Cyfryzacja coraz mocniej zmienia sposób pracy działów finansowych, księgowości i IT. Krajowy System e-Faktur dla wielu firm oznacza przede wszystkim konieczność dostosowania się do nowych wymogów, ale może być także impulsem do uporządkowania obiegu dokumentów, automatyzacji procesów i lepszego wykorzystania danych w codziennym zarządzaniu organizacją.
O tym, jak podejść do KSeF w praktyce, dziennikarz RMF FM Marcin Jędrych rozmawiał z Filipem Kolendo, współzałożycielem, wiceprezesem zarządu i CTO Primesoft Polska. W rozmowie pojawiły się m.in. tematy elektronicznego obiegu dokumentów, automatyzacji pracy z fakturami, roli sztucznej inteligencji w przetwarzaniu danych oraz znaczenia systemu V-Desk dla działów finansowych i IT.
Treść rozmowy możesz odsłuchać lub przeczytać. Wybór należy do Ciebie.
KSeF jako obowiązek, ale też impuls do cyfryzacji
Marcin Jędrych, RMF FM: Zacznijmy od rozszyfrowania tego magicznego skrótu jak Krajowy System e-Faktur, który części przedsiębiorców kojarzy się z obowiązkiem prawnym, bo tak to w rzeczywistości przecież już od 1 kwietnia wygląda. Ale też, czy tego typu obowiązek może być też takim realnym impulsem do tego, żeby usprawnić procesy finansowe w firmie?
Filip Kolendo, CTO Primesoft Polska: Tak, faktycznie KSEF już na dobre zagościł na polskiej scenie gospodarczej. Wspomniał pan o 1 kwietnia, tak naprawdę od 1 lutego wystartowaliśmy z KSeF-em. 1 kwietnia to była ta druga data, druga tura, gdzie obowiązek dołączenia do KSeF miały kolejne firmy. I praktycznie, faktycznie od 1 kwietnia wszystkie przedsiębiorstwa, z drobnymi wyjątkami, są już zobowiązane na 100% brać udział właśnie w obiegu faktur poprzez system KSEF.
I są dwa podejścia. No przede wszystkim KSeF jest oczywiście systemem narzuconym przez legislację, przez prawo. I wszystkie firmy muszą się do tego dostosować, czy im się to podoba, czy im się to nie podoba. I są te dwie drogi podejścia. Jedna to jest zrobić takie absolutne minimum, spełnić te wymagania legislacyjne. A druga to spróbować wykorzystać ten obowiązek, czy spróbować wykorzystać ten impuls do takiego usprawnienia, automatyzacji, przyspieszenia prac. No bo KSEF w założeniu właśnie miał dwa cele. Po pierwsze oczywiście fiskalny i kontroli firm, ale po drugie dać ten impuls do cyfryzacji.
Chcę dopytać o to, że ten właśnie proces jakby tego przejścia na ten system cyfrowy, no to w dzisiejszych czasach wydaje się to dość naturalne, bo trudno sobie wyobrażać, że jeszcze przez kolejnych kilka czy kilkanaście lat będziemy cały czas w tym papierowym obiegu. To jest taki kierunek, który wydaje się dość oczywisty w sytuacji, w jakiej dzisiaj jesteśmy jako państwo, jako ludzie nawet w XXI wieku.
No z jednej strony to wydaje się naturalne. Zwłaszcza z mojej perspektywy, czyli osoby, która działa w firmie technologicznej, to faktycznie patrzymy na ten papier jako już na taką przeszłość. Coś co odchodzi do lamusa, ale trzeba spojrzeć szerzej na rynek i dla wielu firm, zwłaszcza tych mniejszych, to nie jest takie zupełnie naturalne.Te firmy chciałyby się skupić na tych swoich przedmiotach działalności i ten KSeF traktują troszeczkę jako takie dodatkowe utrudnienie i ten papier im aż tak bardzo nie przeszkadzał, więc to chyba zależy od punktu widzenia i od takiej dojrzałości firmy.
Warto by było porozmawiać o tych różnicach, jakie są dzisiaj między firmami, które no właśnie potraktowały KSeF, tak jak pan powiedział, tylko jako obowiązek, czyli to niezbędne minimum, ale też są takie, które wykorzystały do uporządkowania tych systemów automatyzacji procesów biznesowych, bo no może czasami ktoś nie jest przekonany, że to jest wartościowe albo cenne, albo też na przykład zaoszczędzi trochę czasu w firmie, ale jak już jest obowiązkowe, no to po prostu czasami nie ma wyjścia i trzeba się do tego jakoś przyłożyć.
Ten impuls jest z wielu poziomów ważny.No pierwsze, że on faktycznie podnosi świadomość też osobom zarządzającym, a po drugie w większości firm i trochę słusznie, księgowo się traktowana jednak jako ta część służalcza do głównej działalności, do głównego biznesu, stąd budżety dopiero w ostatniej kolejności są kierowane na informatyzację, na usprawnienia w tym obszarze i firmy wolą się skupiać na tych obszarach, które przynoszą przychód po prostu, a nie na tych obszarach administracyjnych.
I to jest trochę smutne. Czasem w takich sytuacjach, kiedy się na to patrzy z takiej nawet ludzkiej perspektywy, że ta księgowość…
Z jednej strony to jest smutne, ale z drugiej strony to jest na tyle naturalne, że po prostu chyba należy do tego przywyknąć.
Ale może kiedyś się to zmieni właśnie, że jakby te poziomy szanowania pracowników, czy też przestrzeni, w których funkcjonują, to będą na tyle właśnie już wyrównane, że może ten KSeF właśnie w tym pomoże.
I ten KSeF tak można wykorzystać. Tak jak mówię, z poziomu zarządu czasami łatwiej dorzucić jedną czy dwie osoby do tych prac administracyjnych, do żmudnego przepisywania danych i wklepywania niż inwestować w system informatyczny, wprowadzenie projektu, który nie jest w tej pierwszej kolejności odśnieżania na biurku decydentów. Więc tak, ten impuls, który został nadany przez legislację i to od razu trzeba powiedzieć nie tylko krajową, ale europejską, bo ten KSeF w Polsce był wdrożony faktycznie dosyć szybko, ale nawet gdybyśmy nie wdrażali go w tym pierwszym okresie, bo jesteśmy jako Polska pionierem powiedzmy wdrożenia tych systemów, to i tak byśmy byli zmuszeni przez rozwój Unii Europejskiej i tą legislację, żeby tego typu system wdrożyć. No nie ma ucieczki od cyfryzacji, od zmieniającego się świata. Stąd faktycznie dobrze wykorzystać te impulsy po prostu, a nie tylko spełnić minimum.
Automatyzacja procesów finansowych, od OCR do KSeF
Użyłem takiego wcześniej sformułowania automatyzacja procesów biznesowych. To jest taki zwrot, który jest bardzo szeroki, ale też warto być może go trochę rozszerzyć, żeby też uzmysłowić słuchaczom na czym polega tak właściwie ta automatyzacja. Co to ma być?
W takim pierwszym kroku, żeby faktycznie zejść na ziemię, to możemy zautomatyzować wprowadzanie danych do systemów finansowo-księgowych i zredukować błędy z tym związane i zredukować koszty związane np. z wysyłaniem faktury. A tu o fakturach właśnie mówimy. Czyli w tej epoce papierowej, która była jeszcze przed 1 lutego, to każda transakcja biznesowa, każda sprzedaż była dokumentowana dokumentem papierowym. Część firm już to robiła w formie maili, w PDF-ach, no ale papier był wszechobecny. Strona sprzedająca wprowadzała tam dane, a strona kupująca no musiała te dane z tych dokumentów papierowych po prostu przepisać.
Były popularne te OCR-y, które czytały faktury. Były takie systemy, które wprowadzały te faktury prawie że automatycznie przez jakiś czas.
O tak. Jeżeli już właśnie firmy były świadome, że to jest proces, który zajmuje dużo czasu i który może powodować błędy i w firmach, gdzie tych dokumentów było dużo, to już wtedy wdrażały takie rozwiązania właśnie jak OCR, czyli optyczne rozpoznawanie tych dokumentów i żeby te dane się przepisywały automatycznie. Natomiast OCR-y nie są bezbłędne, to też jest technologia, która kosztuje. Jest kłopotliwa, bo wszyscy przecież wiemy, że szablonów faktur to co nasz kontrahent, co sprzedawca, to ma inny pomysł na to, jakie dane na tej fakturze umieścić, w jakiej kolejności pola, gdzie wprowadzić swoje logo, gdzie jakiś tam nadruk marketingowy.
Gdzie jeszcze numer konta, równie ważny.
W którym miejscu jest numer konta. No i to wszystko powoduje, że tym systemom automatycznym OCR-om nie tak prosto było to przepisywać. Ludziom również nie tak prosto było to przepisywać. No i właśnie teraz, gdy spojrzymy na te procesy, jak to się odbywało jeszcze przed 1 lutego czy przed 1 kwietnia, no to to się tak odbywało. Albo całkowicie ręcznie, albo półautomatycznie, czyli ktoś ten dokument odbierał z maila lub skanował z poczty jak ten dokument przyszedł w kopercie, lub ktoś go przyniósł, jakiś pracownik. Wprowadzał do systemu tam OCR, tego OCR-a trzeba było sprawdzać, trzeba było poprawiać błędy, które się na tym rozpoznawaniu zdarzały. No i to zajmowało czas i było źródłem błędów, no bo ten proces nie był bezbłędny.
No i KSeF w założeniu ma to zmienić. W tej chwili każdy sprzedawca przesyła nam dane w jednym formacie, w sposób elektroniczny, gdzie dla systemów w teorii nie ma możliwości popełnienia błędów. I to jest potencjalnie duża oszczędność czasu. Oczywiście ta oszczędność czasu jest tym większa, im więcej faktur do nas przychodziło. No bo jeżeli byliśmy odbiorcą pięciu faktur, no to umówmy się na jednej fakturze nawet pięciu minut, to nam biznesu nie zmieni.
Dlaczego samo wdrożenie KSeF to za mało?
Tak, to jest dwa łyki kawy, ale może też warte tego. Teraz jak już przeszliśmy na ten etap, w którym no wiadomo ten system KSeF jest obowiązkowy dla zdecydowanej większości przedsiębiorców od 1 kwietnia, tak jak wspominałem, to teraz to powoduje, że może są takie obszary w działach finansowych podmiotów, które działają w obiegu gospodarczym w Polsce, które też zmieniają się dzięki tej cyfryzacji faktur i tej integracji z KSeF. No bo to też trochę jest jeden krok jest obowiązkowy, ale za tym mogą pójść kolejne kroki już powiedziałbym dobrowolne, ale też sprzyjające oszczędności czasu, zaangażowanie i przede wszystkim to, co pan podkreślił, czyli wyeliminowaniu błędów.
Tak, ten jeden krok jest obowiązkowy. Ten obowiązkowy krok to dokument trzeba do tego KSeF-a wysłać w postaci elektronicznej. No i z drugiej strony jedynym sposobem odbioru faktury to jest odczytanie z tej skrzynki KSeF-owej dokumentu. Więc ten krok jest faktycznie obowiązkowy, no ale co dalej organizacja zrobi, no to już jest do decyzji właśnie firmy.
No ale okazuje się, że tak naprawdę ta dowolność nie jest za duża, bo największa zmiana z KSeF-em to nie jest tylko ta techniczna związana z tym, że mamy tą skrzynkę KSeF-ową i ten sposób elektronicznej wymiany, tylko to, że ten dokument jest odbierany właśnie automatycznie przez system, a nie tak jak do tej pory często przynoszone przez pracownika, czyli nasz pracownik kupował coś i dostawał dokument do ręki. Czyli ten dokument pojawiał się w firmie już w jakiś sposób zautoryzowany przez pracownika, który go składał albo w biurze podawczym, albo w księgowości, albo w sekretariacie i jak gdyby firma miała już pierwszy sposób, pierwszy krok potwierdzenia, że ta faktura powinna zostać zapłacona. W większości firm, takich powiedzmy o troszkę większej wielkości i ilości faktur, na tym dokumencie z tyłu stawiane były podpisy osób akceptujących.
Tak, pieczątka, podpisy tak akceptowane do zatwierdzenia, tak jak zawsze, oczywiście.
No i co się stało? Z jednej strony KSeF nam dał ten automat, ale z drugiej strony zabrał nam to miejsce, gdzie możemy tą pieczątkę i podpis przestawić.
No bo to formalnie jakby, żeby to doprecyzować, to jest tylko i wyłącznie plik XML, który jest no po prostu jakimś plikiem cyfrowym, a ten obraz faktury jest tylko obrazem, który formalnie nie jest dokumentem. Tak zgodnie z tą definicją, tylko to jest jakby coś, co pokazuje, co w tym XML-u jest ukryte.
To prawda, ten dokument, ten obraz jest tak naprawdę wizualizacją tylko, czyli on formalnie nie jest fakturą. Ale nawet nie tu jest ten główny problem, czy to jest XML, który umiemy sobie zwizualizować, czyli zamienić go na obraz, czy nie. Tylko to, że nasze służby księgowe, nasz system finansowo-księgowy dostaje po prostu dokument, który jest tam już wprowadzony. Bez naszej kontroli.
To możemy sobie wyobrazić, jak każdy z nas prawdopodobnie ma skrzynkę e-mailową i możemy sobie zobaczyć, ile wiadomości otrzymujemy niepożądanych, ile spamu dostajemy, który musimy tam klikać, że nie chcemy go czytać i go usuwamy. I skrzynka KSeF-owa jest tak naprawdę taką skrzynką mailową, w której również możemy otrzymywać dużo spamu. Czyli my musimy wymyślać sposób organizacji w firmie, żeby potwierdzać, że ta otrzymana faktura, ta otrzymana wiadomość mailowa, żeby trzymać się tej analogii jest prawidłowa.
My musimy ją zatwierdzić. To jest dokument, który faktycznie potwierdza realnie wykonaną transakcję i że my ten dokument akceptujemy, że my chcemy za niego zapłacić. I to jest ten wstęp, ta obserwacja, że nie wystarczy zrobić tylko pierwszy krok w postaci odbioru dokumentu ze skrzynki KSeF-owej i powiedzieć sobie OK, przygotowaliśmy naszą firmę, mamy KSeF wdrożony w firmie. Bo drugim krokiem musimy wymyśleć procedurę, w której osoby odpowiedzialne stwierdzą faktycznie tą fakturę chcemy zapłacić.
I to właśnie chyba jest nawiązanie do kolejnej części naszej rozmowy, bo to jest niezwykle ważne teraz. To jest właśnie ten już w pełni cyfrowy obieg dokumentów, czyli teoretycznie możemy sobie wyobrazić taką sytuację, że to wszystko co dotyczy działalności firmy, w szczególności faktur zarówno sprzedażowych, jak i zakupowych, już bezpośrednio działających w KSeF. One mogą trochę funkcjonować właśnie w tym cyfrowym obiegu, pomagając we współpracy między działami finansowymi, a na przykład działami IT, czy też innymi działami w danej firmie.
Właściwie dział IT, tak samo jak księgowość, jest działem służalczym dla zarządu, więc ten KSeF jest takim narzędziem komunikacji, który dział IT musi udrożnić. Bo znowu, jeżeli firma wdrożyła absolutne minimum, to możemy sobie wyobrazić taką sytuację, że księgowość odbiera ten dokument ze swojego programu finansowo-księgowego.
Większość tych programów ma takie konektory, które już zostały wdrożone właśnie w tym okresie od lutego do kwietnia, więc te programy automatycznie, te maile, te faktury KSeF-owe odbierają. I co może zrobić księgowość? No księgowość może drukować ten dokument.
Bo on ciągle jest zwizualizowany, więc ciągle ten papier jeszcze może się pojawić.
Tak, więc ten papier się pojawia w firmie, która zrobiła to minimum, więc ten dokument jest drukowany i księgowość zanosi go po firmie szukając, i to jest dodatkowa trudność, no bo jak teraz znaleźć… Bo na tej fakturze wcale nie musi być informacja, kto to kupił. Jak był obieg papierowy, no to ten pracownik przynosił i się przedstawiał. Ja, Kowalski, daję tę fakturę. Już było wiadomo. A tutaj przychodzi faktura i my musimy tego Kowalskiego w firmie znaleźć.
Więc w takim obiegu, jak firma zrobiła to minimum, czyli odebrała tą fakturę z KSeF, to ta księgowość musi ten dokument zwizualizować, to jest proste, bo ten program to robi, wydrukować, no i teraz zrobić kwerendę w firmie. Im większa firma, tym trudniej. Kto to wydał, kto to kupił.
A przecież doskonale sobie Państwo też zdajecie sprawę, że raz na jakiś czas pojawi się faktura, która jest próbą wyłudzenia, która jest niezasadna, że prace jeszcze nie zostały do końca wykonane. Nawet jeżeli kontrahent jest znany w firmie, to może akurat za te prace jeszcze nie chcemy mu płacić.
Albo ktoś bez autoryzacji np. ze swoich przełożonych kupił coś, bo uważał, że to jest potrzebne, a tu się okazuje, że wcale to nie jest potrzebne i niezbędne np. i to wtedy też jest kolejny problem. Oczywiście takich sytuacji pewnie są dziesiątki, ale tu ważne jest to, co Pan mówi, że to pokazuje, że ten pierwszy krok to jest sygnał do tego, że trzeba resztę tego procesu już cyfrowo poukładać właśnie po to, żeby też ograniczyć tę oszczędność pracy, która jest przy pomocy KSeF-u osiągnięta i czasu, żeby nie okazało się, że będzie dużo większa wzwiązku z tym, że trzeba szukać tych ludzi, którzy te faktury w jakiś sposób sprowokowali, używając takiego sformułowania.
W skrajnie negatywnym scenariuszu, jeśli firma się zatrzymała na tym pierwszym kroku, to spowoduje nawet więcej chaosu. Właśnie przez to, że ta faktura musi wrócić do firmy, jeśli na przykład mamy biuro rachunkowe zewnętrzne, no to ta zewnętrzna księgowość już w ogóle nie ma pojęcia, co to jest za faktura, czy jest zasadna, czy nie. Więc w tym momencie to zamiast my przesyłać dokumenty do biura rachunkowego, to biuro rachunkowe będzie do nas przesyłało. Więc w takich skrajnie negatywnych scenariuszach, jak firmy zatrzymały się na pierwszym kroku, mogą mieć nawet więcej pracy i strat niż korzyści z automatyzacji. Natomiast gdy to zrobimy fajnie, no to się okazuje, że po pierwsze, system ma wiarygodne dane, bo tak jak mówiłem, raczej te dane są prawidłowe. Są tam jeszcze wyjątki, jesteśmy w okresie cały czas adaptacji i uczenia się tego KSeF-a, ale przyjmijmy, że dana jest prawidłowa.
Więc na jej podstawie możemy wypisać reguły, że jeśli to jest ten kontrahent, no to wyślij do tego naszego pracownika w formie cyfrowej, nie drukujemy, poproś go o akcept, więc on jest w stanie to szybciutko zaakceptować. My widzimy, gdzie ten dokument, u kogo ugrzązł. To nie jest tak, że fakturę ktoś po 3 miesiącach wyciągnie z teczki na przykład, jeżeli jest firma budowlana, to ktoś wraca z budowy i tam podrzuca nam fakturę sprzed czterech miesięcy, gdzie księgowość się łapie za głowę.
Jak to teraz zaksięgować, jak VAT rozliczyć i tak dalej.
Jak VAT rozliczyć, tak, trzeba o duplikaty się starać i w ogóle wszystkie ewentualnie później robić korekty na sprawozdaniach. Także to wszystko właśnie ma przyspieszyć, ma ułatwić. I jeśli tu wdrożymy tę automatyzację, jeżeli tu wdrożymy pewne reguły automatyczne, jeżeli tu wdrożymy pewne sposób automatycznego opisu księgowania, to księgowość będzie nam bardzo wdzięczna.
I tu jest ta współpraca służb IT z księgowością, żeby może znowu ograniczyć nie tylko wprowadzanie tych podstawowych danych, czyli kto nam wystawił fakturę, w jakich datach, jaka jest kwota netto, jakie są stawki podatku, ale może od razu przekazać, jak ta faktura powinna być zaksięgowana. To jest wszystko do wykonania i dobrze wdrożony, dobrze wykorzystany ten impuls właśnie w tą stronę idzie. Żeby ta faktura przebiegała szybciutko przez organizację, wymagała jednego lub dwóch akceptów w zależności ilostopniową mamy politykę i księgowość natychmiast to widzi, a zarząd widzi tak naprawdę wszystkie koszty, które gdzieś tam wpływają do firmy.
Cyfrowy obieg dokumentów, AI i współpraca działów finansowych z IT
Tak i to jest ten ważny też wstęp jakby do tego, o czym już mówiliśmy na początku i co pokazuje też, jak można postępować w dalszej perspektywie wdrażania systemu KSeF, czyli ten elektroniczny obieg dokumentów. I oczywiście nasuwa się takie naturalne pytanie o to, że w przypadku czasów nam współczesnych to wykorzystanie sztucznej inteligencji w takich systemach jak elektroniczny obieg dokumentów wydaje się dość naturalne i oczywiste. Zwłaszcza, że to dzisiaj już nie jest jakiś próg wejścia bardzo wysoki. Teoretycznie można powiedzieć, że prawie każdy jest w stanie sobie pozwolić na jakąś minimalną nawet ingerencję sztucznej inteligencji w tego typu procesy.
Tak, sztuczna inteligencja jest faktycznie takim teraz kluczem, który jest używany wszędzie. Tu nawet nie trzeba tej sztucznej inteligencji, to czasami wystarczą proste reguły, które potrafią to po prostu sklasyfikować. Ale ma Pan rację, że z wykorzystaniem sztucznej inteligencji jesteśmy w stanie się pokusić o dużo więcej. Jesteśmy w stanie porównać tą fakturę na przykład, jeżeli mamy zinformatyzowaną firmę i widzimy oferty lub zamówienia, które mamy w systemie. Bo sztuczna inteligencja karmi się danymi. Im więcej mamy procesów scyfryzowanych, tym bardziej ona jest wydajna i tym więcej potrafi dla nas zrobić.
Więc jeżeli my na przykład mamy w jakimś systemie zamówienia, czy oferty, które otrzymaliśmy, to jesteśmy w stanie automatycznie porównać, czy ta faktura, którą otrzymaliśmy jest zgodna z tym, co zamawialiśmy i co do ilości i co do kwot. I to jest taki kolejny krok, o którym powinniśmy myśleć. I wiele firm właśnie w tę stronę dokładnie idzie.
I jak spojrzymy na przykład na duże zamówienia, które mają nie 3 pozycje, nie 5, ale 100 pozycji lub więcej na fakturze, no to służby księgowe i kontrolingowe lub też merytoryczne w zależności, kto takie dokumenty przetwarza, to doskonale wiedzą, jaki to jest problem porównywać pozycję po pozycji z zamówienia, z dokumentami dostawy, czy faktycznie to wpłynęło, z fakturą.
Jeszcze potem ceny, potem ilości i tak dalej, to jest gigantyczna praca.
A jeżeli się okaże, że zamówienie robiliśmy w walucie, a faktury przychodzą w złotówkach, a jeżeli się okazuje, że zamawialiśmy jakiś towar, którego ilość jest zmienna, czyli na przykład rozliczamy per kilogram i nigdy nie wiadomo…
A miało być w litrach?
A możemy dostać w litrach, albo możemy dostać też w kilogramach, ale na przykład ta różnica pomiędzy zamówieniem nigdy tak precyzyjnie co do kilograma na przykład. Są pewne odchylenia, które biznesowo akceptujemy. Lub też na przykład dostajemy 4 faktury na jedno zamówienie. Zamawiamy 100 jednostek jakiegoś towaru i dostajemy to w 3 lub 4 fakturach i potem jest pytanie, otrzymując 4.fakturę, czy już przekroczyliśmy łącznie tą ilość zamówienia, czy jeszcze nie, czy jeszcze coś czeka na tym zamówieniu.
Potem czy trzeba to zapłacić, bo to też znowu wiązane jest z tym, tak jak pan powiedział, zamówienie jest, faktury przyszły, potem trzeba połączyć te fakty, czy to jest zgodne i czy ta płatność już się należy w całości? Więc to też, jak pan wspomniał o tych właśnie dużych liczbach cyfrowych dokumentów, to to jest właśnie chyba też sygnał, że to już w takim wydaniu, kiedy można powiedzieć, że ten cyfrowy dokument jest gotowy do przetwarzania, to aż żal byłoby go nie przetwarzać i nie korzystać z cyfrowych narzędzi.
Dokładnie tak. Jest wiele dokumentów, które są dokumentami billingowymi. Chociażby prosty przykład dokumentu za telefon. W dużych firmach mamy tych numerów od kilku do kilkudziesięciu do kilkuset. Każdy numer jest przypisany do pracownika i chcemy widzieć, który zespół, które miejsce powstawania kosztu jest najbardziej kosztochłonne. No więc ręczne to jest bardzo trudne do zrobienia, faktury za paliwo.
Więc to wszystko faktycznie, aż domaga się tej automatyzacji w dzisiejszych czasach i nie robienie tego w sposób automatyczny naraża nas na większe koszty, na dłuższy czas uzyskania informacji no i na większą ilość błędów, bo zawsze te błędy przy jakimś ręcznym lub półręcznym przetwarzaniu popełnimy. I znowu KSeF nie jest oczywiście lekarstwem, który wszystko usprawni, ale jako impuls to jest dobre miejsce, żeby pomyśleć kompleksowo o całym naszym procesie zarządzania kosztami właśnie.
Jeszcze bym dopytał o to, bo pewnie część słuchaczy może zastanawiać się nad tym, jak skomplikowane albo jak wymagające są to procesy związane z takim cyfrowym obiegiem dokumentów. Czy to jest tak, że ten jakby próg tego startu w takim systemie to jest tylko dla bardzo nielicznych, wykwalifikowanych specjalistów, czy też łatwiej jest do tego się przymierzyć i zacząć?
Złożoność zależy od złożoności firmy i jej procesów. Zupełnie inne potrzeby będzie miała jednoosobowa działalność gospodarcza. Nie należy zapominać, że KSeF-em objęte są nie tylko duże firmy, ale właśnie przysłowiowy szewc, który ma tą jednoosobową działalność gospodarczą.
A przecież wiemy, że polska gospodarka na jednoosobowej działalności gospodarczej częściowo stoi. Tych działalności jest mnóstwo, więc to też powoduje, że ta skala tego zasięgu i tych potrzeb być może będzie dużo większa.
I zdecydowanie jest to prawda, że zupełnie inne potrzeby ma właśnie ta mała firma i troszeczkę inaczej ona patrzy na ten uzysk te koszty są też zauważalne w stosunku do tych korzyści. A zupełnie inaczej mamy to w przypadku dużej firmy, gdzie te korzyści są po prostu ze względu na skalę naprawdę widoczne.
A natomiast czy to jest skomplikowane? No właśnie dla tych jednoosobowych działalności lub małych firm to nie musi być skomplikowane. I z reguły jest to bardzo często już wdrażane jako część systemu finansowo-księgowego, a często te firmy korzystają z zewnętrznych biur księgowych, więc już to zewnętrzne biura księgowe zapewniają taki prosty system, jakąś aplikację internetową, gdzie taki prowadzący przedsiębiorca po prostu te faktury akceptuje, żeby księgowość wiedziała, że może je księgować.
Więc to są bardzo proste procesy de facto sprowadzające się do po prostu obejrzenia tego dokumentu przez właściciela i zaznaczeniu, że tak, on ten dokument akceptuje i proszę go przesłać w kierunku płatności, proszę go wprowadzić do płatności. Natomiast w dużych firmach to mogą być bardzo skomplikowane workflowy, czyli taki właśnie przepływ tego dokumentu. To może być konieczność zautomatyzowania gromadzenia dokumentacji związanej z tym dokumentem.
Przykładowo faktura za jakieś prace budowlane wymagać będzie protokołów. Faktura za dostawę będzie wymagać też dokumentów transportowych i tak dalej, i tak dalej. W związku z tym przy dużych firmach ten poziom skomplikowania może być bardzo duży i może wymagać wręcz zespołu projektowego, który jest powołany po to, żeby całym tym procesem od zamówienia przez dostawę do rozliczenia, żeby to spiąć w jeden spójny proces.
Jeszcze wrócę do jednej myśli, którą Pan powiedział, która wydaje mi się niezwykle istotna, że dla wielu firm takich właśnie jednoosobowych działalności gospodarczych to właśnie te zewnętrzne księgowości, być może jakieś firmy sieciowe, które oferują tego typu narzędzia dla wielu różnych podmiotów, to jest właśnie dobre rozwiązanie, bo one i tak muszą mieć to wdrożone, bo inaczej one by sobie z tym nie dały rady, co oznacza, że w jakiś sposób można w ten cyfrowy świat wejść właśnie trochę przy pomocy tego typu rozwiązań zewnętrznych, które dają po pierwsze gwarancję, że to będzie dobrze zrobione, bo też są przecież kwestie odpowiedzialności i jakby funkcjonowania, po drugie oni muszą mieć to wszystko przećwiczone i ustawione w taki sposób, żeby też się w dokumentach nie pogubić.
Tak, zdecydowanie wydaje się, że dla małych firm jednoosobowych to jest właściwy kierunek działania. Po pierwsze zajmują się te osoby czymś innym, nie są specjalistami ani w zakresie informatyki, systemów informatycznych, bezpieczeństwa, o tym też za chwileczkę może jedno zdanie powiem. Czy rachunkowości, więc po co studiować jak to bezpiecznie i dobrze wdrożyć, jeżeli współpracujemy z naszym biurem rachunkowym, które się w tym specjalizuje i wiadomo, że biura rachunkowe przechodzą dodatkowe szkolenia, biorą udział w webinarach, studiują dokumentację, wymieniają się doświadczeniami jak to dobrze zrobić no i nie ma sensu, żeby taki przedsiębiorca doktoryzował się w tym obszarze, lepiej to właśnie przekazać jako kolejny element takiemu biuru, które nas po prostu wyposaży w jakąś aplikację internetową i w ten sposób jak gdyby rozwiązać sobie ten problem i ten obowiązek. Nadal możemy z tego pewne korzyści czerpać, bo mamy te dokumenty szybciej, my nie musimy tego do księgowości dostarczać, mamy od razu zbudowaną bazę tych dokumentów…
Wszystko jest w jednym miejscu. No bo to też jedno biuro, jedno miejsce i wszystko to, co jest potrzebne nawet w kontekście jakiegoś kontrolingu czy sprawdzenia danych sobie dokumentów jest od razu.
Zdecydowanie tak, jesteśmy w stanie znaleźć jakąś tam fakturę, którą mamy w głowie, że kiedyś 3 lata temu coś kupowaliśmy u jakiegoś dostawcy, to w tych systemach w tej chwili będziemy mogli to szybciutko odszukać, nie będziemy musieli się prosić zewnętrznego biura lub robić jakieś dodatkowe kopie w segregatorach, gdzie to trzymać.
To wyszukiwanie będzie szybkie, takie w stylu Google’a można sobie wyobrazić, że kupiłem nie wiem, akumulator czy jakiś inny podzespół do czegoś i szukamy, gdzie to było, u jakiego dostawcy. Więc nawet tu jest korzyść, ale faktycznie ja się zgadzam z tym podejściem, że dla małych firm chyba właściwym kierunkiem jest przekazanie tego do właśnie obsługującego nas biura.
Jeszcze pan chciał nawiązać do bezpieczeństwa, zanim przejdziemy do kolejnego tematu naszej rozmowy, naszego podcastu, to właśnie to, że bezpieczeństwo tych danych w takim wydaniu jest najważniejsze, bo to wszystko jest cyfrowe, nikt nagle tej faktury nie przejmie, albo też nie podszyje się, co gorsze?
Robi się coraz szybciej, coraz taniej, efektywniej. No ale pojawiają się pewne ryzyka. Pierwsze ryzyko jest w ogóle wbudowane w cały koncept KSeF-a, zwłaszcza w tej implementacji, na którą się Polska zdecydowała. Czyli, że powstaje jedna centralna baza danych, która gromadzi wiedzę właściwie o każdej transakcji biznesowej popełnionej w Polsce. Znaczy wyobraźmy sobie, jaki to jest atrakcyjny kąsek dla kogoś, kto chciałby zrobić krzywdę lub ma jakieś inne niecne zamiary. Więc ta centralna baza, z jednej strony jest to ułatwienie, ale z drugiej strony jest to ryzyko. Ale to ryzyko, no z tym ryzykiem musi sobie państwo polskie poradzić.
My jako uczestnicy tego rynku nie mamy na to wpływu. Możemy tylko mieć nadzieję, że ta baza jest odpowiednio zabezpieczona. No bo co w tej bazie jest? Każdy zakup, który dokonujemy i każda sprzedaż, którą dokonujemy.
W polskiej implementacji nie tylko widać kwoty, ale widać też przedmiot, czyli cała treść faktury, czyli tak naprawdę w tej bazie jest centralny…
Cała historia każdej firmy?
Cała historia z każdej firmy, tak. Więc jak sobie to tak w pełni uświadomimy, to pewien dreszczyk niepokoju po plecach chyba przebiega.
Tak, że to wszystko jest w jednym miejscu i teoretycznie każdy mógłby się dowiedzieć o każdym, kto co sprzedaje i za ile kupił i jakie ma rabaty na przykład. A to w kontekście przedsiębiorców na pewno ma co znaczenie.
Myślę, że każda firma chciałaby taką bazę o swoich konkurencji pozyskać i nie odmówiłaby, gdyby taka możliwość była.
Oby się tak nigdy nie stało, to tak trzeba podkreślić. Bo to też, no to wtedy jakaś jest mocne zawirowanie na rynku, ale myślę, że na razie nie ma potrzeby, żebyśmy aż takie czarne scenariusze brali pod uwagę.
Ten scenariusz musi być brany pod uwagę, ale jak gdyby nie mamy na niego wpływu. Musimy go zaakceptować i musimy liczyć, żeby mądrzy ludzie tym zarządzali i żeby mieli fundusze, żeby to zabezpieczać.
No i żeby dział IT zajmujący się, powiedzmy tak ogólnie KSeF-em był najmocniejszy na świecie, żeby nie dał się złamać od żadnej strony, no bo to w sumie do tego się sprowadza, skoro to wszystko jest online?
No tak, a jak wspomnieliśmy o sztucznych inteligencjach, to za chwileczkę doskonale sobie zdajemy sprawę, że najmądrzejszymi ludźmi na świecie nie będą ludzie, tylko będą właśnie te sztuczne inteligencje, więc zacznie to być pojedynek, jak silna jest nasza sztuczna inteligencja, która nas broni w stosunku do sztucznych inteligencji, która nas atakuje.
To jeszcze właśnie a propos tej sztucznej inteligencji, bo chciałem jakby taki aspekt, no może bardziej pozytywny pokazać też tego KSeF-u, bo on jest źródłem danych. No i te dane pozwolą rozwijać na przykład narzędzia do uczenia maszynowego, na przykład w obszarze finansów czy zarządzania dokumentami, no bo z tego da się, tak jak pan powiedział, to akurat nasze implementacje są bardzo, powiedziałbym, szczegółowe. Czyli tam jest dużo danych, to nie jest tylko kwota, VAT i netto brutto. Więc to powoduje, że jest pole do tego, żeby te systemy zaczęły się uczyć czegoś, co będzie przydatne nawet analizie biznesowej.
Oczywiście. Ta baza właśnie dlatego jest też tak atrakcyjna. Z jednej strony stanowi zagrożenie, ale z drugiej strony, jak to w życiu bywa, stanowi wielką szansę, że dobrze wykorzystana my jesteśmy w stanie poprosić sztuczną inteligencję, żeby dostrzegła pewne rzeczy. I znów, im mamy większą organizację, tym większy zrobimy uzysk, gdy taki system analizy danych, wpuszczony na ten już zorganizowany zbiór danych, nam po prostu powie na przykład, że tu kupujesz za drogo, 4 zespoły kupują ten sam element, a gdybyśmy zgrupowali to w jedne zamówienie, dostaniemy większy rabat.
Więc to są takie najbardziej oczywiste, najprostsze przykłady, które i teraz w dużych organizacjach są działy kontrolingu, działy zamówień, działy zakupów, które próbują to wszystko pożenić. Natomiast to, co nadchodzi, czyli to, do czego służy sztuczna inteligencja, żeby ona sama te dane, te informacje eksplorowała i dostarczała nam to w formie właśnie pewnych wniosków.
Już w tej chwili w systemach, które wdrażamy, jest tak, że jak taki dokument trafia na biurko, to od razu jest takie podsumowanie na temat tego dokumentu. Na przykład, że ta kwota jest wyższa w stosunku do kwoty sprzed miesiąca. Albo w drugą stronę, że niepotrzebnie robimy dwa drobne zakupy zamiast jednego. I tak dalej, i tak dalej. Więc zdecydowanie właśnie na tym polega atrakcyjność tych danych, że one mogą służyć również zwiększeniu naszej efektywności.
I właśnie warto podkreślić, że jednym z takich narzędzi wspierających zarządzanie takimi dokumentami jest system V-Desk, o którym wspominałem na początku. Jak on pomaga rozwiązać te problemy, czy też takie wyzwania, które mogą się pojawić zarówno w działach finansowych, jak i też wspierających je działach IT?
Może zacznę o samej nazwie systemu, który wdrażamy. V-Desk to jest skrót od Virtual Desk, czyli takie wirtualne biurko. To jest taka, myślę, dobra opowieść o tym, czym on faktycznie jest i jak pomaga, że zastępuje to biurko tradycyjne, na którym były papiery, na którym tylko my jako ludzie byliśmy w stanie operować, właśnie w pewną cyfrowe uporządkowanie. I system V-Desk jest przykładem systemu, który organizuje pracę. Taka nazwa kodowa, powiedzmy, tych systemów to są systemy workflow, systemy zarządzania obiegiem pracy, zarządzania procesami, zarządzania dokumentami, czyli DMS-y. Tych nazw marketingowo się pojawiło na przestrzeni czasu wiele.
Natomiast główna idea to jest właśnie zarządzanie pracą w cyfrowym środowisku, gdzie te systemy zarówno optymalizują, komu przekazać dany dokument, optymalizują, automatyzują tą pracę, że ten dokument jest przekazywany na biurko już w maksymalnie opracowanym możliwym stopniu po to, żeby praca użytkownika sprowadzała się do obejrzenia wniosków i zaakceptowaniu i podjęciu decyzji. A w miarę rozwoju narzędzi sztuczno-inteligencji te dokumenty, czy ta praca, czy te zadania będą spływały wręcz już z sugestiami decyzji, które należy podjąć. Więc tym są systemy obiegu dokumentów i tym jest system V-Desk.
Jeszcze bym się chciał dopytać, tak trochę pół żartem, że domyślam się, że na takim wirtualnym biurku zawsze jest porządek.
Chciałbym, żeby tak było. Ale można powiedzieć tak, jeżeli ktoś scyfryzuje chaos, który ma w obiegu tradycyjnym, papierowym, to nie dostanie nic innego jak cyfrowy chaos. Więc bardzo ważną rzeczą przy wdrażaniu…
Czyli trochę jak w przypadku sztucznej inteligencji, garbage in, garbage out. Jak wpadną śmieci, to wylecą śmieci.
Jeżeli wprowadzimy śmieci, to dostaniemy śmieci. Więc bardzo ważną rzeczą jest, żeby wdrażając taki system nie odwzorowywać tych procesów jeden do jeden, które mamy teraz. Dostajemy nowe możliwości. I żeby w ramach takich wdrożeń, czy dobrze zrobione wdrożenie, dokonuje pewnej refleksji. Patrzy, co automatyzować, a co wyeliminować. Bo na przykład w tym cyfrowym świecie taki element procesu nie jest istotny. On nie powinien w ogóle mieć miejsca. Więc tak się mówi w naszym środowisku, że zanim zaczniesz automatyzować, to podejmij decyzję, co automatyzować, czy nie należy tego w ogóle wyeliminować. Więc pierwszym krokiem jest właśnie wyeliminowanie tego, co w ogóle nie powinno w firmach istnieć.
Czyli inaczej mówiąc, najpierw jednak trzeba zrobić jakiś porządek i przygotować się do tego cyfrowego biegu, do tego wejścia w ten cyfrowy świat, po to, żeby potem nie okazało się, że właściwie ta robota raz, że jest trochę na marne, a po drugie, że właściwie żadnych skutków nie widać.
Jeżeli np. robimy remont w domu i wymieniamy sobie wszystkie szafy, to dobrze ten moment wykorzystać, żeby wyrzucić rzeczy, których nie używamy od 10 lat, a nie tylko poukładać je na nowe półki, być może ładnie zorganizowane, może o większej pojemności, ale nadal rzeczy, które są nam niepotrzebne. Więc myślę, że to jest bardzo częsty błąd popełniany, że informatyzujemy bez refleksji, cyfryzujemy bez refleksji, czy w ogóle ten proces ma sens. Dlatego też od tego zaczęliśmy rozmowę, że ten impuls powinien być wykorzystany do takiej refleksji, jak ten biznes usprawnić. Jeżeli tego nie zrobimy, to te korzyści będą mniejsze po prostu.
Na koniec naszej rozmowy chciałem do tego nawiązać, żeby też taka ważna klamra pojawiła się podczas tej naszej rozmowy w tym podcaście, że ta cyfryzacja dokumentów, ta integracja systemów takich jak KSeF czy też ten elektroniczny obieg dokumentów, to wszystko co się dzieje w ramach firmy, to zmienia trochę sposób zarządzania firmą, szczególnie z perspektywy tych, którzy są jakby w tym zakresie mocno na rynku albo też pokazują, że to jest pewien kierunek, którym trzeba podążać, bo chyba od tego trzeba zacząć.
Troszeczkę nie mamy wyjścia, bo ten wyścig jest nam narzucony nie tylko przez legislację, tu nie ma się co obrażać na rządy, które to wprowadzają. Jeżeli będziemy chcieli stać w miejscu, to się okaże, że rynek nam pójdzie do przodu i nasza konkurencja nas wyprzedzi i jak podniesiemy głowę z tego naszego grajdołka, no to się okaże, że już jest za późno, że dystans mamy gdzieś tam stracony. I faktycznie żyjemy w takich czasach, gdzie żeby stać w miejscu, żeby być w tym samym miejscu, trzeba bardzo szybko biec do przodu. To jest cytat z Alicji po drugiej stronie lustra.
Ale takim dyskomfortem trzeba się po prostu pogodzić, że ta cyfryzacja, jeśli my nie weźmiemy w niej udziału, to nasza konkurencja to zrobi i ona sobie przyspieszy swoje procesy. W rezultacie czego będzie w stanie świadczyć lepsze usługi w mniejszym koszcie. No i wiadomo, czym to się skończy dla naszej działalności. Więc to jest takie obligo. Oczywiście ważne, żebyśmy je wykorzystali dobrze i żebyśmy to robili dobrowolnie. Natomiast jeśli tego nie zrobimy, to konkurencja na pewno to zrobi.
Ważny przekaz chyba też płynie z naszej rozmowy. Takie mam przekonanie, że całe te, wszystkie te wyzwania, te procesy cyfrowe, o których rozmawiamy, to nie jest coś, co jest nie do przejścia, to nie jest coś, co jest za trudne dla człowieka, który na co dzień zajmuje się działalnością gospodarczą. To wszystko jest na tyle już uproszczone, tak mi się przynajmniej wydaje, że można powiedzieć, że ktoś to tylko czuje taką potrzebę, żeby trochę posprzątać to swoje biurko, tak mówiąc obrazowo, nawiązując do tego, o co mówiliśmy wcześniej, to jest to w stanie zrobić.
Zdecydowanie tak. To nie jest żaden rocket science. To jest rzecz, do której się szybko przyzwyczaimy, tak jak szybko wchłaniamy nowe rzeczy, które się w ogóle technicznie pojawiają. Więc absolutnie cyfryzacja, obiekt elektroniczny, KSEF, to jest kolejne narzędzie, do którego się szybko przyzwyczajamy, tak jak do aplikacji m-Obywatel, jak do prawo jazdy, który mamy w telefonie komórkowym, do tego, że już nie musimy wozić ze sobą dowodu rejestracyjnego. Więc ta cyfryzacja faktycznie służy nam. W tej chwili idąc do apteki już chyba wszyscy jesteśmy przyzwyczajeni, że nie mamy recept papierowych. I to jest element tego samego pejzażu, tej samej rzeczywistości.
Oczywiście są osoby, które nadal wychodząc od lekarza, chciałyby mieć tę receptę wypisaną na papierze. Natomiast inne osoby się bardzo cieszą, że tego nie mają, bo mogą zadzwonić do rodziny. Proszę bardzo, wykup mi to lekarstwo, jeśli będziesz w aptece, ja ci podam kod. To jest taki przykład właśnie, że jedne osoby będą żałowały, że recepty już nie są papierowe, a inne będą się cieszyły, że mogą z tego wyciągnąć korzyść. I to myślę, że to może być takie podsumowanie tego. Nie bójmy się, to po prostu ma nam ułatwiać życie. I generalnie, jak mądrze do tego podejdziemy, to nam to ułatwi.
