Rok 2025 rokiem przygotowań do obowiązkowego KSeF

Nowe rozwiązania prawne w zakresie KSeF

Na podstawie tych konsultacji udało się zidentyfikować obszary obowiązkowego KSeF, które powinny zostać zmienione lub uproszczone. Dlatego nowe propozycje Ministerstwa Finansów odnośnie zmian legislacyjnych oraz przyjętych rozwiązań technicznych uwzględniają postulaty oraz oczekiwania przedsiębiorców.

1. Wprowadzenie obowiązkowego KSeF dla wszystkich podatników (dla podatników czynnych i podatników zwolnionych z VAT), z uwzględnieniem etapowania:
   – od 1 lutego 2026 dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2025 roku 200 mln zł,
   – od 1 kwietnia 2026 dla pozostałych przedsiębiorców.
2. Odroczenie do 31 lipca 2026 wprowadzenia takich rozwiązań jak:
   – odroczenie terminu wymogu podania numeru KSeF w płatnościach za e-faktury. Dotyczy to również faktur, za które płatność jest dokonywana w mechanizmie podzielonej płatności,
   – utrzymanie dodatkowego odroczenia KSeF w odniesieniu do faktur wystawianych z kas rejestrujących,
   – utrzymanie dodatkowego odroczenia terminu w zakresie kar za nieprzestrzeganie obowiązków KSeF.
3. Umożliwienie stosowania tzw. trybu offline do końca 2026 roku przez wszystkich podatników.
4. Dopuszczenie wystawiania faktur konsumenckich w KSeF. Oznacza to, że do wystawienia faktury konsumenckiej w KSeF nie będzie wymagana zgoda konsumenta. Jednakże, jak dotychczas, samo wystawienie faktury na rzecz konsumenta będzie wymagało uprzedniego zgłoszenia żądania wystawienia takiego dokumentu przez nabywcę
5. Zapewnienie w okresie przejściowym (do 30 września 2026) podatnikom „wykluczonym cyfrowo” możliwości wystawiania faktur w dotychczasowej formie, gdzie skala i wartość wystawianych faktur jest niewielka.
6. Zapewnienie rozwiązań prawnych odpowiadających celowi wyrównania środowisk KSeF, czyli wprowadzenie pełnych funkcjonalności technicznych systemu obowiązkowego przed datą wejścia w życie przepisów, które nakładają na podatników obowiązek wystawiania faktur w KSeF.

Nowe rozwiązania biznesowe w zakresie KSeF

W trakcie konsultacji z przedsiębiorcami zostały także poruszone zagadnienia związane ze strukturami logicznymi faktur. Nowa wersja struktury zostanie wdrożona jeszcze przed terminem obowiązkowego KSeF, aby zapewnić stabilny proces jej implementacji w narzędziach do e-fakturowania. W projekcie ustawy znajdują się propozycje zawierające:

• modyfikację struktury logicznej e-faktury m.in. w zakresie zasad wskazywania terminu płatności,
• wprowadzenie obowiązku oznaczania „JST” w celu zapewnienia dostępu do faktur jednostkom podległym JST,
• usprawnienia i inne drobne modyfikacje struktury zgłoszone podczas konsultacji,
• umożliwienie przesyłania załączników do faktur dla branż wystawiających faktury o złożonym zakresie danych,
• wprowadzenie nowej roli – „pracownik”, która ma wpływ na obszar identyfikacji faktur związanych z tzw. wydatkami pracowniczymi, co może mieć znaczenie zarówno w kontekście ewidencji podatkowej oraz rozliczania takich wydatków w firmach.
  

Faktura z załącznikiem w KSeF

Pierwotne założenia Krajowego Systemu e-Faktur nie dawały możliwości przesłania do systemu faktury wraz z załącznikami. Dla niektórych branż było to absolutnie niedopuszczalne i na mocy wspomnianych już tutaj wielokrotnie konsultacji udało się dojść do porozumienia. Możliwość przesyłania do KSeF faktury z załącznikiem będzie stanowiła dodatkową funkcjonalność systemu. Z tego względu rozwiązanie nie wymaga przeprowadzenia dodatkowych zmian legislacyjnych, a przesyłanie załączników do KSeF nie będzie obowiązkowe.

Struktura logiczna e-faktury zostanie rozbudowana o dodatkowy, fakultatywny węzeł Zalacznik. Charakteryzuje się on możliwością elastycznego wskazywania złożonych w nim danych, specyficznych dla różnych branż. Najważniejsza jest tu możliwość utworzenia załącznika, który zawiera w sobie tabele o różnych wymiarach. To jest rozwiązanie uniwersalne, które pozwala na dostosowywanie wymiarów tabeli do indywidualnych potrzeb przedsiębiorcy.

Co może być załącznikiem do faktury w KSeF?

Załączniki będą służyły prezentowaniu w nich rozbudowanych danych podatkowych w zakresie ceny, miary i ilości. Na przykład szczegółowe dane dotyczące zużycia wg poszczególnych punktów poboru energii. Dane te mogą być połączone z danymi specyficznymi dla danej branży, jednak załączniki nie będą służyły do przekazywania informacji o charakterze handlowym, marketingowym lub biznesowym.

Wysyłki faktury z załącznikiem, czyli z wypełnionym węzłem Zalacznik, będzie mógł dokonać podmiot lub osoba posiadająca uprawnienie do wystawiania faktur, ale pod warunkiem, że podatnik złożył wcześniej zgłoszenie w sprawie przesyłania faktur z załącznikiem do KSeF i zgłoszenie zostało zaakceptowane.

Maksymalny rozmiar pliku faktury z załącznikiem przesyłanego w ramach pojedynczej wysyłki będzie wynosił 3 MB. Nie ulegnie natomiast zmianie maksymalny rozmiar faktury nieposiadającej załącznika, który wynosi 1 MB.

Faktura z załącznikiem będzie przesyłana do KSeF na podobnych zasadach jak faktura bez załącznika. Możliwa będzie wysyłka pojedynczej faktury jak i wysyłka zbiorcza. Faktura z wypełnionym elementem Załącznik będzie przechowywana w systemie KSeF przez okres 10 lat od końca roku, w którym została wystawiona. Tak samo jak faktura bez załącznika.

V-Desk w 100% dostosowany do zmian w platformie KSeF

Zmiany w krajowej platformie wpływają również na moduł KSeF w systemie V-Desk. Jest on na bieżąco aktualizowany, aby być w 100% dopasowanym do Krajowego Systemu e-Faktur. Dzięki temu klienci, którzy zdecydują dobrze i wybiorą V-Desk mają pewność, że otrzymają produkt, który jest idealnie kompatybilny z platformą KSeF.

Moduł KSeF w systemie V-Desk jest dostępny w dwóch modelach wdrożeń. Jeden z nich to dedykowany system V-Desk, a drugi to V-Desk GA, czyli biblioteka gotowych procesów, nazywanych aplikacjami.

V-Desk to narzędzie low-code. Model wdrożenia polega na projektowaniu procesu na potrzeby klienta. Każdy element jest w 100% dostosowany do potrzeb organizacji. Jest on dedykowany firmom, które informatyzują bardzo indywidualne procesy, charakterystyczne tylko dla nich.

V-Desk GA to z kolei narzędzie no-code. Ten model wdrożenia oparty jest na bibliotece gotowych aplikacji. Wybór aplikacji z biblioteki gwarantuje skorzystanie z gotowych, dobrych praktyk wielu innych organizacji, ale ich dostosowanie do potrzeb danej firmy jest możliwe tylko w ściśle określonych miejscach i zakresie. Jest on dedykowany przedsiębiorstwom, które są gotowe na większy kompromis w stosunku do standardowych rozwiązań rynkowych

Wybór odpowiedniego modelu wdrożenia uzależniony jest od indywidualnych potrzeb klientów. Dlatego w tej sytuacji najlepiej umówić się na indywidualne spotkanie z ekspertami Primesoft Polska.