Umowy i archiwizacja dokumentów w firmie
V-Desk to idealne narzędzie do usprawnienia procesów związanych z obiegiem umowy w organizacji. W jednym systemie przeprowadzisz procesowanie umowy od momentu przygotowania dokumentu, przez akceptację i elektroniczne zatwierdzanie każdym rodzajem cyfrowego podpisu, aż po jej archiwizację w elektronicznym repozytorium umów.
Moduły obsługujące i usprawniające zarządzanie umowami i archiwizację
w V-Desk i V-Desk GA
Obieg umów
Elektroniczny obieg umów umożliwia łatwe zarządzanie procesem zawarcia kontraktów. Te następnie trafiają do elektronicznego repozytorium, które stanowi centralną bazę informacji.
Tworzenie umowy
Nowoczesna aplikacja zapewniająca współpracę, przepływ informacji i pracy na każdy etap procesu zawarcia kontraktu: od draftu, przez opiniowanie, po podpis elektroniczny.
Power BI
Baza wiedzy analitycznej wspomagająca podejmowanie strategicznych decyzji, zarówno dla menadżerów jak i każdego pracownika.
Pełna digitalizacja procesów biznesowych na wyciągnięcie ręki.
Ponad 200 tysięcy zadowolonych użytkowników systemu V-Desk skorzystało z tej szansy.
Bezpieczeństwo i zgodność
Archiwum umów, któremu możesz zaufać
Umowy zawierają dane wrażliwe jak stawki, warunki handlowe, dane osobowe czy zapisy dotyczące odpowiedzialności. Dlatego w V-Desk archiwizacja nie jest „końcem procesu”, ale jego kluczowym elementem. Repozytorium umów porządkuje dokumenty, umożliwia ich pełnotekstowe wyszukiwanie i, co równie ważne, pozwala precyzyjnie kontrolować dostęp do informacji na każdym etapie życia umowy. Od draftu, przez akceptacje, aż po wersję podpisaną i aneksy.
W praktyce bezpieczeństwo to nie tylko hasło, ale zestaw konkretnych mechanizmów:
Uprawnienia oparte o role i grupy
Widać tylko te umowy, do których masz dostęp, a administrator może łatwo definiować wyjątki (np. kontrakty strategiczne).
Rejestr zdarzeń i historia zmian
System zapisuje kto, kiedy i co zrobił z dokumentem, co ułatwia audyt i rozliczalność.
Wersjonowanie i praca na aktualnych wzorach
Ogranicza się ryzyko podpisania nieaktualnej wersji lub krążących po firmie plików bez kontroli.
Centralne przechowywanie załączników i korespondencji
Komplet informacji o kontrakcie jest w jednym miejscu, bez szukania w skrzynkach mailowych.
Polityki retencji i porządek w archiwum
Łatwiej pilnować terminów przechowywania, odtworzyć przebieg współpracy i przygotować się do kontroli.
Szyfrowanie i bezpieczna transmisja danych
Dokumenty są chronione zarówno podczas przechowywania, jak i w trakcie przesyłania, co ogranicza ryzyko nieautoryzowanego dostępu.
Alerty i powiadomienia
Dodatkowym wsparciem są alerty i powiadomienia, które przypominają o kluczowych datach jak koniec obowiązywania umowy, automatyczne przedłużenie czy zbliżający się termin płatności. To zmniejsza ryzyko kosztownych przegapień i pozwala lepiej planować działania operacyjne oraz cashflow.
Ład informacyjny
Warto też wdrożyć proste zasady, które szybko podnoszą poziom bezpieczeństwa pracy z kontraktami: ustalić klasy poufności umów, zbudować matrycę uprawnień (kto przegląda, kto opiniuje, kto podpisuje), zdefiniować ścieżki akceptacji dla typów dokumentów oraz uzgodnić standard nazewnictwa i metadanych. Dzięki temu wyszukiwanie jest szybsze, raportowanie spójne, a odpowiedzialność jednoznaczna, niezależnie od tego, czy umową zajmuje się dział prawny, sprzedaż, czy zespół projektowy.
Standardy bezpieczeństwa
Jeśli organizacja przykłada wagę do ładu informacyjnego, warto spojrzeć na system również w kontekście standardów bezpieczeństwa i ciągłości działania (np. ISO 27001 i ISO 22301). Wtedy elektroniczne repozytorium umów staje się nie tylko wygodnym archiwum, ale elementem szerszego modelu zarządzania ryzykiem z jasnymi zasadami dostępu, śladem audytowym i przewidywalnym procesem pracy oraz szybszym przygotowaniem do audytów, kontroli i procesów due diligence.
W jaki sposób rozwiązania V-Desk usprawniają zarządzanie umowami i archiwizację dokumentów?
V-Desk to przejrzysta ścieżka przypisanych zadań, która umożliwia łatwy dostęp do informacji o aktualnym statusie umowy.
Elektroniczne repozytorium umów umożliwia łatwe, szybkie i pełnotekstowe wyszukiwanie informacji w dokumentach.
Alerty i powiadomienia przypominają o zbliżających się płatnościach czy zakończeniu terminu umowy.
Umowy i archiwizacja w V-Desk to
Kontrola cashflow poprzez zaplanowanie fakturowania na podstawie zawartej umowy.
Wysoki standard bezpieczeństwa informacji i archiwizowania dokumentów.
Usprawnia prace działów prawnych, zespołów projektowych i sprzedażowych.
Nasi klienci mówią o V-Desku
SMP Poland
W systemie z łatwością kontrolujemy terminy płatności, weryfikujemy niepożądane błędy, a przede wszystkim odeszliśmy od ręcznej pracy na wielu etapach pracy z fakturą
Przeczytaj case study >
NUXE
„V-Desk GA wprowadził systemowe ujęcie procesów w Nuxe, ograniczając problemy wynikające z manualnej pracy z dokumentami. Odtąd w sposób elektroniczny prowadzimy obieg faktur, a także obsługujemy procesy kadrowe, takie jak wnioskowanie i akceptację urlopów oraz ewidencję obecności pracowników.”
Ariadna SA Fabryka Nici
„Przejście na system cyfrowego obiegu dokumentów wiązało się ze zmianami, które wpłynęły korzystnie na funkcjonowanie i przebieg procesów takich jak obieg faktury, zapotrzebowania, zakupy i wnioski pracownicze. System workflow uruchomiony został dla prowadzenia procesów obiegu faktur kosztowych, których przetwarzanych jest około 500 miesięcznie.
Pozytywna współpraca z firmą Primesoft, której celem była cyfryzacja Spółki Ariadna pozwala nam planować rozbudowę systemu V-Desk o kolejne moduły.”
Beata Karbowniczak, Dyrektor Finansowy
Lhoist Bukowa
„System workflow od Pimesoft to prosty sposób by zbierać informacje dotyczące jakości, analizować trendy, identyfikować problemy i podejmować działania korygujące. To pozwala na ciągłe doskonalenie procesów i podnoszenie standardów jakościowych.”
Przeczytaj case study >
Rotometal
„Wybraliśmy rozwiązanie V-Desk z uwagi na szerokie możliwości dopasowania rozwiązania do naszych indywidualnych procesów, a także na oferowaną elastyczność systemu w przypadku integracji z systemem SAP”
Securitas
„W ciągu 11 lat korzystania z V-Desk przekonaliśmy się o elastyczności tego rozwiązania, dlatego zleciliśmy przeprowadzenie modyfikacji pozwalających na zintegrowanie V-Desk z kolejnym systemem w firmie. Potwierdzamy, że prace zostały wykonane na najwyższym poziomie, z zachowaniem wysokich standardów etyki biznesowej oraz ciągłości działania procesów w przedsiębiorstwie.”
JMP Flowers
„Obecnie nie tracimy czasu na szukanie faktur, zażegnaliśmy sytuacje kiedy zadania nie były monitorowane, a odpowiedzialność rozmyta. Z Systemem V-Desk zyskujemy płynność procesowania dokumentów.”
Przeczytaj case study >
BMW Dynamic Motors
„Nasza współpraca z firmą Primesoft Polska rozpoczęta w 2021 roku zakładała wprowadzenie rozwiązań mających na celu pełną cyfryzację w zakresie zarządzania procesami biznesowymi.”
Przeczytaj case study >
Jass Board
„Przejście na cyfrowe obiegi zadań i dokumentów było naszym celem, który mogliśmy zrealizować przy profesjonalnym wsparciu firmy Primesoft.”
Mariusz Lisiecki, Menadżer Systemów Informatycznych
Domost
Doceniamy możliwości platformy V-Desk, jej niezawodność i funkcjonalność, która pozwala nam na oszczędności czasu i zasobów. Zadania takie jak rejestracje dokumentów, czy ich akceptacja zostały zautomatyzowane i obecnie zyskujemy skuteczną kontrolę nad przebiegiem procesu.
Przeczytaj case study >
Grupa Pracuj
„V-Desk to nowoczesne i wydajne rozwiązanie, wyposażone w szereg narzędzi istotnie wpływających na komfort codziennej pracy. Doceniamy elastyczność i skalowalność systemu, dzięki któremu przetwarzanie dokumentów może odbywać się sprawnie i zgodnie z ustalonymi procedurami. Uruchamiając system V-Desk znacząco zredukowaliśmy użycie papierowych dokumentów, a procesowanie i zarządzanie obiegiem faktur i korespondencji w firmie zostało zoptymalizowane.”
Kia Polska
„Dzięki profesjonalnemu podejściu i pełnym zrozumieniu naszych potrzeb rozwiązanie spełnia nasze oczekiwania. V-Desk jest systemem prostym w obsłudze i funkcjonalnym, ale przede wszystkim usprawnia prace wielu osób i zwiększa efektywność działań w firmie.”
Elplast +
„Oczekiwania wobec cyfryzacji firmy zostały spełnione. Wraz z systemem V-Desk pożegnaliśmy się z papierowym obiegiem dokumentów, co ma pozytywny wpływ na efektywność procesów.”
Renata Rosenbeiger, Główna Księgowa w Elplast+ sp. z o.o.
Autostrada Wielkopolska
„Wdrożyliśmy ten system jako niezależną platformę dostępną do naszych podwykonawców, niezależnych inżynierów i zewnętrznych innych podmiotów. Chcieliśmy usprawnić obieg dokumentów w naszej firmie. Szukaliśmy na rynku programów, które będą proste w obsłudze, ergonomiczne, ale także elastyczne, jeśli chodzi o przyszły rozwój systemów.”
Przeczytaj case study >