Autostrada Wielkopolska S.A.
Jak system do elektronicznego obiegu dokumentów może zoptymalizować działalność firmy? Na to pytanie szukaliśmy odpowiedzi wśród użytkowników V-Deska. Zapraszamy na case study z Autostradą Wielkopolską.
Autostrada Wielkopolska SA jest spółką koncesyjną odpowiedzialną za budowę i eksploatację autostrady A2 ze Świecka do Konina, o łącznej długości 255 km. Koncesyjny odcinek A2 jest integralną częścią Autostrady Wolności łączącej Rzeczpospolitą Polską z siecią autostrad zachodnioeuropejskich.
„Do naszych zadań należy budowa, utrzymanie i eksploatacja koncesyjnych odcinków Autostrady A2. W poszanowaniu prawa, w zgodzie z przepisami, w celu zapewnienia najwyższej jakości usług, bezpieczeństwa transportu i podróży i poszanowaniu środowiska naturalnego.” – mówi Anna Ciamciak, Dyrektor ds. Komunikacji w Autostrada Wielkopolska S.A.
Prężny rozwój organizacji spowodował, że w pewnym momencie Autostrada Wielkopolska stanęła przed koniecznością usprawnienia swoich procesów biznesowych i przejścia na elektroniczny system obiegu dokumentów. Wówczas na horyzoncie pojawił się system V-Desk.
„Chcieliśmy usprawnić obieg dokumentów w naszej firmie. Szukaliśmy na rynku programów, które będą proste w obsłudze, ergonomiczne, ale także elastyczne, jeśli chodzi o przyszły rozwój systemów. Na stole mieliśmy trzy produkty. Po krótkich negocjacjach i rozmowach handlowych wybraliśmy firmę Primesoft. Co zdecydowało? Przede wszystkim elastyczność systemu, łatwość wyszukiwania w OCR-owanych dokumentach oraz szybkość wdrożenia, która zaowocowała wdrożenie w ciągu pięciu miesięcy od podpisania kontraktu.” – wyjaśnia Paweł Janczak, Manager projektów IT w Autostrada Wielkopolska S.A.
Pracownicy Autostrady Wielkopolskiej wykorzystują system V-Desk m.in. do obiegu faktur, obiegu korespondencji, rozliczania delegacji, ewidencjonowania czasu pracy czy wystawiania wniosków urlopowych. To jednak nie wszystko. W pewnym momencie organizacja stanęła przed wyzwaniem zarządzania dużymi kontraktami.
„Nie znaleźliśmy na rynku aplikacji systemu, który by nam odpowiadał w 100%. Założyliśmy sobie, że system ma być prosty, a najlepiej znany organizacji jak i użytkownikom. Podjęliśmy rozmowy z Primesoftem na temat możliwości wdrożenia funkcjonalności w systemie V-Desk dotyczącej zarządzania kontraktem. Wdrożenia kilkunastu procesów zarządzania kartą kontraktu, tworzenia dokumentacji powykonawczej. Po stosownym podpisaniu umów i zleceń, wdrożyliśmy ten system jako niezależną platformę dostępną do naszych podwykonawców, niezależnych inżynierów i zewnętrznych innych podmiotów.” – dodaje Paweł Janczak.
W taki właśnie sposób powstała dedykowana aplikacja, która zdecydowanie ułatwiła wymianę informacji pomiędzy czterema stronami: Autostradą Wielkopolską jako inwestorem, niezależnym inżynierem, inspektorem nadzoru oraz wykonawcą.
„Wszyscy faktycznie pozytywnie odebrali samą tą aplikację. Co ona nam daje? Przede wszystkim daje nam informację w szybkim tempie. To znaczy przetwarzanie tej informacji jest znacznie szybsze. Oprócz tego jesteśmy też bardziej przyjaźni środowisku, ponieważ nie drukujemy, nie produkujemy papieru, nie wozimy go, nie podpisujemy, nie skanujemy, więc tutaj ten też czas ludzki potrzebny na wyprodukowanie wszystkich tych dokumentów się znacznie zmniejszył, a oprócz tego wszystkie strony mają tą samą informację w tym samym momencie.” – mówi Marcin Szczepański, członek Zarządu Autostrada Wielkopolska S.A.
Jeśli Ty również chciałbyś zostać zadowolonym użytkownikiem systemu V-Desk, to skontaktuj się z naszymi ekspertami. Oni będą już doskonale wiedzieli jak rozwiązać Twoje problemy.