Umowy i archiwizacja dokumentów w firmie

V-Desk to idealne narzędzie do usprawnienia procesów związanych z obiegiem umowy w organizacji. W jednym systemie przeprowadzisz procesowanie umowy od momentu przygotowania dokumentu, przez akceptację i elektroniczne zatwierdzanie każdym rodzajem cyfrowego podpisu, aż po jej archiwizację w elektronicznym repozytorium umów. 

Porozmawiaj z ekspertem

Moduły obsługujące i usprawniające obieg umów i archiwizację
w V-Desk i V-Desk GA 

Obieg umów 

Elektroniczny obieg umów umożliwia łatwe zarządzanie procesem zawarcia kontraktów. Te następnie trafiają do elektronicznego repozytorium, które stanowi centralną bazę informacji. 

Dowiedz się więcej

Windykacje

Windykacja umowy umożliwia automatyczne monitorowanie statusu płatności na podstawie podpisanych umów. 

Dowiedz się więcej

Power BI 

Baza wiedzy analitycznej wspomagająca podejmowanie strategicznych decyzji, zarówno dla menadżerów jak i każdego pracownika.

Dowiedz się więcej

Pełna digitalizacja procesów biznesowych na wyciągnięcie ręki.
Ponad 200 tysięcy zadowolonych użytkowników systemu V-Desk skorzystało z tej szansy.

Dołącz do grona naszych klientów

W jaki sposób rozwiązania V-Desk usprawniają procesy dotyczące umów i archiwizacji dokumentów? 

V-Desk to przejrzysta ścieżka przypisanych zadań, która umożliwia łatwy dostęp do informacji o aktualnym statusie umowy. 

Elektroniczne repozytorium umów umożliwia łatwe, szybkie i pełnotekstowe wyszukiwanie informacji w dokumentach. 

Alerty i powiadomienia przypominają o zbliżających się płatnościach czy zakończeniu terminu umowy. 

Umowy i archiwizacja w V-Desk to

Kontrola cashflow poprzez zaplanowanie fakturowania na podstawie zawartej umowy.  

Wysoki standard bezpieczeństwa informacji i archiwizowania dokumentów. 

Usprawnia prace działów prawnych, zespołów projektowych i sprzedażowych. 

Nasi klienci mówią o V-Desku

  • „V-Desk GA wprowadził systemowe ujęcie procesów w Nuxe, ograniczając problemy wynikające z manualnej pracy z dokumentami. Odtąd w sposób elektroniczny prowadzimy obieg faktur, a także obsługujemy procesy kadrowe, takie jak wnioskowanie i akceptację urlopów oraz ewidencję obecności pracowników.”

    Business Unit Manager
    Piotr Wijtiwiak

  • Skorzystaliśmy ze wsparcia konsultacyjno-analitycznego firmy Primesoft Polska i jako rezultat naszej współpracy w organizacji uruchomiono system elektronicznego obiegu dokumentów V-Desk. Potwierdzamy implementację rozwiązania w obszarach umów, zamówień oraz faktur, jaki i jego integrację z systemem finansowym Exact. We wszystkich obszarach usprawnione zostały procesy akceptacji i obiegu dokumentów, jak i wzmocniona kontrola na każdym etapie.

    Dyrektor Zarządzający, Prezes Zarządu
    Bogusław Nowosielski

  • W ciągu 11 lat korzystania z V-Desk przekonaliśmy się o elastyczności tego rozwiązania, dlatego zleciliśmy przeprowadzenie modyfikacji pozwalających na zintegrowanie V-Desk z kolejnym systemem w firmie. Potwierdzamy, że prace zostały wykonane na najwyższym poziomie, z zachowaniem wysokich standardów etyki biznesowej oraz ciągłości działania procesów w przedsiębiorstwie.

    Prezes Zarządu spółek Securitas w Polsce
    Krzysztof Bartuszek

Umowy i archiwizacja – FAQ 

Czym jest obieg umów? 

Obieg umów to droga od momentu procesowania umowy do momentu jej archiwizacji w repozytorium umów.

Czym jest repozytorium umów?

Repozytorium umów to miejsce uporządkowanego przechowywania umów, z których wszystkie przeznaczone są do udostępniania. Określenie repozytorium odnosi się przede wszystkim do miejsca przechowywania, a nie udostępniania. 

Kto ma obowiązek prowadzić rejestr umów? 

Obowiązek prowadzenia rejestru umów zawartych przez jednostki sektora finansów publicznych obejmuje wszystkie jednostki tworzące sektor publiczny, zgodnie z przepisami ustawy o finansach publicznych.