W dobie transformacji cyfrowej i globalnej digitalizacji coraz trudniej wyobrazić sobie firmy nie posiadające systemów informatycznych. Wachlarz rozwiązań i technologii dostępnych na rynku jest bardzo szeroki. W celu automatyzacji i digitalizacji pracy przedsiębiorstwa wykorzystują bardzo różne rozwiązania oraz narzędzia. Dziś przybliżymy Wam na czym polega elektroniczne zarządzanie dokumentacją oraz czym jest i jak działa system EZD. Omówimy wszystkie zalety wykorzystania takiego oprogramowania w organizacji. Odpowiemy także na pytanie w jaki branżach tego typu systemy mają najczęściej zastosowanie. Zapraszamy do lektury!
Z tego artykułu dowiesz się:
Co to jest elektroniczne zarządzanie dokumentacją?
To obsługiwanie procesów przepływu dokumentów w całości cyfrowo na każdym szczeblu organizacji. Polega na wprowadzanie dokumentu papierowego lub cyfrowego do obiegu, a następnie kompleksowe procesowanie go w ramach pracowników oraz struktury wydziałów.
W dzisiejszych czasach, kiedy większość firm stawia na cyfrową transformację, elektroniczne zarządzanie dokumentacją stało się nieodłącznym elementem biznesowej rzeczywistości.
Cyfrowy obieg i obsługa dokumentów możliwa jest dzięki nowoczesnym systemom EZD, które w ostatnich latach, zyskują coraz większą popularność w Polsce i na całym świecie. Ich zalety zaczyna dostrzegać coraz więcej firm i instytucji.
Jak działają systemy EZD w praktyce?
Zamiast tradycyjnego papierowego archiwum, dokumenty przechowywane są w formie cyfrowej. W ten sposób każdy użytkownik ma do nich łatwy i szybki dostęp. W ramach elektronicznego zarządzania dokumentacją, dokumenty są skanowane, indeksowane i umieszczane w systemie zarządzania dokumentami (DMS). To sprawia, że pracownik znajduje potrzebne dokumenty w ciągu kilku sekund, bez konieczności przeszukiwania papierowych akt.
Innymi słowy cyfrowe zarządzanie dokumentacją to proces wprowadzenia dokumentu do cyfrowego obiegu w organizacji. Może to następować z pomocą rozwiązanie do skanowania i rozpoznawania tekstu OCR albo tworzenie sprawy w formie elektronicznej, a następnie nadawania jej odpowiedniego trybu. Dokumenty są weryfikowane, akceptowane lub odrzucane, a następnie dekretowane do kolejnych szczebli akceptacji lub innych działów.
Jakie dokumenty najczęściej podlegają cyfrowemu zarządzaniu?
Wiele zależy od specyfiki firmy czy instytucji oraz procesów wewnętrznych i zewnętrznych. Najczęściej jednak w elektronicznym obiegu spraw znajdują się dokumenty takie jak:
- Dokumenty handlowe i magazynowe
- Dokumenty finansowe
- Wnioski i pisma urzędowe
- Umowy, pełnomocnictwa czy akty notarialne
- Korespondencja
- Dokumentacja techniczna
- Dokumentacja kadrowa i personalna
- Instrukcje i procedury wewnętrzne
- Dokumentacja medyczna
- Dokumentacja projektowa
Jakie podmioty najczęściej wykorzystują systemy elektronicznego zarządzania dokumentacją?
Systemy do elektronicznego zarządzania dokumentacją są wykorzystywane przez szerokie spektrum firm i instytucji. Są one szczególnie przydatne w organizacjach, które przechowują duże ilości dokumentów, takich jak faktury, umowy czy protokoły. Bardzo często tego typu systemy wykorzystywane są przez przedsiębiorstwa z sektora finansowego, w tym banki i ubezpieczycieli. Systemy EZD są szczególnie przydatne w tym sektorze ze względu na dużą ilość dokumentów, takich jak umowy kredytowe czy polisy ubezpieczeniowe, które muszą być przechowywane i zarządzane w sposób bezpieczny i zgodny z przepisami.
Innymi sektorami, w których systemy do cyfrowego zarządzania dokumentacją są powszechnie wykorzystywane, są sektory medyczny i farmaceutyczny. W tych branżach dokumentacja jest niezwykle ważna i musi być przechowywana w sposób bezpieczny i poufny. Systemy te umożliwiają szybkie i łatwe wyszukiwanie dokumentów, a także udostępnianie ich tylko uprawnionym pracownikom.
W sektorze publicznym z systemów EZD korzystają powszechnie urzędnicy różnych szczebli zarówno w urzędach lokalnych jak i instytucjach centralnych. W ramach tych instytucji, systemy te pozwalają na łatwe przechowywanie i udostępnianie dokumentów, a także poprawę efektywności pracy.
Także właściciele i pracownicy biur rachunkowych bardzo często używają systemów EZD by sprawniej wykonywać swoją bieżącą pracę.
Generalnie, z tego typu rozwiązań, korzysta coraz więcej przedsiębiorstw i organizacji z wielu różnych branż oraz sektorów, w których dokumentacja ma kluczowe znaczenie dla efektywnego i bezpiecznego działania.
Jak wygląda elektroniczne zarządzanie dokumentacją w administracji?
Jak już wspomnieliśmy systemy EZD bardzo często wykorzystywane są przez centralną administrację publiczną oraz jednostki samorządu terytorialnego. Jednym z ważniejszych przedsięwzięć w ostatnim czasie jest wdrożenie systemu do elektronicznego zarządzania dokumentacją w Kancelarii Prezesa Rady Ministrów. Projekt EZD RP ma na celu nie tylko usprawnienie pracy urzędników KPRM ale również poprawę jakości usług realizowanych dla obywateli.
Cyfrowe zarządzanie dokumentacją w urzędach, administracji centralnej oraz jednostkach samorządu terytorialnego jest niezwykle istotne ze względu na mnogość dokumentów i procesów, które muszą być przeprowadzone w sposób efektywny, bezpieczny i zgodny z obowiązującymi przepisami.
Pierwszym etapem w sprawnym cyfrowym zarządzaniu dokumentacją w instytucjach publicznych jest skanowanie i digitalizacja papierowych dokumentów. Zeskanowane dokumenty są następnie przetwarzane w systemie, który umożliwia ich edycję, wyszukiwanie, udostępnianie i archiwizowanie. Systemy do zarządzania dokumentacją w instytucjach publicznych umożliwiają również tworzenie elektronicznych formularzy, które można wypełniać i składać online. W ten sposób procesy administracyjne stają się bardziej efektywne i wygodne dla obywateli oraz przedsiębiorców.
Ważnym elementem cyfrowego zarządzania dokumentacją w instytucjach publicznych jest zabezpieczenie danych przed nieautoryzowanym dostępem i utratą dokumentów. Systemy te umożliwiają ustawianie uprawnień dostępu dla poszczególnych użytkowników, co pozwala na kontrolowanie, kto ma dostęp do konkretnych dokumentów. W ramach systemów do zarządzania dokumentacją w instytucjach publicznych, istotną rolę odgrywają również procedury weryfikacyjne, które służą do weryfikowania autentyczności i zgodności dokumentów z przepisami prawa. W przypadku wystąpienia niezgodności dokument jest odrzucany i musi zostać poprawiony.
Komentarz eksperta Primesoft
„Tradycyjne sposoby organizacji pracy z dokumentami papierowymi i ich ręczne podpisywanie długopisem przechodzi do lamusa. Coraz trudniej wyobrazić sobie efektywną pracę w gąszczu papierowej dokumentacji i segregatorów. Rozwijająca się organizacja musi iść z duchem czasu i wprowadzać nowoczesne, cyfrowe systemy. Elektroniczne zarządzanie dokumentacją staje się dziś nie tylko koniecznością ale i standardem. Jej wprowadzenie w organizacji staje się możliwe dzięki oprogramowaniu takiemu jak V-Desk, które kompleksowo digitalizuje procesy pracy z dokumentami.„
Szymon Łuczak
Account Manager w Primesoft Polska
Jakie są najważniejsze korzyści z wykorzystania systemów EZD?
Każda organizacja wdrażająca program do elektronicznego zarządzania dokumentacją już po paru miesiącach odczuwa korzyści z takiej implementacji. Do najważniejszych zalet z wykorzystywania systemów EZD należy zaliczyć:
- Niższy koszt obsługi dokumentacji papierowej. W szczególności oszczędności obejmują zakup papieru, wydruki – czyli tusz, tonery i serwis w przypadku awarii.
- Łatwiejszy i szybszy dostęp do dokumentów. Oprogramowanie EZD umożliwia bardziej efektywne wyszukiwanie, przeglądanie i udostępnianie dokumentów, co przyspiesza procesy biznesowe i administracyjne.
- Większa kontrola nad dokumentacją. Systemy EZD umożliwiają ustawianie uprawnień dostępu, co pozwala na kontrolowanie, kto ma dostęp do konkretnych dokumentów.
- Bezpieczeństwo dokumentów. Cyfryzacja daje bardziej skuteczne zabezpieczenie dokumentów przed utratą i nieautoryzowanym dostępem.
- Poprawa jakości usług. Elektroniczne systemy zarządzania dokumentacją przyczyniają się do poprawy jakości usług poprzez szybsze przetwarzanie dokumentów i większą dokładność przy weryfikacji.
- Łatwiejsza współpraca. System EZD ułatwia współpracę między pracownikami i partnerami biznesowymi poprzez umożliwienie łatwiejszego udostępniania oraz przesyłania dokumentów.
- Eco friendly. Korzystanie z systemów do zarządzania dokumentacją pozwala na zmniejszenie zużycia papieru i innych materiałów biurowych, co jest korzystne dla środowiska.
- Automatyzacja i optymalizacja pracy. Systemy informatyczne EZD, które umożliwiają sprawne zarządzanie dokumentacją sprawiają, że praca wykonywana jest szybciej oraz staje się bardziej automatyczna i przyjemniejsza.
Elektroniczne zarządzanie dokumentacją (EZD) poprzez System V-Desk
System V-Desk to coś więcej niż oprogramowanie do elektronicznego zarządzania dokumentacją w organizacji. Możliwości V-Desk są znacznie większe! To system klasy DMS/Workflow co oznacza, że pozwala zarówno na elektroniczny obieg dokumentów i procesów pracy w firmie lub administracji publicznej. V-Desk pozwala wprowadzić dokument papierowy do elektronicznego obiegu dzięki modułowi OCR by Primesoft. Następnie forma cyfrowa może być procesowana zgodnie z obowiązującymi procedurami wewnątrz organizacji. To jednak nie wszystko. V-Desk pozwala na modelowanie procesów oraz obsługę innych spraw wewnątrz firmowych jak np. obecności, zgłaszania i rozliczania delegacji, urlopów oraz rezerwacji zasobów wewnętrznych. Inną ciekawą funkcją jest możliwość budżetowania projektów co świetnie współgra z cyfrowym zarządzaniem dokumentacją projektową. Poznaj możliwości systemu V-Desk już dziś umawiając się na bezpłatną prezentację.
Porozmawiaj z nami o systemie do cyfrowego zarządzania dokumentacją!
