Już za niespełna miesiąc, 7 kwietnia 2023 roku, zaczną obowiązywać nowe przepisy Kodeksu pracy regulujące pracę zdalną. Nowelizacja Kodeksu pracy z dnia 1 grudnia 2022 roku opublikowana została w Dzienniku Ustaw 6 lutego 2023. Ureguluje ona w sposób kompleksowy kwestie pracy zdalnej i hybrydowej. Jakie najważniejsze postanowienia wprowadza ta ustawa? Jakie wymogi będzie musiał spełnić pracodawca?
Z tego artykułu dowiesz się:
Dlaczego praca zdalna wymagała uregulowania?
Przez ostatnie 3 lata zmieniła się rzeczywistość na rynku pracy. Powodem był stan pandemii, kiedy nowe modele pracy zdalnej i hybrydowej stały się koniecznością. Obecnie upowszechniły się one do tego stopnia, że w zasadzie są normą. Sami pracownicy pytają, czy jest możliwość pracy zdalnej, gdy składają swoje dokumenty aplikacyjne. To spowodowało konieczność uregulowania prawnego tej kwestii.
Co to jest praca zdalna?
Ustawa definiuje czym jest praca zdalna popularnie nazywana także home office. Wedle nowej definicji praca zdalna to wykonywanie obowiązków w całości lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą (konieczne jest złożenie odpowiedniego wniosku), w tym w miejscu zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.
Według nowego prawa pracować zdalnie można w całkowitym wymiarze lub hybrydowo (częściowo w domu, częściowo w firmie).
Jakie skutki ma tak zdefiniowana praca zdalna?
Kluczowym aspektem tej definicji jest to, że miejsce wykonywania pracy jest uzgodnione z pracodawcą. W sytuacji, w której miejsce pracy zostaje określone przez pracodawcę, nie możemy mówić o pracy zdalnej. W praktyce oznacza to, że pracownik w godzinach wykonywania pracy musi przebywać w miejscu, które określił jako miejsce pracy. Jeżeli bez uzgodnienia je zmienia np. na restaurację czy dom rodziny, wówczas będzie to niezgodne z przepisami prawa.
Komentarz ekspertki Primesoft
„Nowelizacja Kodeksu pracy na stałe wprowadza pracę zdalną jako formę świadczenia pracy, wypierając tym telepracę. Zgodnie z ustawą, pracodawca zobowiązany jest do umożliwienia pracownikom składania wniosków o pracę zdalną w formie papierowej lub elektronicznej. W V-Desk dostępna jest funkcja, która pozwala na sprawne zarządzanie wnioskami. System dostarcza również cały wachlarz rozwiązań, pozwalający na efektywne świadczenie pracy na odległość.”
Paulina Nowak
HR Team Lead w Grupie Primesoft
Jakie nowe obowiązki związane z pracą zdalną będą mieli pracodawcy?
Na podstawie nowelizacji ustawy, pracodawcy będą mieli dodatkowe obowiązki z niej wynikające.
Do najważniejszych z nich należy zaliczyć:
- dostarczenie i instalację, naprawy i konserwację narzędzi pracy, do których należy zaliczyć wszystkie urządzenia techniczne niezbędne do wykonywania pracy zdalnej albo pokryć konieczne koszty z tym związane. Po stronie pracodawcy jest również koszt energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej,
- zapewnienie materiałów potrzebnych do realizowania pracy zdalnej,
- pokrywanie innych kosztów, które są bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej o ile zwrot takich kosztów został uwzględniony w dokumentach związanych z pracą zdalną,
- zapewnić wsparcie techniczne oraz szkolenia niezbędne do wykonywania pracy zdalnej,
- określenie wysokość ekwiwalentu pieniężnego za wykorzystywanie np. prywatnego laptopa pracownika oraz innych materiałów niezapewnionych przez pracodawcę.
Wniosek o pracę zdalną pracownik będzie mógł złożyć w formie papierowej lub elektronicznej. Formę zgłoszenia będzie określał regulamin wewnętrzny w firmie.
Okazjonalna praca zdalna
Nowe regulacje ustawowe wprowadzają pojęcie „okazjonalnej pracy zdalnej”. Obejmie ona 24 dni w roku kalendarzowym. Pracownik będzie mógł złożyć wniosek o okazjonalną pracę zdalną zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej. O okazjonalną pracę zdalną będzie mógł wystąpić tylko i wyłącznie pracownik.
W przypadku tej formy wyłączone zostają poniższe obowiązki pracodawcy:
- pokrycia przez pracodawcę kosztów pracy zdalnej,
- zapewnienia pracownikowi narzędzi oraz materiałów,
- regulowanie zasad jej wykonywania w przepisach wewnętrznych firmy
Okazjonalna praca zdalna ma umożliwić większą elastyczność realizacji pracy i być wykorzystywana doraźnie. Wymaga jednak wydania zgody przełożonego.
W jaki sposób może pomóc V-Desk?
System V-Desk obsługuje w sposób kompleksowy wszystkie procesy kadrowe w firmie.
Jednym z modułów V-Desk jest ewidencja obecności pracowników. System V-Desk posiada także funkcje zgłaszania pracy zdalnej, urlopów czy delegacji oraz prowadzenia e-Teczki Pracowniczej. Szerokie możliwości pomogą w pełni optymalizować i automatyzować elektroniczny obieg dokumentów i procesy w organizacji. Dodatkowo system V-Desk posiada także inne narzędzia wspierające efektywną pracę zdalną, jak chociażby wirtualne pokoje V-Room czy praca online w chmurze. W ten sposób V-Desk idealnie wpisuje się w nowe wymogi ustawowe, a jednocześnie pozwala na w pełni efektywną pracę z dowolnego miejsca.
Porozmawiaj z nami o tym jak możemy Ci pomóc
