Windykacja w systemie V-Desk
Zarządzanie windykacją w systemie V-Desk to kompleksowe narzędzie wspierające prowadzenie spraw windykacyjnych w maksymalnie krótkim czasie.
Aplikacja pomoże zwiększyć skuteczność i zoptymalizować wykorzystanie zasobów w obszarze windykacji, skupiając się na pozytywnych relacjach z kontrahentami, skalowaniu biznesu i jego rozwoju. Rozwiązanie wykorzystuje zestaw narzędzi i mechanizmów opartych o silnik workflow usprawniając proces.
Z czym zmagają się działy windykacji?
Nieefektywność tradycyjnego procesu windykacji
Praca bez wspomagania dostosowanymi narzędziami wymaga dużego nakładu czasu i zasobów.
Automatyzacja zadań i digitalizacja przynosi optymalne procesowanie, eliminacje opóźnień i błędów. Analiza danych dotyczących płatności i przypisanie odpowiednich statusów w jednym miejscu, pozwala zaoszczędzić czas i skoncentrować się na innych zadaniach.
Brak automatyzacji powiadomień mailowych
Tradycyjna wysyłka maili jest i czasochłonna, i podatna na błędy.
System V-Desk pozwoli na automatyzację wysyłek z przypomnieniami czy to bezpośrednio do kontrahentów, czy też do osób odpowiedzialnych za zadanie.
Ograniczenia w kontroli nad procesem windykacji
Oparte na prostych narzędziach czy tradycyjnych arkuszach procesy tracą na przejrzystości.
System umożliwia monitorowanie postępu prac związanych z windykacją należności. Użytkownik może śledzić, jakie działania zostały podjęte w ramach procesu windykacji i jakie są efekty tych działań, co umożliwia skuteczne zarządzanie procesem windykacji.
Co zyskasz wybierając elektroniczny obieg faktur w V-Desk?
Podgląd spraw w dedykowanych raportach i zestawieniach
Integracja z modułem faktur
Dostęp do zawsze aktualnych danych
Kontrola nad zobowiązaniami i należnościami- windykacja faktury
Obniżenie kosztów procesu windykacji faktury
Bieżąca analiza dokumentacji windykacyjnej
Łatwa analiza i minimalizacja przeterminowanych należności
Szybka reakcja na opóźnienie płatności
Pełna informacja analityczna o windykowanych należnościach wg spraw windykacyjnych
Jak wygląda proces windykacyjny krok po kroku?
W V-Desk możesz zorganizować proces windykacji tak, aby był powtarzalny, mierzalny i możliwy do skalowania. Wszystko odbywa się w jednym miejscu. Od pierwszego przypomnienia po działania eskalacyjne, z pełną historią sprawy i kontrolą terminów. Dzięki podejściu procesowemu łatwiej zachować spójność działań, a zespół windykacji pracuje według jasnych reguł, niezależnie od liczby spraw.
Przebieg procesu może obejmować:
- automatyczne utworzenie sprawy na podstawie danych z faktury lub listy należności,
- przypisanie opiekuna w zależności od kwoty i terminu przeterminowania,
- zaplanowanie kolejnych kroków (monit, wezwanie do zapłaty, ponaglenie),
- akceptację i wysyłkę dokumentów zgodnie z wewnętrznymi zasadami,
- rejestrowanie ustaleń z kontrahentem (np. deklaracji zapłaty) oraz aktualizacja terminów i statusu sprawy,
- zamknięcie sprawy lub przekazanie jej do kolejnego etapu, w przypadku braku reakcji kontrahenta.
Automatyczna komunikacja i kompletna historia kontaktu z kontrahentem
Windykacja to nie tylko dokumenty, ale też szybka, uporządkowana komunikacja. System V-Desk pozwala utrzymać porządek w kontakcie z kontrahentem i ograniczyć ryzyko pomyłek wynikających z ręcznej wysyłki. W efekcie zyskujesz spójny standard komunikacji, łatwiejsze przekazywanie spraw między pracownikami oraz pełną przejrzystość ustaleń, bez konieczności przeszukiwania skrzynek mailowych.
System może wspierać:
- wysyłkę powiadomień i przypomnień zgodnie z harmonogramem procesu,
- korzystanie z ujednoliconych szablonów wiadomości i pism,
- rejestrowanie odpowiedzi oraz ustaleń (np. deklaracji zapłaty, nowych terminów),
- podgląd historii działań w sprawie kto i kiedy wykonał dany krok.
Kontrola nad portfelem należności
W miarę wzrostu liczby spraw kluczowe stają się priorytety i bieżący monitoring. V-Desk porządkuje portfel należności i ułatwia podejmowanie decyzji operacyjnych na podstawie aktualnych danych. Dzięki temu windykacja przestaje być gaszeniem pożarów, a staje się przewidywalnym procesem, który można doskonalić i rozwijać razem z biznesem.
W praktyce oznacza to:
- raporty i zestawienia pokazujące statusy spraw oraz zaległości w podziale na etapy, kontrahentów i opiekunów,
- szybkie wskazanie spraw wymagających reakcji tu i teraz (np. po przekroczeniu terminu),
- kontrolę obciążenia zespołu i transparentny podział zadań,
- jednolite zasady obsługi spraw w całej organizacji.
Zintegrujemy V-Desk z Twoimi systemami ERP
Zaletą systemu V-Desk jest możliwość integracji z właściwie każdym systemem informatycznym. Nie ma na rynku firmy, która nie korzystałaby już z jakiegoś oprogramowania. Cała magia polega na tym, aby wszelkie programy wykorzystywane w firmie tak zintegrować z V-Desk, aby usprawnić procesy biznesowe w danej organizacji.
