Obieg umów
program do zarządzania umowami w V-Desk
Moduł umowy systemu V-Desk to efektywna współpraca nad procesem zawarcia kontraktu.
Od momentu przygotowania dokumentu, poprzez finalizowanie uzgodnień i akceptacje daje łatwość zarządzania całym procesem w jednym miejscu.
V-Desk umowy to również elektroniczne repozytorium, czyli jedno uporządkowane miejsce przechowania, ewidencjonowania i archiwizacji dokumentów kontraktowych.
Czy znasz te problemy dotyczące zarządzania umowami w firmie?
Akceptacja umowy i ustalenie jej zapisów trwa zbyt długo
Być może umowa utknęła na jednym z etapów albo utracone zostały jej zapisy. Unikniesz tych problemów dzięki cyfrowemu obiegowi umów.
Zawsze na bieżąco będzie znany aktualny status umowy oraz wiadomy etap, na którym jest dokument. V-Desk to przejrzysta ścieżka przypisanych zadań i już wiadomo kto pracuje nad dokumentem.
Ręcznie wyszukiwane informacje z umów w katalogach
Potrzebujesz szybko informacji o zapisach w umowie, upływających terminach.
System centralizuje dokumenty i pozwala na łatwe i szybkie pełnotekstowe wyszukiwanie informacji w dokumentach.
Brak dopilnowania terminów lub warunków wynikających z umowy
Dzięki alertom i powiadomieniom nie ma potrzeby pilnować terminów. System zrobi to za Ciebie. Dzięki dowolnie ustawionym notyfikacjom system powiadomi o zbliżających się płatnościach czy zakończeniu terminu umowy.
Zmiany warunków umów modyfikowane aneksami wprowadzane do systemu dają pełny obraz sytuacji bez konieczności sprawdzania i szukania informacji.
Co zyskujesz wprowadzając obieg i archiwizacje umów V-Desk?
Sprawniejsza i zautomatyzowana rejestracja dokumentów. Wykorzystanie funkcji OCR przy rejestracji umów zarówno ze skrzynek mailowych jak i zeskanowanych plików
Kontrola cashflow poprzez możliwość zaplanowania fakturowania i nadzór nad płatnościami wynikającymi z zawartej umowy.
Obsługa podpisu elektronicznego w umowach. System odczytuje informację o każdym rodzaju podpisu cyfrowego
Zawsze aktualne dane. Dzięki powiązaniu umów i aneksów w jednym systemie zmiany zapisów, terminów są na bieżąco aktualizowane
Ochrona przed zniszczeniem, zagubieniem i nadzór nad bezpieczeństwem danych przed niepowołanymi osobami lub ich utratą.
Zapewniasz wysoki standard bezpieczeństwa informacji, zarówno na etapach uzgodnień zapisów, przechowania i archiwizowania dokumentów kontraktowych.
Stały nadzór nad statusem kontraktu, realizacją zapisów umowy i możliwość szybkiej weryfikacji dzięki systemom powiadomień i alertów
Aplikacja usprawnia prace działów prawnych, zespołów projektowych, sprzedażowych. Sprawdzi się w każdej firmie, ponieważ umowy są ważnym elementem biznesowej działalności niezależnie od wielkości i branży.
Bezpieczny dostęp do umów z dowolnego miejsca.
Funkcje wpływające na większą efektywność codziennej pracy z umowami
przypomnienia i alerty – kaskadowość powiadomień gwarantuje, że zadania nie pozostają nieobsłużone
wyszukiwanie za pomocą filtrów: zarówno pełnotekstowe, jak i według zadanych parametrów
przypisywanie uprawnień
nadawanie odpowiedzialności za zadanie, np. nadzór nad umową
archiwizacja według kategorii umów
tworzenie/dodawanie ulubionych raportów
Elektroniczny obieg umów w V-Desk i V-Desk GA
Zaletą systemu V-Desk są jego możliwości dopasowania do specyfiki procesu. Wówczas konfigurujemy rozwiązanie w oparciu o szczegółową analizę.
Natomiast dla firm, której potrzeby w zakresie obiegu i repozytorium umów nie odbiegają od standardowych założeń mamy rozwiązania gotowe do natychmiastowego zastosowania.
Zintegrujemy V-Desk z Twoimi systemami
Zaletą systemu V-Desk jest możliwość integracji z właściwie każdym systemem informatycznym. Nie ma na rynku firmy, która nie korzystałaby już z jakiegoś oprogramowania. Cała magia polega na tym, aby wszelkie programy wykorzystywane w firmie tak zintegrować z V-Desk, aby usprawnić procesy biznesowe w danej organizacji.
FAQ o zarządzaniu umowami przy zastosowaniu V-Desk
Tak. Dostępne są zawsze aktualne wersje wprowadzanych zmian lub możliwość powrotu do poprzedniej wersji.
V-Desk to miejsce pracy nad projektem i realizacją umowy, zapewniające edycję dokumentów z zastosowaniem pakietu MS Office 365. W jednym miejscu w systemie wprowadzasz komentarze, uwagi i pracujesz na aktualnej wersji umowy.
Mechanizm generowania dokumentów ArthurDoc naszej autorskiej aplikacji to możliwość sprawnego i szybkiego przygotowania nawet setek dokumentów. Wystarczy przygotowany wsad danych, a szablony uzupełniają się same. Wykorzystując gotowe szablony oszczędzasz czas i zapewniasz jednolity wzór dokumentów firmowych. Więcej na podstronie Arthurdoc
Dokumenty mogą być przekazywane pomiędzy pracownikami posiadającymi konta dostępowe do aplikacji umowy w systemie V-Desk. Istnieje też V-Room, zwiększający możliwości współpracy przy zachowaniu wysokiego progu bezpieczeństwa danych. Aplikacja pozwala usprawnić komunikację z zewnętrznymi użytkownikami jak partnerzy, kancelarie prawne i finalizować umowy z kontrahentami za pomocą platformy V-Room.
W systemie przeprowadzisz procesowanie umowy od momentu przygotowania dokumentu, przez akceptację i elektroniczne zatwierdzanie każdym rodzajem cyfrowego podpisu. Primesoft Sign to wbudowana aplikacja umożliwiająca podpisywanie bezpośrednio w systemie. Takie rozwiązanie pozwala na podpisywanie bez przełączania się pomiędzy aplikacjami, czy też kłopotliwego zapisywania plików do podpisu w innym miejscu.
Pełniąc funkcję cyfrowego rejestru umów, w miejsce katalogów na dysku czy tradycyjnych segregatorów na półce, aplikacja wspomaga zarządzanie umowami. Stanowi centralną bazę informacji.