Zarządzanie środkami publicznymi pod kontrolą. Nowe obowiązki czekają jednostki podlegające pod sektor finansów publicznych. Kiedy, jak i kto będzie zobowiązany raportować do CRU.
Z tego artykułu dowiesz się:
Czym jest CRU?
Centralny Rejestr Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych w skrócie CRU JSFP to zarządzany przez Ministra Finansów system teleinformatyczny, przeznaczony do gromadzenia i udostępniania informacji o wydatkowaniu środków publicznych. Powstał w celu zapewnienie transparentności budżetów JSFP. Zapewnia on pełną jawność umów zawieranych przez podmioty rozliczające się z publicznych środków.
Na czym polega CRU?
Wszystkie jednostki podlegajace pod sektor zobowiązane będą do zgłaszania zawieranych umów do centralnej bazy. Umieszczane w centralnym rejestrze dane zostaną udostępnione publicznie. W ten sposób każdy, bez konieczności składania wniosku, będzie mógł zyskać dostęp do danych umowy.
Kogo obejmie CRU?
Do prowadzenia ewidencji i raportowania danych umów zobowiązano podmioty, które wydatkują środki pochodzące z finansów publicznych. Należą do nich zgodnie z definicją art.9 ustawy o finansach publicznych m.in:
- organy władzy publicznej,
- jednostek samorządu terytorialnego,
- jednostek budżetowych i zakładów budżetowych,
- ZUS, KRUS, NFZ,
- SPZOZ-ów,
- uczelni publicznych,
- PAN oraz państwowych i samorządowych instytucji kultury,
- innych państwowych lub samorządowych osób prawnych utworzonych w celu wykonywania zadań publicznych.
Obowiązek publikowania umów ciąży na kierowniku danej jednostki (np. wójt, dyrektor, rektor, prezes, kierownik wydziału), także wtedy, gdy umowa jest zawierana na rzecz organu władzy publicznej.
Obowiązki i odpowiedzialność kierownika jednostki
Kierownik jednostki odpowiada za:
- publikację umów,
- aktualizację danych,
- prawidłowość informacji,
- niedopuszczenie do zaniedbań w obowiązku.
Za brak realizacji obowiązku publikacji kierownik może podlegać:
- grzywnie,
- karze ograniczenia wolności,
- karze pozbawienia wolności do 2 lat.
Umowy zgłaszane w CRU
Do systemu wprowadzać należy wszelkie umowy będące zamówieniem publicznym, co określa prawo o zamówieniach pubicznych. Obejmuje umowy odpłatne na dostawę, usługę lub robotę budowlaną. Przy czym odpłatność może przybrać formę barteru. Dodatkowo umowa zawierana jest w formie pisemnej, elelktronicznej lub ustnej. Natomiast, nie obowiązuje próg ilościowy związany z kwotą zamówienia. W związku z tym każda, nawet drobna usługa podlega pod obowiązkowe zgłaszanie. To fundamentalna zmiana z punktu widzenia skali pracy jednostek.
Do CRU trafiają informacje o umowach, które spełniają dwa warunki łącznie:
- Są zamówieniem w rozumieniu Prawa zamówień publicznych (art. 7 pkt 32 ustawy) czyli dotyczą odpłatnego nabycia dostaw, usług lub robót budowlanych.
- Zostały zawarte w jednej z form:
- pisemnej,
- dokumentowej
- elektronicznej,
- lub innej formy szczególnej (np. ustnej, gdy prawo na to zezwala).
Jako dodatkową możliwość, wykraczająca poza obowiązek przewidziano publikację przez kierownika jednostki umów będących zamówieniami, nie zawieranymi w wyżej wymienionych formach, np. zamówienia zgłaszane telefonicznie i potwierdzone operacyjnie.
Harmonogram wejścia w życie obowiązku
Implementacja odbywa się etapami:
- 1 styczna 2026 roku weszła w życie ustawa nowelizująca m.in. ustawę o finansach publicznych
- 1 kwietnia 2026 roku uruchomiono sytsem CRU, jako pierwszy etap wdrożenia. Od tego momentu system dostępny jest dla użytkowników, a kierownicy jednostek mogą zakładać konta i nadawać urpawnienia swoim pracownikom. Rozpoczyna się okres testów, integracji i szkoleń dla użytkowników.
- 1 lipca 2026 roku rozpoczyna obowiązkowy okres korzystania z systemu. Od tego momentu wszystkie jednostki podległe finansowaniu z publicznych środków obowiązane są zgłaszać jakie zawierają umowy.
Na upublicznienie faktur zawarcia umowy kierownicy mają określony czas, wynosi on 30 dni i to oni odpowiadają za terminowe wywiązanie się z zadania.
Dane z umów objęte obowiązkiem zgłaszania
Zgodnie z art. 34a ustawy, w rejestrze znajdą się co najmniej:
- numer umowy – o ile został nadany;
- data i miejsce zawarcia umowy;
- okres obowiązywania umowy;
- oznaczenie stron umowy, w tym przedstawicieli stron;
- precyzyjne określenie przedmiotu umowy;
- wartość przedmiotu umowy;
- informacja o źródłach i wysokości współfinansowania umowy (UE/EFTA);
- status umowy i data zakończenia jej obowiązywania,
- podstawa prawna wyłączenia jawności wraz z podaniem organu/osoby dokonującej wyłączenia,
- podstawa dokonania każdej aktualizacji.
Dane będą przechowywane przez 5 lat, licząc od końca roku, w którym umowa przestała obowiązywać
CRU JSFP stanie się kluczowym narzędziem transparentności zamówień publicznych. Zmiana ta wpłynie na sposób funkcjonowania zamawiających i by uniknąć chaosu, błędów i sankcji warto zacząć jak najszybciej wdrażać odpowiednie procedury. Centralny Rejestr Umów to również okazja na wejście w nowy reżim prawny bez napięć, a nawet zyskując poprawą jakości danych i lepszą kontrolą wewnętrzną.
