Umowy i archiwizacja dokumentów w firmie
V-Desk to idealne narzędzie do usprawnienia procesów związanych z obiegiem umowy w organizacji. W jednym systemie przeprowadzisz procesowanie umowy od momentu przygotowania dokumentu, przez akceptację i elektroniczne zatwierdzanie każdym rodzajem cyfrowego podpisu, aż po jej archiwizację w elektronicznym repozytorium umów.
Moduły obsługujące i usprawniające zarządzanie umowami i archiwizację
w V-Desk i V-Desk GA
Obieg umów
Elektroniczny obieg umów umożliwia łatwe zarządzanie procesem zawarcia kontraktów. Te następnie trafiają do elektronicznego repozytorium, które stanowi centralną bazę informacji.
Tworzenie umowy
Nowoczesna aplikacja zapewniająca współpracę, przepływ informacji i pracy na każdy etap procesu zawarcia kontraktu: od draftu, przez opiniowanie, po podpis elektroniczny.
Power BI
Baza wiedzy analitycznej wspomagająca podejmowanie strategicznych decyzji, zarówno dla menadżerów jak i każdego pracownika.
Pełna digitalizacja procesów biznesowych na wyciągnięcie ręki.
Ponad 200 tysięcy zadowolonych użytkowników systemu V-Desk skorzystało z tej szansy.
Bezpieczeństwo i zgodność
Archiwum umów, któremu możesz zaufać
Umowy zawierają dane wrażliwe jak stawki, warunki handlowe, dane osobowe czy zapisy dotyczące odpowiedzialności. Dlatego w V-Desk archiwizacja nie jest „końcem procesu”, ale jego kluczowym elementem. Repozytorium umów porządkuje dokumenty, umożliwia ich pełnotekstowe wyszukiwanie i, co równie ważne, pozwala precyzyjnie kontrolować dostęp do informacji na każdym etapie życia umowy. Od draftu, przez akceptacje, aż po wersję podpisaną i aneksy.
W praktyce bezpieczeństwo to nie tylko hasło, ale zestaw konkretnych mechanizmów:
Uprawnienia oparte o role i grupy
Widać tylko te umowy, do których masz dostęp, a administrator może łatwo definiować wyjątki (np. kontrakty strategiczne).
Rejestr zdarzeń i historia zmian
System zapisuje kto, kiedy i co zrobił z dokumentem, co ułatwia audyt i rozliczalność.
Wersjonowanie i praca na aktualnych wzorach
Ogranicza się ryzyko podpisania nieaktualnej wersji lub krążących po firmie plików bez kontroli.
Centralne przechowywanie załączników i korespondencji
Komplet informacji o kontrakcie jest w jednym miejscu, bez szukania w skrzynkach mailowych.
Polityki retencji i porządek w archiwum
Łatwiej pilnować terminów przechowywania, odtworzyć przebieg współpracy i przygotować się do kontroli.
Szyfrowanie i bezpieczna transmisja danych
Dokumenty są chronione zarówno podczas przechowywania, jak i w trakcie przesyłania, co ogranicza ryzyko nieautoryzowanego dostępu.
Alerty i powiadomienia
Dodatkowym wsparciem są alerty i powiadomienia, które przypominają o kluczowych datach jak koniec obowiązywania umowy, automatyczne przedłużenie czy zbliżający się termin płatności. To zmniejsza ryzyko kosztownych przegapień i pozwala lepiej planować działania operacyjne oraz cashflow.
Ład informacyjny
Warto też wdrożyć proste zasady, które szybko podnoszą poziom bezpieczeństwa pracy z kontraktami: ustalić klasy poufności umów, zbudować matrycę uprawnień (kto przegląda, kto opiniuje, kto podpisuje), zdefiniować ścieżki akceptacji dla typów dokumentów oraz uzgodnić standard nazewnictwa i metadanych. Dzięki temu wyszukiwanie jest szybsze, raportowanie spójne, a odpowiedzialność jednoznaczna, niezależnie od tego, czy umową zajmuje się dział prawny, sprzedaż, czy zespół projektowy.
Standardy bezpieczeństwa
Jeśli organizacja przykłada wagę do ładu informacyjnego, warto spojrzeć na system również w kontekście standardów bezpieczeństwa i ciągłości działania (np. ISO 27001 i ISO 22301). Wtedy elektroniczne repozytorium umów staje się nie tylko wygodnym archiwum, ale elementem szerszego modelu zarządzania ryzykiem z jasnymi zasadami dostępu, śladem audytowym i przewidywalnym procesem pracy oraz szybszym przygotowaniem do audytów, kontroli i procesów due diligence.
W jaki sposób rozwiązania V-Desk usprawniają zarządzanie umowami i archiwizację dokumentów?
V-Desk to przejrzysta ścieżka przypisanych zadań, która umożliwia łatwy dostęp do informacji o aktualnym statusie umowy.
Elektroniczne repozytorium umów umożliwia łatwe, szybkie i pełnotekstowe wyszukiwanie informacji w dokumentach.
Alerty i powiadomienia przypominają o zbliżających się płatnościach czy zakończeniu terminu umowy.
Umowy i archiwizacja w V-Desk to
Kontrola cashflow poprzez zaplanowanie fakturowania na podstawie zawartej umowy.
Wysoki standard bezpieczeństwa informacji i archiwizowania dokumentów.
Usprawnia prace działów prawnych, zespołów projektowych i sprzedażowych.
