Rosnąca organizacja często odczuwa wzrost ilości dokumentów papierowych i elektronicznych w obiegu. Pracownicy tracą czas na poszukiwanie dokumentów, ustalania do kogo je skierować albo wręcz gubią je we wszechobecnym bałaganie. Profesjonalnie zarządzana firma czy instytucja nie może pozwolić sobie na tego typu problemy. Dlatego w ostatnich latach coraz większą popularność zyskują systemy DMS. W tym artykule przybliżmy Wam czym są takie systemy i jakie korzyści można uzyskać wdrażając je w organizacji.
Z tego artykułu dowiesz się:
System DMS – czym jest Document Management System?
System DMS (ang. Document Management System) to po prostu System Zarządzania Dokumentami w firmie lub innej organizacji. Jest to oprogramowanie, które pozwala na przechowywanie, kategoryzowanie, dekretowanie dokumentów i ich akceptację oraz łatwe wyszukiwanie, a także udostępnianie dokumentów wewnątrz organizacji. Systemy DMS różnią się między sobą posiadanymi funkcjami.
Jak działa system workflow?
System DMS ułatwia sprawną i szybką realizację działań związanych z rejestrowaniem dokumentów, ich segregowaniem i klasyfikacją, udostępnianiem oraz archiwizacją. Dokumenty znajdujące się w systemie DMS organizowane są zazwyczaj w strukturę drzewiastą. Dzięki temu możliwe jest stworzenie zhierarchizowanego układu dokumentów dla każdego działania lub działu firmy. Poniżej kilka podstawowych możliwości oprogramowania do zarządzania dokumentami DMS:
Przechowywanie dokumentów i archiwizowanie.
System DMS umożliwia przechowywanie i archiwizację dokumentów w centralnej bazie danych, która jest dostępna z różnych urządzeń czy lokalizacji. Są to pliki elektroniczne przetworzone wcześniej z formatu papierowego lub cyfrowe. Zazwyczaj baza dokumentów i programu DMS znajduje się w bezpiecznej chmurze.
Organizacja i dekretowanie dokumentów:
Program DMS umożliwia kategoryzowanie dokumentów na podstawie różnych kryteriów. Najczęściej należą do nich: rodzaj dokumentu, data, osoba odpowiedzialna za dokument czy projekt, z którego dokument się wywodzi. Istotnym aspektem jest zaprojektowanie indywidualnych procesów obiegów dokumentów oraz ich szczebli akceptacji. Przypisywanie dodatkowych znaczników dla poszczególnych dokumentów sprawia, że później są znacznie łatwiejsze do wyszukiwania.
Wyszukiwanie dokumentów
Ważnym jest aby system DMS posiadał możliwość pełno tekstowego wyszukiwania i filtrowania dokumentów. Prawidłowo przypisane elementy dokumentów lub ich znaczniki przyśpieszą pracę na każdym etapie elektronicznego obiegu dokumentu w firmie. Wyszukiwanie stanie się bardziej efektywne gdy użyjemy konkretnych słów kluczowych lub dat.
Udostępnianie i wersjonowanie dokumentów.
Prawidłowe nadanie uprawnień pracownikom organizacji, do poszczególnych dokumentów lub kategorii, sprawia, że mogą łatwiej je udostępniać oraz edytować. Pełna kontrola i przepływ pracy dzięki wersjonowaniu i sprawnemu udostępnianiu dokumentów z pewnością przyda się w każdej większej firmie. Kontrolowanie czy śledzenie zmian w wersjach dokumentów oraz możliwość recenzji minimalizuje ryzyko błędów, a także sprawdzenie, kto i kiedy dokonał konkretnych zmian w dokumencie.
Dowiedz się jak działa i jakie możliwości posiada nasz system DMS – V-Desk!
Zastosowanie DMS w firmach
Zastosowanie systemów DMS na całym świecie staje się coraz bardziej popularne. Z roku na rok wartość rynku tych systemów stale rośnie. Obecnie szacowana jest na co najmniej kilka miliardów dolarów. Jakie firmy i w jaki sposób najchętniej korzystają z elektronicznego obiegu dokumentów w programach DMS?
Co do zasady tego typu rozwiązania można wdrożyć w każdej branży i firmie. W zasadzie każda większa organizacja może i powinna optymalizować pracę z wykorzystaniem oprogramowania DMS.
- kancelarie prawne
- biura rachunkowe
- duże korporacje
- firmy handlowe
- firmy usługowe
- gospodarstwa rolne
- firmy produkcyjne
- firmy automotive
- sektor publiczny
Bezpieczeństwo systemu DMS
Istotnym elementem każdego dobrego systemu DMS jest jego zabezpieczenie. Oprogramowanie powinno być utrzymywany w bezpiecznej chmurze. Połączenia muszą być zaszyfrowane oraz udostępniane tylko poprzez bezpieczne sieci VPN. Hasła należy robić silne, a system powinien wymuszać ich częste zmienianie. Przy logowaniu powinno być włączone dwustopniowe uwierzytelnianie użytkowników. Oczywistym jest także to, aby każdy pracownik miał nadawane odpowiednie uprawnienia przez przełożonych lub administratorów. To pozwoli zachować dokumenty bezpieczne.
Najważniejsze korzyści z wdrożenia systemu DMS:
Systemy DMS są niezwykle funkcjonalne, a przy tym proste w obsłudze. Stanowią bardzo ważny element procesu digitalizacji przedsiębiorstw oraz transformacji cyfrowej. Document Management System skraca czas, obniża koszty i zmniejsza ilość błędów związanych z przetwarzaniem dokumentów. Najważniejszymi korzyściami i zaletami wykorzystania programu DMS w firmie są w szczególności:
- Spada koszt związany z drukowaniem, kserowaniem oraz fizycznym przechowywaniem;
- Dokumenty nie niszczą się oraz nie giną;
- System jest centralnym miejscem przechowywania wszystkich informacji i dokumentów dzięki czemu zyskujemy ład i lepszą organizację pracy w firmie;
- Wzrasta efektywność w przepływie, procesowaniu oraz zarządzaniu dokumentami. Użytkownik (np. dyrektor) może w każdej chwili sprawdzić listę dokumentów wymagających przeprocesowania. Program może wysyłać do pracowników przypomnienia o zaległych dokumentach, które wymagają przekierowania lub zatwierdzenia.
- DMS daje podgląd pod wszystkie etapy w jakich znajduje się dokument oraz kto i kiedy się nim zajmował.
- Automatyzuje i optymalizuje oraz digitalizuje procesy biznesowe eliminując częste błędy i tym samym zwiększa wydajność pracowników.
- Poprawia szybkość przepływu informacji i komunikację na różnych szczeblach (i działach firmy) bez konieczności bezpośrednich spotkań i kontaktów.
- Wpływa na poprawę terminowości pracy zespołów poprzez usprawnienie procesów jak i możliwość monitorowania terminów realizacji poszczególnych spraw i dokumentów.
- Zapewnia prosty i szybki dostęp do dokumentów oraz informacji niezależnie od miejsca pracy użytkownika. Pracownicy mają dostęp do dokumentów, wniosków czy umów z poziomu wszystkich urządzeń (także mobilnych) dzięki czemu mogą pracować zdalnie i realizować swoje zadania z dowolnego miejsca.
- Możliwość wyszukiwania dokumentów poprzez dowolne atrybuty lub słowa, a dzięki systemom OCR (rozpoznawania tekstu).
- Oszczędność czasu potrzebnego na wprowadzanie dokumentów czy danych do systemu, a także uporządkowanie i usprawnienie realizacji wielu zadań.
- Elektroniczna obsługa dokumentów z wielu źródeł – automatyczne archiwizowanie między innymi z poczty e-mail, programów i urządzeń biurowych np. skaner.
Zalety i korzyści z wykorzystania dobrej jakości oprogramowania DMS w organizacji są tak szerokie, że można by wymieniać je jeszcze długo. Każda firma czy instytucja z pewnością zyska na wdrożeniu takiego rozwiązania. Zachęcamy do zapoznania się z możliwościami Systemu V-Desk, z którego od lat korzystają setki firm w całej Polsce.
Komentarz eksperta Primesoft
„Coraz częściej przedsiębiorstwa decydują się na wybór odpowiednich rozwiązań wspierających elektroniczne zarządzanie dokumentami. Nie bez powodu. W wielu organizacjach zdarza się, że zakres odpowiedzialności za konkretny dokument nie jest do końca określony. Powoduje to niepotrzebne zamieszanie. Nadanie konkretnym osobom odpowiednich uprawnień do procesowania dokumentu usuwa tego typu problemy i usprawnia organizację pracy. Poprawia się przepływ informacji wewnątrz organizacji, a czas poświęcony na odnalezienie dokumentu znacząco się skraca.
Oprogramowanie klasy DMS pomagają ograniczyć użycie dokumentów w formie papierowej do niezbędnego minimum. Tego typu rozwiązaniem jest V-Desk, który pozwala na skuteczne zarządzanie elektronicznymi dokumentami w organizacji.„
Szymon Łuczak
Account Manager w Primesoft Polska
Czym kierować się przy wyborze systemu do zarządzania dokumentami?
Każda firma ma nieco inne potrzeby i możliwości. Specyfika poszczególnych branż sprawia, że procesy biznesowe i elektroniczny obieg dokumentów przebiegają inaczej. Jest jednak kilka aspektów, na które z pewnością warto zwrócić uwagę wybierając system DMS dla firmy
- Przejrzysty i intuicyjny interfejs
- Bezpieczeństwo
- Skalowalność rozwiązania
- Dostępność w chmurze
- Możliwość rozwoju zgodnie z indywidualnymi potrzebami
- Możliwość integracji z innymi systemami informatycznymi
Zobacz jakie możliwości ma nasz system DMS!
