie rosnąć bez konieczności proporcjonalnego zwiększania zatrudnienia w księgowości. To ważne, bo każde nowe stanowisko oznacza nie tylko koszt wynagrodzenia, lecz także potrzebę nadzoru, miejsca pracy i organizacji całego procesu.
Systemy IT i księgowość często postrzegane są jako działy wspierające biznes. Tymczasem dobrze działające zaplecze technologiczne, finansowe, administracyjne czy HR-owe może przesądzać o sprawności całej organizacji. Firmy konkurują dziś nie tylko ofertą, ale również szybkością działania, jakością danych i zdolnością do podejmowania decyzji na bieżąco.
Czy KSeF ułatwi raportowanie i podejmowanie decyzji biznesowych?
Zdecydowanie tak. Duże firmy już wcześniej musiały raportować, ale problemem było pozyskiwanie danych. Informacje trafiały do organizacji z wielu źródeł: dokumentów papierowych, PDF-ów, wiadomości e-mail czy różnych systemów. Trzeba było je ręcznie wprowadzać, weryfikować i dopiero potem analizować.
KSeF może zapewnić szybki i uporządkowany dopływ danych. Jeżeli firma odpowiednio zintegruje swoje systemy, faktury będą trafiały do procesów księgowych i biznesowych praktycznie w czasie rzeczywistym. To pozwala prowadzić raportowanie na zupełnie innym poziomie. Zamiast czekać na zamknięcie miesiąca i analizować sytuację sprzed kilku tygodni, przedsiębiorstwo może reagować na bieżąco.
Ma to szczególne znaczenie na konkurencyjnych rynkach, gdzie tempo podejmowania decyzji często jest równie ważne jak sama decyzja. KSeF może też ułatwiać integrację z bankami i automatyzować proces płatności. W pojedynczym przypadku są to drobne oszczędności czasu, ale przy dużej skali działania robią istotną różnicę.
KSeF to kolejny etap cyfryzacji gospodarki?
KSeF nie jest ani pierwszym, ani ostatnim elementem cyfryzacji. Od lat korzystamy z e-recept, elektronicznej komunikacji z ZUS-em i KRS-em, cyfrowego składania sprawozdań czy podpisów elektronicznych. Coraz większe znaczenie mają również e-Doręczenia, które ograniczają konieczność korzystania z tradycyjnej korespondencji.
Kolejnym krokiem może być jeszcze głębsza integracja z systemami bankowymi. Państwo będzie wiedziało nie tylko, co przedsiębiorstwa kupują i sprzedają, ale również kiedy regulują płatności. To może ułatwić analizę zatorów płatniczych i usprawnić procesy po stronie firm. Jednocześnie zwiększa zakres danych gromadzonych centralnie, co rodzi pytania o granice kontroli i bezpieczeństwo.
Można powiedzieć, że KSeF tworzy cyfrowego bliźniaka przedsiębiorstwa, bardzo szczegółowy obraz jego transakcji, zakupów, sprzedaży i relacji z kontrahentami. Taki zasób danych może przynosić korzyści organizacyjne i gospodarcze, ale wiąże się również z odpowiedzialnością za jego właściwe zabezpieczenie.
Czy KSeF stwarza nowe zagrożenia?
Nie słyszymy obecnie o technicznych lukach, które pozwalałyby bezpośrednio przejąć środki firmy. Pojawiają się jednak zagrożenia wynikające z zachowań użytkowników i z prób wykorzystania nowych procesów. Jednym z nich są fałszywe faktury wysyłane z nadzieją, że przejdą przez uproszczoną ścieżkę akceptacji. Dotyczy to zwłaszcza dokumentów na niewielkie kwoty, które w części organizacji mogą nie wymagać zatwierdzenia przez menedżerów wyższego szczebla.
Drugim zagrożeniem są wiadomości phishingowe. Przestępcy mogą wysyłać e-maile wyglądające jak informacja o fakturze z KSeF, w tym z kodami QR. Kod może jednak prowadzić nie do oficjalnej platformy, ale do szkodliwej strony internetowej. Dlatego faktury i powiadomienia należy weryfikować w zaufanych systemach, a nie przez przypadkowe linki otrzymane w wiadomości.
Największym wyzwaniem pozostaje jednak sama architektura centralnego systemu. KSeF jest pojedynczym punktem, przez który przechodzi ogromna część obiegu gospodarczego. Awaria systemu nie musi oznaczać zatrzymania działalności firm, ponieważ przewidziano procedury offline, ale ich stosowanie jest bardziej złożone i może prowadzić do chaosu organizacyjnego. W przypadku niedostępności KSeF przedsiębiorcy mogą wystawiać faktury offline, podpisywać je cyfrowo i przekazywać kontrahentom, a następnie przesłać je do systemu po przywróceniu jego działania. Nie wszystkie firmy będą jednak reagować w ten sam sposób. Część będzie korzystać z trybu awaryjnego, inne mogą wstrzymać wystawianie dokumentów do czasu usunięcia problemu.
Centralna baza danych to także bardzo atrakcyjny cel dla cyberprzestępców. Gromadzi informacje o transakcjach, cenach, zakupach i sprzedaży polskich firm. Dlatego bezpieczeństwo KSeF oraz systemów z nim zintegrowanych powinno być traktowane jako jeden z kluczowych elementów całego wdrożenia.
