We współczesnym świece, kiedy wydajność i efektywność stanowią klucz do osiągnięcia sukcesu w biznesie, wykorzystanie praktyczne workflow odgrywa coraz większą rolę. Wiele osób z pewnością spotyka się na co dzień z pojęciem, jednak nie wszyscy szczegółowo wiedzą co właściwie oznacza.
System workflow to narzędzie pozwalające na kontrolowanie i automatyzowanie procesów biznesowych. Dzięki niemu możliwe jest usprawnienie pracy oraz minimalizacja błędów wynikających z czynnika ludzkiego. W niniejszym artykule przedstawimy, jak dokładnie działa program workflow, jakie korzyści z jego stosowania wynikają oraz w jakich branżach jest najczęściej wykorzystywany. Czy jesteście gotowi na zgłębienie tematyki workflow? Zapraszamy do lektury.
Z tego artykułu dowiesz się:
Co to jest system workflow i dlaczego ma tak duży wpływ na poprawę wydajności pracy?
Nie chcę przedstawiać Wam jednej konkretnej definicji workflow, ponieważ nie istnieje jedno dobre wyjaśnienie pojęcia. Konstrukcja definicji, w przypadku każdej firmy oraz różnych doświadczeń, może być nieco inna. W ogólnym rozumieniu workflow to metoda i system prowadzenia procesów wykonywanych przez pracowników po wcześniejszym zdefiniowaniu przez kadrę zarządzającą. Menedżerowie rozdzielają pracę oraz czynności, mając na względzie ustalone z góry wytyczne, procedury, a także kompetencje osobowe. W konsekwencji pracownicy różnych działów realizują procesy, często nie mając wiedzy oraz wglądu w całość struktury, czy przepływów pracy w innych działach organizacji.
Samo pojęcie workflow oznacza w tłumaczeniu na język polski przepływ pracy. Często bywa także traktowany jako przepływ informacji między poszczególnymi pracownikami. W wielu organizacjach procesy pracy są wcześniej ustalane oraz modelowane poprzez narzędzia klasy BPM.
Jak działa system workflow?
Jak już pisaliśmy wcześniej, sam oprogramowanie workflow to narzędzie pozwalające na kontrolowanie i automatyzowanie procesów biznesowych. Modelowana i obsługiwana w programie lub aplikacji jest sekwencja zadań, która definiuje cały cykl życia dokumentu (np. faktur, umów czy korespondencji) lub procesów pracy.
W skład systemu workflow wchodzą m.in. modele procesów biznesowych, diagramy graficzne, reguły routingu, wytyczne dotyczące wyjątków i nieprawidłowych sytuacji oraz moduły automatyzujące przepływ pracy. Program do workflow umożliwia nadzór nad procesami biznesowymi, zwiększa ich efektywność, minimalizuje błędy i czasochłonność. Pozwala na łatwiejsze i szybsze zarządzanie zasobami ludzkimi. Zwykle jest wykorzystywany w branżach, takich jak finanse, medycyna, logistyka czy produkcja, ale coraz częściej pojawia się w innych sektorach. Z takich rozwiązań korzysta także administracja publiczna, biura rachunkowe, działy HR oraz firmy handlowe.
Jakie dokumenty mogą być procesowane poprzez program workflow?
Programy obsługujące procesy pracy pozwalają także na obieg różnego typu dokumentów wewnątrz organizacji. Do najczęstszych z nich można zaliczyć:
- Faktury sprzedażowe i zakupowe
- Zapotrzebowania
- Zamówienia
- Umowy, pełnomocnictwa czy akty notarialne
- Korespondencja
- Wnioski urlopowe i delegacje
- Dokumentacja kadrowa i personalna
- Instrukcje i procedury wewnętrzne
- Dokumenty wewnętrzne
- Plany, harmonogramy i grafiki pracy
Oczywiście wiele procesów obsługiwanych przez program do workflow odbywa się w pełni elektronicznie. Może to być chociażby zgłoszenie delegacji, przypisanie środka transportu, zatwierdzenie delegacji przez przełożonego, a następnie rozliczenie i księgowanie kosztów. Coraz częściej podobnie sprawa ma się z ewidencją obecności, zgłaszaniem i akceptacją urlopów, czy prowadzeniem procesów rekrutacji pracowników.
Z czego składa się program do workflow?
Aby lepiej zrozumieć, czym jest system workflow, warto zidentyfikować jego podstawowe elementy procesy i procedury. Najważniejszym z nich jest zadanie, które składa się z aktywności. Aktywność może przyjąć postać manualną, wykonywaną przez członka zespołu, lub automatyczną, wykonywaną przez system. Kolejnym istotnym elementem jest tranzycja, czyli warunki, które muszą zostać spełnione, aby przejść z jednej aktywności do kolejnej.
Program workflow składa się z kilku części. Na początku konieczne są decyzje związane z zaangażowaniem poszczególnych osób, określeniem charakterystycznych cech procesu oraz podziałem obowiązków. Często tworzone są również diagramy workflow obrazujące przepływy zadań. Następnie pojawia się czas na wdrożenie systemu oraz szkolenie pracowników z obsługi aplikacji. Po wdrożeniu systemu oraz przeszkoleniu personelu, można przystąpić do realizacji zadań.
Program do workflow udostępnia wszystkim użytkom zespołu konkretne aktywności do wykonania. W trakcie realizacji obsługi procesów następnie wprowadzane są działania optymalizujące oraz automatyzujące lub zmieniające w całości proces pracy.
Jakie korzyści daje organizacji wdrożenie programu workflow?
Wdrożenie oprogramowania do workflow w firmie może przynieść jej wiele korzyści. Do najważniejszych z nich należy zaliczyć:
- Zwiększenie efektywności firmy poprzez usprawnienie pracy i automatyzację zadań.
- Poprawa jakości produktów lub usług dzięki lepszemu zarządzaniu procesami i kontroli jakości.
- Skrócenie czasu realizacji zadań i pracy dzięki eliminacji zbędnych etapów i dokładnemu monitorowaniu postępów.
- Zwiększenie transparentności działań i bardziej efektywne zarządzanie informacjami poprzez centralizację oraz uporządkowanie danych.
- Poprawa komunikacji między pracownikami i lepsze wykorzystanie ich potencjału, dzięki skutecznej koordynacji pracy oraz łatwiejszemu przekazywaniu informacji.
- Zwiększenie kontroli nad procesami i redukcja ryzyka popełnienia błędów w konsekwencji automatyzacji, wprowadzeniu reguł oraz standardów czy procedur.
- Poprawa efektywności zarządzania zasobami w wyniku lepszego planowania i monitorowania wykorzystania zasobów.
- Ułatwienie raportowania i analizy danych dzięki dostępności oraz uporządkowaniu informacji w systemie.
- Zwiększenie elastyczności organizacji w wyniku możliwości łatwego dostosowywania procesów do zmieniających się potrzeb i warunków.
- Większe zadowolenie klientów ze względu na szybszą i bardziej efektywną obsługę.
Jak usprawnić procesy pracy w firmie?
Oczywiście wdrożenie programu do workflow to tylko jeden ze sposób, w jaki można poprawiać efektywność realizowanych zadań. W celu usprawnienia procesy pracy w firmie można zastosować także inne rozwiązania:
- Wprowadzić automatyzację zadań w celu zwiększenia efektywności i skrócenia czasu wykonywania pracy.
- Ujednolicić procedury i standardy, aby ułatwić pracownikom wykonywanie zadań oraz zapewnić spójność działań.
- Wdrożyć wysokiej jakości system workflow w organizacji, w celu pełnego monitorowania postępów i kontrolowania wykonania zadań.
- Dokumentować procesy i zadania, tak by łatwiej było je monitorować i poprawiać w przyszłości.
- Szkolić pracowników, aby mieli odpowiednie umiejętności i wiedzę do wykonywania zadań w sposób efektywny, a także zgodny z procedurami.
- Ustalać cele i mierniki efektywności, aby precyzyjnie mierzyć skuteczność działań oraz identyfikować obszary wymagające poprawy.
- Współpracować z pracownikami, żeby poznać ich potrzeby i sugestie dotyczące usprawnienia procesów.
- Regularnie przeprowadzać audyty i oceny efektywności, aby zidentyfikować problemy i wdrożyć odpowiednie działania korygujące.
- Stworzyć kulturę ciągłego doskonalenia i innowacji, tak by motywować pracowników do proaktywnego podejścia oraz poszukiwania nowych rozwiązań.
V-Desk – system workflow od Primesoft
Primesoft specjalizuje się w tworzeniu i wdrażaniu w firmach rozwiązań klasy workflow i DMS. System V-Desk od 20 lat wspiera pracę w setkach przedsiębiorstw w Polsce i za granicą. Wiele znanych i cenionych polskich marek dzięki V-Desk przyśpieszyło swoją pracę oraz procesy biznesowe.
Dlaczego polskie przedsiębiorstwa stawiają na V-Desk? Przede wszystkim ze względu na kompleksowość rozwiązań, które obsługują i digitalizują praktycznie wszystkie procesy biznesowe w przedsiębiorstwie.
Chcesz dowiedzieć się jak działa nasz system workflow? Skontaktuj się z nami już dziś!
Porozmawiaj z nami o systemie do organizacji workflow w Twoim przedsiębiorstwie.
