Pracownikom, którzy w ramach obowiązków służbowych odbywają delegacje, przysługują określone świadczenia. Sposób ich wyliczenia i zasady przyznania wynikają zarówno z regulacji ustawowych, jak i wewnętrznych ustaleń z pracodawcą.
W materiale przybliżamy najważniejsze zasady rozliczania delegacji krajowych i zagranicznych, wyjaśniamy terminologię związaną z delegacjami. Zwracamy uwagę na niektóre problematyczne zagadnienia, sprawiające trudności praktyczne przy rozliczaniu podróży służbowych.
O czym przeczytasz:
Najważniejsze zasady rozliczania delegacji
Standardy rozliczenia delegacji określają Kodeks pracy (art.775) oraz rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 roku. Oba te dokumenty określają wysokość minimalnej kwoty świadczeń przysługujących pracownikowi oraz zasady ich przyznawania. Wypłacane świadczenia w minimalnej kwocie nie podlegają opodatkowaniu i stanowią koszt uzyskania przychodu pracodawcy.
Osobie udającej się na delegację przysługują pewne podstawowe świadczenia:
- dieta krajowa,
- zwrot kosztów przejazdów,
- zwrot kosztów noclegu,
- koszty dojazdów na miejscu,
- inne udokumentowane niezbędne koszty,
- wypłata zaliczki na poczet delegacji.
Pracodawca zobowiązany jest do zapewnienia powyższych świadczeń w określonej minimalnej kwocie, dopuszcza się jednak uznaniowość pracodawcy, który może przyznać wyższe diety lub większe zwroty kosztów (np. pokrycie drogiego hotelu). Jeżeli te świadczenia przekraczają ustawowy limit diety lub zwrotów kosztów, nadwyżka nie jest zwolniona z podatku. Rozliczana jest jako przychód pracownika podlegający opodatkowaniu i oskładkowaniu.
Ile wynosi dieta w delegacji?
Dieta to świadczenie należące się pracownikowi z tytułu delegacji. Wysokość diety została 1 stycznia 2023 roku podniesiona do kwoty 45 zł za delegację krajową. Wyliczona minimalna stawka umożliwia pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia na czas pobytu w podróży służbowej. Wysokość diety wypłacanej pracownikowi jest ściśle związana z długością trwania podróży.
Delegacja krajowa
- W przypadku wyjazdu jednodniowego:
- do 8h – dieta nie przysługuje,
- od 8h do 12h – przysługuje 50% diety pełnej,
- powyżej 12h – przysługuje dieta w pełnej wysokości.
- W przypadku wyjazdu trwającego powyżej jednej doby:
- 100% diety za każdą pełną dobę oraz powyżej 8h,
- 50% za każdy niepełny dzień trwający krócej niż 8h.
Na wyliczenie diety wpływa czy pracodawca zapewnił wyżywienie, wówczas od diety odliczyć należy:
- 12% śniadanie,
- 30% obiad,
- 25% kolacja.
Delegacja zagraniczna
Wysokość stawki diety w przypadku podróży zagranicznej zależy od państwa docelowego. Stawki określone zostały w Rozporządzeniu Ministra Rodziny i Polityki Społecznej i wynoszą:
- Niemcy: 49 euro,
- Wielka Brytania: 45 funtów,
- Ukraina: 41 euro.
W przypadku wyjazdu zagranicznego obliczamy:
- do 8h – 1/3 diety,
- od 8h do 12h – przysługuje 50% pełnej diety,
- ponad 12h – przysługuje pełna dieta.
Jeżeli wyżywienie zostało zapewnione przez pracodawcę, od diety odliczyć należy:
- 25% wartości diety w przypadku śniadania lub kolacji,
- 50% wartości diety w przypadku obiadu.
Pracodawca może zastosować swoje wewnętrznie ustalone zasady i przepisy. Tym sposobem, stosując się do zewnętrznych przepisów prawa, pracodawca dopełnia i precyzuje w np. regulaminie, umowie o pracę lub układzie zbiorowym, w jaki sposób naliczane są kwoty delegacji. Pod warunkiem, jednak, że nie będą one mniej korzystne dla pracownika niż regulacje powszechnie stosowane.
Wyliczanie diety w przypadku podróży zagranicznej
W przypadku przekroczenia granicy, na sposób wyliczenia diety, wpływ ma obrany środek transportu. W zależności od tego, czy podróżować będziemy samolotem, samochodem czy też statkiem, w inny sposób wyznaczany jest moment, od którego liczy się czas spędzony w delegacji zagranicznej. Podanie daty i godziny wyjazdu oraz daty i godziny powrotu pozwala wyliczyć, ile dób i godzin trwała podróż służbowa – co decyduje o wysokości diety i ryczałtu. Dane te powinny być uzupełnione przez pracownika w ciągu 14 dni po odbyciu delegacji na raporcie lub specjalnym programie do rozliczania delegacji, np. V-Desk.
komunikacja lądowa
delegacja zagraniczna liczona jest od momentu przekroczenia granicy lądowej i kończy się z chwilą wjazdu do Polski.
komunikacja lotnicza
zagraniczna delegacja rozpoczyna się od momentu startu samolotu, a kończy z chwilą lądowania z powrotem w kraju.
komunikacja morska
początek i koniec delegacji wyznacza moment wyjścia i wejścia statku lub promu z i do polskiego portu.
Rozliczanie transportu
Kilometrówka
W przypadku gdy pracodawca wyrazi zgodę na podróż własnym transportem pracownika, do rozliczeń stosuję się tzw. kilometrówkę. Jest ona zależna od pojemności silnika. Od 17 stycznia 2023r. stawki wynoszą:
0,89 zł
samochód osobowy
z pojemnością silnika 900cm3
1,15 zł
samochód osobowy
z pojemnością powyżej 900cm3
0,69 zł/km
motocykl
0,42 zł/km
motorower
Warunkiem rozliczenia kilometrówki w przypadku własnego środka transportu konieczne jest prowadzenie przez pracownika ewidencji przebiegu pojazdu.
Zwroty kosztów dojazdów
Pracownik otrzyma zwrot kosztów przejazdów na delegację, jak i przejazdów w miejscu delegacji. Koszt transportu do miejsca delegacji i z powrotem oraz koszty poniesione na poruszanie się lokalnie, np. przejazdy komunikacją, taksówką zwracane są na podstawie paragonów, biletów. W innym przypadku istnieje możliwość rozliczenia według ryczałtu na dojazdy.
- ryczałt na dojazdy – 20% diety w delegacji krajowej za każdy rozpoczęty dzień pobytu; 10% w delegacji zagranicznej
- 100% diety na pokrycie kosztów przejazdu z i do dworca lub lotniska w miejscowości docelowej lub 50% jeżeli dojazd w jedną stronę.
Pracownikowi nie przysługuje ryczałt, jeżeli miał zapewniony transport przez pracodawcę, np. samochód służbowy lub przez kontrahenta.
Ryczałt za nocleg
Zwrot kosztów za nocleg ustawodawca ustalił do wysokości kwoty 900zł za jedną noc co daje dwudziestokrotność diety. Pracownik powinien udokumentować rachunkiem/fakturą wysokość poniesionych przez niego kosztów, jeżeli oczekuje zwrotu za nocleg. W przeciwnym razie należy mu się ryczałt w wysokości 150% diety, czyli 67,50 zł.
Rozliczenie delegacji
Czas na rozliczenie delegacji wynosi 14 dni po powrocie pracownika.
Po odbyciu podróży służbowej w ciągu 14 dni należy rozliczyć delegację. Jeżeli pracownik otrzymał zaliczkę, na niezbędne wydatki, powinien przedstawić odpowiednie paragony, bilety lub faktury. Świadczenia delegacyjne pracodawca wlicza w koszty przychodu, żeby tak się stało, powinien otrzymać od pracownika potwierdzenia wydatków poniesionych w czasie delegacji. Pracodawca, by zaliczyć poniesione wydatki na poczet kosztów uzyskania przychodu, musi dokonać ich rozliczenia z pracownikiem.
Interesuje Cię usprawnienie procesu rozliczania delegacji w Twojej firmie? Sprawdź czy V-Desk rozwiąże Twoje problemy.
Najczęstsze wyzwania działów HR/kadr
Delegacje zagraniczne
Niekiedy trudnością jest rozliczenie delegacji zagranicznej, która zawsze swój początek i koniec ma na terenie kraju. Z uwagi na to cały wyjazd nie jest liczony jako delegacja zagraniczna.
Dopiero po przekroczeniu granicy z Polską lub startu samolotu, wypłynięciu statku, będzie mógł tak być rozliczony. Natomiast czas, w jakim pracownik przebył podróż w granicach państwa, zaliczony zostanie jako delegacja krajowa i takie będą obowiązywać stawki diety. Problem pojawia się w sytuacji, gdy podróż od miejsca pracy do granicy zajmie mniej niż 8h, wówczas zgodnie z kodeksem dieta nie przysługuje. Podobnie, gdy pracownik będzie wracał np. z Berlina do Poznania, nie otrzyma diety, gdyż podróż trwała mniej niż 8h.
Rozwiązanie można ustalić w ramach przepisów zakładu pracy. Jeżeli pracodawca uzna, że wypłaci dietę, może liczyć ten czas łącznie.
Podatki i składki ZUS
Diety i inne wydatki delegacyjne do wysokości limitów stanowią koszt uzyskania przychodu dla pracodawcy.
Wypłacając należności w związku z delegacją pracownika, pracodawca korzysta ze zwolnień podatkowych. Pracodawca zobowiązany jest zapewnić minimalne kwoty należności przewidziane prawem, jednak w przypadku gdy ustalone zostanie korzystniejsze dla pracownika świadczenie, taka nadwyżka nie podlega zwolnieniu od podatku. Są to nadwyżki, które traktuje się jako przychód podatnika, czyli pracownika i obejmuje opodatkowaniem zgodnie z PIT oraz oskładkowaniem ZUS. Refundowane koszty delegacji nie są wliczane do podstawy składek ZUS. Nieznajomość tej zasady może prowadzić do brzemiennych w skutki konsekwencji w przypadku kontroli.
Udokumentowanie poniesionych w delegacji wydatków
Zapewnienie kompletnej dokumentacji po odbytej delegacji wpłynie na szybkie rozliczenie wyjazdu. Dlatego istotne jest by o nie zadbać i jak najszybciej przekazać księgowości. Najlepiej gdy paragony i rachunki mają postać cyfrową i tak przekazywane są wraz z wnioskiem do rozliczenia. Brak takich dokumentów jak bilet parkingowy czy faktura za taksówkę może opóźnić rozliczenie, jak i je uniemożliwić. Istnieją aplikacje i narzędzia umożliwiające sprawne rozliczanie delegacji online. Przykładem jest V-Desk.
Zanim wdrożysz nowe narzędzie, sprawdź je w praktyce. Pobierz demo V-Deska i oceń, czy pasuje do procesów w Twojej organizacji.
Rozliczenie delegacji – kurs waluty
Formalnie przepisy mówią, by rozliczać wydatek według kursu z dnia poprzedzającego jego poniesienie. W praktyce jest to czasochłonne i trudne w realizacji, dlatego często firmy stosują kurs z dnia rozliczenia lub z dnia wypłaty zaliczki. Jest to praktykowane rozwiązanie, które przyspiesza wypłatę kosztów i upraszcza procedurę.
Podróże służbowe łączą w sobie zagadnienia zarówno z obszaru prawa pracy jak i księgowości i finansów. Pojawia się pole do nadinterpretacji, omyłek jak i nadużyć zarówno ze strony pracodawcy, jak i pracownika. Warto przygotować się na każdą ewentualność wprowadzając i egzekwując określoną politykę procedur delegacyjnych, aby uniknąć nieporozumień przy rozliczaniu delegacji. Dużym ułatwieniem jest prowadzenie całego procesu w dedykowanych programach z wbudowanymi kalkulatorami. Przyspieszają i organizują całą procedurę delegowania pracowników, składania wniosków, wypłacania zaliczek i rozliczania delegacji.
