Obieg korespondencji w firmie
V-Desk to idealne narzędzie do usprawnienia obiegu korespondencji w organizacji. Wszystkie dokumenty przychodzące i wychodzące z firmy znajdują się w jednym systemie, w którym możesz dowolnie zaprojektować obieg dokumentów.Całość może być dodatkowo zintegrowana z krajową platformą e-Doręczenia.
Moduły obsługujące obieg korespondencji
w V-Desk i V-Desk GA
Korespondencja
Elektroniczny obieg korespondencji to zbiór narzędzi umożliwiających automatyczną rejestrację oraz archiwizację dokumentów spływających do, oraz wychodzących z firmy.
e-Doręczenia
Platforma e-Doręczenia pośredniczy w przekazywaniu korespondencji rejestrowanej. Dokumenty przesyłane w ten sposób są równoważne listowi wysłanemu za poleceniem odbioru.
AI OCR
Narzędzie AI służące do inteligentnego rejestrowania dokumentu i przypisywania osoby odpowiedzialnej. Automatycznie rozpoznaje kluczowe informacje i tworzy kontekstowe podsumowanie jego treści.
Kompendium wiedzy o cyfryzacji organizacji
Jak efektywnie procesować dokumenty? Jak automatyzować i optymalizować pracę? Jak przystosować się do wymagań ustawodawcy? Jak zaplanować procesy biznesowe firmy?
Odpowiedzi na te pytania szukamy podczas konferencji branżowych czy webinarów. Teraz te wszystkie nagrania znajdują się w jednym miejscu, aby każdy w dowolnej chwili mógł sięgnąć po najbardziej potrzebne materiały. Wystarczy tylko wypełnić formularz.
W jaki sposób rozwiązania V-Desk usprawniają procesy dotyczące obiegu korespondencji?
W systemie V-Desk zarejestrowany dokument trafia na wirtualne biurko pracownika i przekazywany jest w formie elektronicznej.
Jedno źródło przechowywania i archiwizowania informacji o dokumentach przychodzących i wychodzących.
Połączenie platformy e-Doręczenia z systemem V-Desk sprawi, że zdecydowana większość czynności przeniesie się do chmury.
Obieg korespondencji w V-Desk to
Prawidłowy obieg dokumentów trafiających do organizacji.
Podpis elektroniczny na dowolnym pliku zarejestrowanym w systemie.
Automatyczne pobieranie pism z
e-Doręczeń wraz z powiadomieniami.
Kontrola terminów i bezpieczeństwo korespondencji
W systemie V-Desk można wprowadzić jasne zasady odpowiedzialności za każde pismo. System nadaje sprawom numery, zapisuje metadane, przypisuje właścicieli, terminy i priorytety, a następnie automatycznie wysyła powiadomienia o zbliżających się deadline’ach. Dzięki pełnej historii działań (kto, kiedy i co zrobił) łatwo przygotujesz raporty dla audytu lub kierownictwa oraz szybciej wyjaśnisz opóźnienia.
Role i uprawnienia ograniczają dostęp do wrażliwej korespondencji, wspierając wymagania RODO i wewnętrznych polityk bezpieczeństwa. Możesz też zdefiniować szablony odpowiedzi, checklisty i reguły przekazywania, aby ujednolicić pracę kancelarii w wielu lokalizacjach.
Integracje z pocztą, skanerami i e-Doręczeniami pozwalają rejestrować dokumenty bez przepisywania danych, a wyszukiwanie po treści przyspiesza odnajdywanie spraw nawet po wielu miesiącach od wpływu.
Efekt: mniej ręcznego pilnowania terminów, większa przewidywalność procesu i lepsza kontrola jakości obsługi.
