Od początku lutego w Polsce obowiązuje krajowy system e-faktur. O systemie KSeF (Krajowy System e-Faktur), elektronicznym obiegu dokumentów oraz narzędziach, które pomagają firmom usprawnić na antenie radia RMF Classic opowiadał Filip Kolendo, współzałożyciel, wiceprezes zarządu oraz CTO w Primesoft Polska. Rozmowę można odsłuchać lub przeczytać.
KSeF jako impuls do cyfryzacji, a nie tylko obowiązek prawny
Czy KSeF to tylko obowiązek prawny, czy także realne usprawnienie procesów finansowych w firmie?
KSeF oczywiście jest obowiązkiem prawnym i formalnym, któremu muszą podołać praktycznie wszystkie firmy w Polsce. Ten przymusowy obowiązek można wykorzystać jako pretekst do informatyzacji, usprawnienia procesów wewnętrznych, posprzątania trochę bałaganu i usprawnienia działania naszej firmy.
Jakie różnice widać dziś między firmami, które potraktowały wdrożenie KSeF tylko jako obowiązek, a tymi, które wykorzystały je do uporządkowania i automatyzacji procesów biznesowych?
Różnice są dosyć oczywiste. Część firm po prostu „odfajkowała” KSeF, traktując go jako pewną zaawansowaną skrzynkę mailową, gdzie wysyłamy i odbieramy faktury. Tak jak wcześniej to robiliśmy w formie papierowej czy w formie wiadomości mailowych. Natomiast część firm faktycznie podeszła do tego zadania w ten sposób, że usprawnia procesy, przyspiesza, optymalizuje, robi krok w kierunku cyfryzacji i automatyzacji po to, żeby ich biznes działał szybciej, sprawniej i taniej.
Cyfrowy obieg dokumentów: mniej chaosu, większa kontrola nad procesami
W jaki sposób cyfrowy obieg dokumentów, w tym faktur z KSeF, może pomóc w lepszej współpracy między działami finansowymi i IT?
Przede wszystkim działy IT i finansowo-księgowe, niezależnie czy wewnętrzne, czy zewnętrzne biura rachunkowe, mają służyć naszemu biznesowi i mają go usprawniać. KSeF jest platformą komunikacyjną, za pomocą której właśnie te zespoły komunikują się z biznesem. Przekazują nam informacje wiarygodnie, szybko i dzięki temu wszyscy gramy w kierunku jednej bramki.
Jednym z narzędzi wspierających zarządzanie dokumentami jest system V-Desk. Jakie problemy w codziennej pracy działów finansowych i IT pomaga on rozwiązać?
Systemy takie jak V-Desk to są platformy cyfrowego obiegu dokumentów. Przede wszystkim porządkują obieg dokumentów i procesów w naszej firmie. Redukują chaos exceli, maili, i innych systemów. Wszystko powinniśmy mieć w jednej platformie, na jednych dashboardach i natychmiast dostępne. Dzięki temu wiadomo, gdzie są dokumenty i kto za te dokumenty w danym momencie odpowiada. To oszczędza czas, redukuje błędy. Dla finansów to jest większa kontrola, a dla zarządów szybsze informacje. Takie systemy pozwalają też zredukować lub zautomatyzować wiele powtarzalnych czynności.
