Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej, to obowiązek prawny każdego pracodawcy. Jest on regulowany przepisami, a za nieprzestrzeganie grozi kara grzywny, w wysokości nawet 30 tysięcy złotych. Zachęcamy do poznania zasad prawidłowego prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej.
Z tego artykułu dowiesz się:
Dokumentacja pracownicza – co to jest?
Dokumentacja pracownicza, to zbiór indywidualnych dokumentów, dotyczących każdego zatrudnionego pracownika.
Prowadzenie dokumentacji pracowniczej jest uregulowane prawnie i stanowi obowiązek każdego pracodawcy, zatrudniającego pracownika na podstawie umowy o pracę, powołania, mianowania, wyboru lub spółdzielczej umowy pracę.
Pracodawca, który nie prowadzi lub nie przechowuje dokumentacji pracowniczej albo pozostawia ją w warunkach, które grożą zniszczeniem lub uszkodzeniem dokumentów, może zostać ukarany grzywną od 1000 zł do 30 000 zł, na wniosek inspektora pracy.
Potrzebujesz informacji jak prawidłowo prowadzić dokumentacją pracowniczą w Twojej firmie? Porozmawiaj z ekspertem.
Co wchodzi w skład dokumentacji pracowniczej?
Dokumentacja pracownicza zawiera:
- Akta osobowe pracowników, składające się z pięciu części:
- Część A – to oświadczenia lub dokumenty, które dotyczą danych osobowych, są gromadzone w związku z ubieganiem się o pracę, są to również skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie z badań wstępnych, okresowych i kontrolnych.
- Część B – to oświadczenia lub dokumenty, które dotyczą nawiązania stosunku pracy i przebiegu okresu zatrudnienia pracownika.
- Część C – to oświadczenia lub dokumenty, które są związane z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy.
- Część D – to odpis złożonego zawiadomienia o ukaraniu pracownika lub inne dokumenty, związane z poniesioną przez pracownika odpowiedzialnością porządkową lub określoną w innych przepisach, przewidujących usunięcie kary po upływie danego okresu.
- Część E – to dokumenty, które są związane z kontrolą trzeźwości lub obecności środków działających podobnie do alkoholu, w organizmie pracownika.
- Dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.
Rozporządzenie dotyczące dokumentacji pracowniczej
§
Przepisy, dotyczące obowiązku prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej, są uregulowane w:
- Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r. poz. 2369).
- Ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeksu Pracy (Dz.U. z 2023 r. poz. 1465).
Jak prawidłowo prowadzić dokumentację pracowniczą?
Dokumentację pracowniczą należy przechowywać w sposób, który gwarantuje zachowanie poufności, jak również integralności i kompletności, a także chroni ją przed utratą dostępności w warunkach, które nie zagrażają dokumentom, powodując ich uszkodzenie lub zniszczenie.
Dokumentacja pracownicza, w postaci papierowej, powinna być przechowywana w pomieszczeniu, do którego nie mają dostępu osoby nieupoważnione, a także panują w nim odpowiednie warunki, m.in. w zakresie wilgotności i temperatury.
Dopuszczalne jest także prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej.
Przechowywanie dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej
Jest to możliwe, pod pewnymi warunkami:
- Należy sporządzić odwzorowania cyfrowe dokumentów, tworząc np.: skany. Można przeprowadzić ten proces dla byłych i obecnych pracowników, niezależnie od okresu rozpoczęcia pracy i przechowywania akt.
- Zeskanowane dokumenty muszą zostać podpisane podpisem kwalifikowanym osoby upoważnionej, co stanowi potwierdzenie zgodności odwzorowania cyfrowego z papierowym dokumentem.
Prowadzenie dokumentacji pracowniczej, w postaci elektronicznej, jest także uregulowane przepisami z Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, w §9 i §10.
Dokumentację pracowniczą w formie elektronicznej należy prowadzić i przechowywać w systemie teleinformacyjnym, który zapewnia jej:
zabezpieczenie przed uszkodzeniem, utratą i nieuprawnionym dostępem
stały dostęp osobom upoważnionym
skuteczne wyszukiwanie dokumentacji, na podstawie metadanych
wydawanie części lub całości dokumentacji w sposób zgodny z przepisami
integralność treści i metadanych, umożliwiającą zabezpieczenie przed wprowadzaniem zmian
identyfikację osób z dostępem do dokumentacji i rejestrowanie zmian przez nie dokonanych
Moduł Ewidencja zastępuje tradycyjne formy weryfikacji obecności pracowników i stanowi intuicyjne miejsce ewidencjonowania czasu pracy.
Zabezpieczenie dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej
Dokumentację pracowniczą elektroniczną uznaje się za prawidłowo zabezpieczoną, gdy mają do niej dostęp wyłącznie osoby upoważnione, jest chroniona przed przypadkowym lub nieuprawnionym zniszczeniem, a jej przechowywanie i prowadzenie odbywa się z zastosowaniem odpowiednich metod i środków ochrony dokumentacji, których skuteczność jest powszechnie uznawana, w czasie ich stosowania.
Aby dokładnie zabezpieczyć dokumentację, należy:
- Systematycznie analizować zagrożenia.
- Opracowywać i stosować procedury zabezpieczające dokumentację i systemy przetwarzania, w tym również procedury dostępu, tworzenia kopii zapasowych i ich przechowywania.
- Stosować środki bezpieczeństwa, które są adekwatne do występujących zagrożeń.
- Kontrolować na bieżąco funkcjonowanie wszystkich sposobów zabezpieczenia, na poziomie organizacyjnym i techniczno-informatycznym oraz okresowo dokonywać oceny skuteczności tych sposobów.
- Przygotować i realizować plany przechowywania dokumentacji przez długi czas, uwzględniając jej przeniesienie na nowe informatyczne nośniki danych oraz nowe formaty danych, jeśli jest to wymagane do zapewnienia ciągłości dostępu do dokumentacji pracowniczej.
Przechowywanie dokumentacji pracowniczej – przez jaki czas?
Obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej byłych pracowników, których stosunek pracy został zakończony, trwa:
- 10 lat – jeśli pracownik został zatrudniony od 1 stycznia 2019 roku i później.
- 10 lat – jeśli pracownik został zatrudniony w latach 1999-2018, ale pod warunkiem złożenia przez pracodawcę do ZUS, za wszystkie osoby zatrudnione w tym okresie, oświadczenia ZUS OSW oraz raportu informacyjnego ZUS RIA. Ważne – okres 10 lat rozpocznie się od ostatniego dnia w roku, w którym zostanie złożony raport informacyjny.
- 50 lat – jeśli pracownik został zatrudniony przed 1 stycznia 1999 roku, bez znaczenia jest kwestia, czy dana osoba wciąż pozostaje zatrudniona, czy jej stosunek pracy został zakończony.
Dla dokumentacji, która jest objęta 10-letnim obowiązkiem przechowywania, okres ten liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy z wybranym pracownikiem został rozwiązany lub wygasł.
Dla dokumentacji, która jest objęta 50-letnim obowiązkiem przechowywania, okres liczy się od dnia ustania stosunku pracy.
Kiedy można zniszczyć dokumentację pracowniczą?
Dokumentację pracowniczą można zniszczyć, w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści, w terminie do 12 miesięcy po upłynięciu okresu, przeznaczonego na odbiór dokumentacji przez pracownika.
Pracownik ma prawo odebrać swoją dokumentację pracowniczą w terminie do końca miesiąca kalendarzowego, który nastąpi po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej.
Co ważne, w zakresie 50-letniego obowiązku prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej, przepisy w żaden sposób nie regulują zasad odbioru dokumentacji przez byłego pracownika!
Dokumentacja pracownicza w systemie V-Desk
Dobrym sposobem na prawidłowe prowadzenie dokumentacji pracowniczej jest moduł e-teczka w systemie V-Desk. Jest on wyposażony we wszystkie części składowe dokumentacji pracowniczej i posiada zgodność z Rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10.12.2018 roku.
Wielu naszych klientów wskazuje, że przechowywanie dokumentów kadrowych w formie cyfrowej staje się łatwiejsze i sprawniejsze. V-Desk pozwala bowiem na przygotowanie automatycznych alertów przekazywanych np. na skrzynkę mailową. Dotyczą one terminów ważnych dla uprawnień pracowników, takich jak koniec badań okresowych, koniec ważności szkoleń BHP, umowy o pracę, alerty dotyczące końca urlopu macierzyńskiego czy wychowawczego. Przy okazji warto również zapoznać się z innymi modułami systemu V-Desk, które usprawniają pracę działów kadr i HR. Dowiedz się więcej o: delegacjach oraz urlopach.
