Obieg korespondencji w firmie
V-Desk to idealne narzędzie do usprawnienia obiegu korespondencji w organizacji. Wszystkie dokumenty przychodzące i wychodzące z firmy znajdują się w jednym systemie, w którym możesz dowolnie zaprojektować obieg dokumentów.Całość może być dodatkowo zintegrowana z krajową platformą e-Doręczenia.
Moduły obsługujące obieg korespondencji
w V-Desk i V-Desk GA
Korespondencja
Elektroniczny obieg korespondencji to zbiór narzędzi umożliwiających automatyczną rejestrację oraz archiwizację dokumentów spływających do, oraz wychodzących z firmy.
e-Doręczenia
Platforma e-Doręczenia pośredniczy w przekazywaniu korespondencji rejestrowanej. Dokumenty przesyłane w ten sposób są równoważne listowi wysłanemu za poleceniem odbioru.
AI OCR
Narzędzie AI służące do inteligentnego rejestrowania dokumentu i przypisywania osoby odpowiedzialnej. Automatycznie rozpoznaje kluczowe informacje i tworzy kontekstowe podsumowanie jego treści.
Kompendium wiedzy o cyfryzacji organizacji
Jak efektywnie procesować dokumenty? Jak automatyzować i optymalizować pracę? Jak przystosować się do wymagań ustawodawcy? Jak zaplanować procesy biznesowe firmy?
Odpowiedzi na te pytania szukamy podczas konferencji branżowych czy webinarów. Teraz te wszystkie nagrania znajdują się w jednym miejscu, aby każdy w dowolnej chwili mógł sięgnąć po najbardziej potrzebne materiały. Wystarczy tylko wypełnić formularz.
W jaki sposób rozwiązania V-Desk usprawniają procesy dotyczące obiegu korespondencji?
W systemie V-Desk zarejestrowany dokument trafia na wirtualne biurko pracownika i przekazywany jest w formie elektronicznej.
Jedno źródło przechowywania i archiwizowania informacji o dokumentach przychodzących i wychodzących.
Połączenie platformy e-Doręczenia z systemem V-Desk sprawi, że zdecydowana większość czynności przeniesie się do chmury.
Obieg korespondencji w V-Desk to
Prawidłowy obieg dokumentów trafiających do organizacji.
Podpis elektroniczny na dowolnym pliku zarejestrowanym w systemie.
Automatyczne pobieranie pism z
e-Doręczeń wraz z powiadomieniami.
Kontrola terminów i bezpieczeństwo korespondencji
W systemie V-Desk można wprowadzić jasne zasady odpowiedzialności za każde pismo. System nadaje sprawom numery, zapisuje metadane, przypisuje właścicieli, terminy i priorytety, a następnie automatycznie wysyła powiadomienia o zbliżających się deadline’ach. Dzięki pełnej historii działań (kto, kiedy i co zrobił) łatwo przygotujesz raporty dla audytu lub kierownictwa oraz szybciej wyjaśnisz opóźnienia.
Role i uprawnienia ograniczają dostęp do wrażliwej korespondencji, wspierając wymagania RODO i wewnętrznych polityk bezpieczeństwa. Możesz też zdefiniować szablony odpowiedzi, checklisty i reguły przekazywania, aby ujednolicić pracę kancelarii w wielu lokalizacjach.
Integracje z pocztą, skanerami i e-Doręczeniami pozwalają rejestrować dokumenty bez przepisywania danych, a wyszukiwanie po treści przyspiesza odnajdywanie spraw nawet po wielu miesiącach od wpływu.
Efekt: mniej ręcznego pilnowania terminów, większa przewidywalność procesu i lepsza kontrola jakości obsługi.
Nasi klienci mówią o V-Desku
Mitutoyo Polska
Dzięki wykorzystaniu rozwiązania V-Desk możemy skupić się na zadaniach będących istotą naszej działalności, nie tracąc cennego czasu w oczekiwaniu na dokumenty czy ręcznie je rejestrując
Przeczytaj case study >
Jass Board
„Przejście na cyfrowe obiegi zadań i dokumentów było naszym celem, który mogliśmy zrealizować przy profesjonalnym wsparciu firmy Primesoft.”
Mariusz Lisiecki, Menadżer Systemów Informatycznych
Bostik
„Skorzystaliśmy ze wsparcia konsultacyjno-analitycznego firmy Primesoft Polska i jako rezultat naszej współpracy w organizacji uruchomiono system elektronicznego obiegu dokumentów V-Desk. Potwierdzamy implementację rozwiązania w obszarach umów, zamówień oraz faktur, jaki i jego integrację z systemem finansowym Exact. We wszystkich obszarach usprawnione zostały procesy akceptacji i obiegu dokumentów, jak i wzmocniona kontrola na każdym etapie.”
Domost
Doceniamy możliwości platformy V-Desk, jej niezawodność i funkcjonalność, która pozwala nam na oszczędności czasu i zasobów. Zadania takie jak rejestracje dokumentów, czy ich akceptacja zostały zautomatyzowane i obecnie zyskujemy skuteczną kontrolę nad przebiegiem procesu.
Przeczytaj case study >
Rotometal
„Wybraliśmy rozwiązanie V-Desk z uwagi na szerokie możliwości dopasowania rozwiązania do naszych indywidualnych procesów, a także na oferowaną elastyczność systemu w przypadku integracji z systemem SAP”
BMW Dynamic Motors
„Nasza współpraca z firmą Primesoft Polska rozpoczęta w 2021 roku zakładała wprowadzenie rozwiązań mających na celu pełną cyfryzację w zakresie zarządzania procesami biznesowymi.”
Przeczytaj case study >
Grupa Pracuj
„V-Desk to nowoczesne i wydajne rozwiązanie, wyposażone w szereg narzędzi istotnie wpływających na komfort codziennej pracy. Doceniamy elastyczność i skalowalność systemu, dzięki któremu przetwarzanie dokumentów może odbywać się sprawnie i zgodnie z ustalonymi procedurami. Uruchamiając system V-Desk znacząco zredukowaliśmy użycie papierowych dokumentów, a procesowanie i zarządzanie obiegiem faktur i korespondencji w firmie zostało zoptymalizowane.”
Kia Polska
„Dzięki profesjonalnemu podejściu i pełnym zrozumieniu naszych potrzeb rozwiązanie spełnia nasze oczekiwania. V-Desk jest systemem prostym w obsłudze i funkcjonalnym, ale przede wszystkim usprawnia prace wielu osób i zwiększa efektywność działań w firmie.”
JMP Flowers
„Obecnie nie tracimy czasu na szukanie faktur, zażegnaliśmy sytuacje kiedy zadania nie były monitorowane, a odpowiedzialność rozmyta. Z Systemem V-Desk zyskujemy płynność procesowania dokumentów.”
Przeczytaj case study >
Lhoist Bukowa
„System workflow od Pimesoft to prosty sposób by zbierać informacje dotyczące jakości, analizować trendy, identyfikować problemy i podejmować działania korygujące. To pozwala na ciągłe doskonalenie procesów i podnoszenie standardów jakościowych.”
Przeczytaj case study >
Ariadna SA Fabryka Nici
„Przejście na system cyfrowego obiegu dokumentów wiązało się ze zmianami, które wpłynęły korzystnie na funkcjonowanie i przebieg procesów takich jak obieg faktury, zapotrzebowania, zakupy i wnioski pracownicze. System workflow uruchomiony został dla prowadzenia procesów obiegu faktur kosztowych, których przetwarzanych jest około 500 miesięcznie.
Pozytywna współpraca z firmą Primesoft, której celem była cyfryzacja Spółki Ariadna pozwala nam planować rozbudowę systemu V-Desk o kolejne moduły.”
Beata Karbowniczak, Dyrektor Finansowy
SMP Poland
W systemie z łatwością kontrolujemy terminy płatności, weryfikujemy niepożądane błędy, a przede wszystkim odeszliśmy od ręcznej pracy na wielu etapach pracy z fakturą
Przeczytaj case study >
Elplast +
„Oczekiwania wobec cyfryzacji firmy zostały spełnione. Wraz z systemem V-Desk pożegnaliśmy się z papierowym obiegiem dokumentów, co ma pozytywny wpływ na efektywność procesów.”
Renata Rosenbeiger, Główna Księgowa w Elplast+ sp. z o.o.
Autostrada Wielkopolska
„Wdrożyliśmy ten system jako niezależną platformę dostępną do naszych podwykonawców, niezależnych inżynierów i zewnętrznych innych podmiotów. Chcieliśmy usprawnić obieg dokumentów w naszej firmie. Szukaliśmy na rynku programów, które będą proste w obsłudze, ergonomiczne, ale także elastyczne, jeśli chodzi o przyszły rozwój systemów.”
Przeczytaj case study >