Chatbot odpowiada klientowi, voicebot odbiera telefon, a agent AI samodzielnie prowadzi korespondencję e-mailową. Od 2 sierpnia 2026 roku w wielu takich sytuacjach odbiorca musi zostać wyraźnie poinformowany, że komunikuje się z systemem sztucznej inteligencji.
Nowe przepisy nie oznaczają jednak, że każdy e-mail, raport lub dokument przygotowany przy wsparciu AI powinien otrzymać etykietę „wygenerowano przez sztuczną inteligencję”. Obowiązki zależą od sposobu wykorzystania technologii, rodzaju treści, jej odbiorców oraz poziomu kontroli sprawowanej przez człowieka.
Z tego artykułu dowiesz się:
Co dokładnie się zmieniło 2 sierpnia 2026 roku?
Akt w sprawie sztucznej inteligencji (AI Act) wszedł w życie już 1 sierpnia 2024 roku, ale poszczególne części rozporządzenia stosowano etapami. Od 2 sierpnia 2026 roku obowiązują między innymi zasady przejrzystości określone w art. 50 AI Act. Ich celem jest umożliwienie odbiorcom rozpoznania, kiedy rozmawiają z systemem AI lub mają kontakt z treścią wygenerowaną albo istotnie zmodyfikowaną przez sztuczną inteligencję.
Obowiązki dotyczą przede wszystkim czterech obszarów:
- systemów AI prowadzących bezpośrednią interakcję z człowiekiem,
- systemów generujących lub modyfikujących tekst, obraz, dźwięk i wideo,
- systemów rozpoznawania emocji oraz kategoryzacji biometrycznej,
- deepfake’ów i publikowanych treści dotyczących spraw interesu publicznego.
Przepisy rozróżniają przy tym dostawców systemów AI oraz podmioty, które wykorzystują je w swojej działalności.
Dostawca odpowiada między innymi za zaprojektowanie systemu w sposób umożliwiający poinformowanie użytkownika o kontakcie z AI oraz za techniczne oznaczanie generowanych treści. Firma korzystająca z rozwiązania może natomiast odpowiadać za widoczne poinformowanie odbiorców o deepfake’u, zastosowaniu określonych systemów biometrycznych lub publikacji tekstu stworzonego przez AI bez odpowiedniej kontroli człowieka.
Dla systemów generatywnych wprowadzonych na rynek przed 2 sierpnia 2026 roku przewidziano ograniczony okres przejściowy. Do 2 grudnia 2026 roku odroczony został wyłącznie obowiązek stosowania technicznych, możliwych do maszynowego odczytania oznaczeń treści. Pozostałe obowiązki przejrzystości, w tym informowanie o bezpośrednim kontakcie z AI, stosuje się od 2 sierpnia.
Naruszenie zasad przejrzystości może wiązać się z karą do 15 mln euro lub do 3 proc. całkowitego rocznego światowego obrotu przedsiębiorstwa z poprzedniego roku finansowego. W przypadku mniejszych organizacji organy powinny uwzględniać zasadę proporcjonalności.
Czy trzeba oznaczać e-maile, raporty i dokumenty tworzone przez AI?
AI Act nie wprowadza ogólnego obowiązku umieszczania widocznej informacji o wykorzystaniu sztucznej inteligencji na każdym dokumencie przygotowanym przy wsparciu sztucznej inteligencji. Ważne jest rozróżnienie pomiędzy technicznym oznaczaniem treści a informacją widoczną dla jej odbiorcy.
Dostawcy systemów generujących syntetyczny tekst, obraz, dźwięk lub wideo powinni zapewnić, aby treści były oznaczone w formacie możliwym do maszynowego odczytania i wykrycia. Może to oznaczać wykorzystanie odpowiednich metadanych, informacji o pochodzeniu pliku lub innych rozwiązań technicznych. Nie musi natomiast polegać na dodaniu widocznego komunikatu do każdego wygenerowanego dokumentu.
Firma korzystająca z AI ma obowiązek zastosować widoczne oznaczenie przede wszystkim wtedy, gdy publikuje wygenerowany lub istotnie zmodyfikowany przez AI tekst:
- przeznaczony dla szerokiego grona odbiorców,
- mający informować o sprawach interesu publicznego,
- który nie przeszedł merytorycznej kontroli człowieka lub nie podlega odpowiedzialności redakcyjnej.
Do spraw interesu publicznego mogą należeć między innymi kwestie polityczne, bezpieczeństwo publiczne i konsumentów, zdrowie, ochrona środowiska, prawa podstawowe oraz istotne wydarzenia gospodarcze, finansowe, naukowe i kulturalne.
Zwykły e-mail przygotowany przez pracownika z pomocą AI, wewnętrzne podsumowanie spotkania albo roboczy raport nie muszą więc automatycznie otrzymywać widocznej etykiety. Inaczej należy ocenić sytuację, w której system samodzielnie przygotowuje komunikaty i publikuje je bez sprawdzenia przez kompetentną osobę.
Można wyróżnić kilka typowych scenariuszy:
Pracownik wykorzystuje AI do przygotowania projektu wiadomości, a następnie sprawdza, poprawia i zatwierdza jej treść. Sztuczna inteligencja jest w tym przypadku narzędziem wspierającym człowieka. Sam fakt wykorzystania systemu nie oznacza automatycznie konieczności widocznego oznaczenia wiadomości.
Agent AI sam wybiera odbiorcę, generuje treść, wysyła wiadomość i kontynuuje korespondencję na podstawie otrzymywanych odpowiedzi. Odbiorca powinien wiedzieć, że kontaktuje się z systemem AI.
Firma publikuje wygenerowany przez AI artykuł dotyczący bezpieczeństwa, finansów lub zdrowia bez kontroli merytorycznej. Taka treść może wymagać jasnego oznaczenia.
AI tworzy pierwszą wersję artykułu, ale ekspert sprawdza fakty i źródła, zmienia treść oraz bierze odpowiedzialność za publikację. W takim przypadku może mieć zastosowanie wyjątek związany z kontrolą człowieka i odpowiedzialnością redakcyjną.
Chatbot, voicebot i automatyczna korespondencja. Kiedy odbiorca musi wiedzieć, że rozmawia z maszyną?
Obowiązek poinformowania odbiorcy pojawia się wtedy, gdy system AI został zaprojektowany do prowadzenia rzeczywistej, bezpośredniej interakcji z osobą fizyczną. Komisja Europejska wskazuje cztery podstawowe warunki. Rozwiązanie musi być systemem AI, prowadzić dwustronną wymianę informacji, komunikować się z odbiorcą bez pośrednictwa człowieka oraz wchodzić w interakcję z osobą fizyczną. Nie ma przy tym znaczenia, czy jest nią konsument, pracownik, kandydat do pracy, kontrahent czy przedstawiciel innej firmy.
Zasady te mogą dotyczyć między innymi:
- chatbota obsługującego klientów na stronie internetowej,
- voicebota prowadzącego rozmowy telefoniczne,
- wirtualnego asystenta odpowiadającego pracownikom,
- agenta AI samodzielnie prowadzącego korespondencję,
- cyfrowego doradcy lub awatara dostępnego w aplikacji.
Informacja powinna pojawić się najpóźniej na początku pierwszej interakcji i zostać przekazana w jasny, zauważalny oraz dostępny sposób. W przypadku chatbota może to być komunikat: rozmawiasz z wirtualnym asystentem wykorzystującym sztuczną inteligencję.
Voicebot powinien przekazać analogiczną informację głosowo na początku połączenia. W automatycznej korespondencji wiadomość może zawierać krótkie wyjaśnienie, że została wysłana przez agenta AI działającego w imieniu firmy.
Przepisy przewidują wyjątek, gdy kontakt ze sztuczną inteligencją jest dla przeciętnego odbiorcy oczywisty. Komisja zaleca jednak interpretować go ostrożnie. Jeżeli sposób komunikacji, nazwa nadawcy lub zastosowany głos mogą sugerować kontakt z pracownikiem, bezpieczniejszym rozwiązaniem jest jednoznaczne przedstawienie systemu.
Nie każda automatyczna wiadomość oznacza natomiast wykorzystanie AI. Proste potwierdzenie otrzymania formularza, autoresponder ustawiony na czas urlopu albo wiadomość wysyłana według niezmiennej reguły mogą być zwykłą automatyzacją. Obowiązek wynikający z art. 50 dotyczy systemów, które analizują przekazywane informacje i samodzielnie tworzą kontekstowe odpowiedzi.
Gdzie kończy się wsparcie pracownika, a zaczyna automatyczne generowanie treści?
Granica pomiędzy wsparciem a generowaniem nie zawsze jest oczywista. Przydatnym kryterium jest ocena, czy AI jedynie pomaga opracować treść stworzoną przez człowieka, czy samodzielnie buduje jej znaczenie.
Za funkcje wspierające można uznać przede wszystkim:
- poprawianie literówek i błędów językowych,
- formatowanie dokumentu,
- porządkowanie układu treści,
- wprowadzanie drobnych zmian, które nie wpływają na znaczenie materiału,
- techniczną obróbkę pliku bez ingerencji w jego przekaz.
Obowiązek technicznego znakowania treści generowanych przez AI nie obejmuje sytuacji, w których system wykonuje jedynie standardową edycję pomocniczą lub nie zmienia w istotny sposób danych wejściowych i ich znaczenia.
O automatycznym generowaniu można mówić wtedy, gdy AI samodzielnie:
- przygotowuje dokument od podstaw na podstawie krótkiego polecenia,
- tworzy argumenty, wnioski lub rekomendacje,
- podsumowuje materiały i wybiera najważniejsze informacje,
- zmienia strukturę i znaczenie tekstu,
- dobiera fakty lub źródła,
- decyduje, jaka odpowiedź powinna zostać przekazana odbiorcy.
Samo otwarcie dokumentu i pobieżne przeczytanie go przez pracownika nie musi oznaczać skutecznej kontroli człowieka. Weryfikacja powinna dotyczyć istoty materiału i być przeprowadzona przez osobę posiadającą odpowiednią wiedzę. Powinna ona mieć możliwość sprawdzenia faktów oraz źródeł, a także zatwierdzenia, zmodyfikowania albo odrzucenia treści. Korekta gramatyczna lub sprawdzenie zgodności z szablonem nie są uznawane za wystarczającą kontrolę merytoryczną.
Znaczenie ma również kolejność działań. Jeżeli pracownik zatwierdzi dokument, a następnie AI ponownie wprowadzi do niego istotne zmiany, zmodyfikowana wersja powinna ponownie trafić do weryfikacji.
Jak stworzyć w firmie rejestr zastosowań AI?
Sam art. 50 AI Act nie ustanawia ogólnego obowiązku prowadzenia przez każdą firmę jednego rejestru wszystkich narzędzi wykorzystujących sztuczną inteligencję. Stworzenie takiego zestawienia jest jednak jednym z najbardziej praktycznych sposobów uporządkowania odpowiedzialności i przygotowania organizacji do wykazania zgodności z przepisami.
Rejestr nie powinien być wyłącznie listą zakupionych aplikacji. Jedno narzędzie może być wykorzystywane w wielu procesach, a każdy sposób użycia może podlegać innej ocenie. Przykładowo ten sam model generatywny może pomagać pracownikom w poprawianiu tekstów, tworzyć odpowiedzi wysyłane klientom przez autonomicznego agenta oraz generować artykuły publikowane na stronie internetowej. Z perspektywy AI Act są to trzy różne przypadki zastosowania.
Dla każdego procesu warto zapisać:
- nazwę i cel zastosowania AI,
- dział oraz właściciela biznesowego procesu,
- nazwę systemu, dostawcy i wykorzystywanej wersji,
- zakres automatyzacji,
- rodzaje przetwarzanych danych,
- grono odbiorców wyników działania AI,
- informację czy system komunikuje się bezpośrednio z osobami fizycznymi,
- rodzaj tworzonych treści i sposób ich publikacji,
- zastosowane komunikaty oraz oznaczenia,
- zasady kontroli człowieka,
- osoby uprawnione do zatwierdzania wyników,
- historię zmian, incydentów i przeglądów.
Każdy przypadek użycia powinien zostać oceniony za pomocą kilku podstawowych pytań:
Czy AI kontaktuje się bezpośrednio z człowiekiem? Czy samodzielnie tworzy tekst, obraz, dźwięk lub wideo? Czy wynik zostanie opublikowany? Czy materiał dotyczy spraw interesu publicznego? Czy przed publikacją przejdzie kontrolę merytoryczną? Kto ponosi odpowiedzialność za ostateczną wersję?
Rejestr powinien być aktualizowany przy każdej istotnej zmianie. Wdrożenie nowego modelu, rozszerzenie zakresu automatyzacji, zmiana odbiorców albo rezygnacja z zatwierdzania przez pracownika mogą wpłynąć na obowiązki firmy.
Jak workflow może wspierać zatwierdzanie i dokumentowanie pracy AI?
Polityka korzystania ze sztucznej inteligencji określa zasady, ale dopiero odpowiednio zaprojektowany workflow pozwala stosować je konsekwentnie w codziennej pracy.
Cyfrowy obieg może rozpocząć się już na etapie zgłoszenia nowego zastosowania AI. Pracownik opisuje cel procesu, wykorzystywane narzędzie, zakres danych oraz sposób użycia wyników. Na podstawie formularza sprawa jest automatycznie kierowana do właściciela biznesowego, działu bezpieczeństwa, compliance, ochrony danych lub działu prawnego.
Przykładowy proces może obejmować następujące etapy:
- Zgłoszenie nowego zastosowania AI.
- Klasyfikację procesu i wstępną ocenę obowiązków.
- Weryfikację zakresu przetwarzanych danych.
- Ustalenie sposobu informowania odbiorców.
- Wskazanie osoby odpowiedzialnej za kontrolę merytoryczną.
- Zatwierdzenie zastosowania i warunków jego wykorzystywania.
- Rejestrowanie kolejnych zmian oraz okresowe przeglądy.
Workflow może również sterować obiegiem dokumentów generowanych przy pomocy AI. System może zapisywać wersję modelu, datę wygenerowania treści, osobę inicjującą proces oraz kolejne wersje dokumentu. Następnie kieruje materiał do wskazanego eksperta, który potwierdza sprawdzenie faktów, źródeł i zgodności z procedurami.
W przypadku materiałów przeznaczonych do publikacji można zastosować mechanizm blokujący ich udostępnienie do momentu uzyskania wymaganej akceptacji. Jeżeli dokument dotyczy spraw interesu publicznego, a w procesie nie wskazano odpowiedzialnego recenzenta, workflow może automatycznie skierować go do dodatkowej kontroli albo wymusić zastosowanie odpowiedniego oznaczenia.
Podobne reguły mogą obejmować korespondencję. Jeżeli wiadomość wysyła autonomiczny agent AI, system może sprawdzić, czy znalazła się w niej informacja o automatycznym charakterze komunikacji. Jeżeli treść przygotował pracownik wspierany przez sztuczną inteligencję, proces może wymagać jedynie jego zatwierdzenia.
Istotną funkcją jest również stworzenie śladu audytowego. Firma powinna móc ustalić:
- kiedy i przez jaki system powstała treść,
- kto ją sprawdził,
- jakie zmiany zostały wprowadzone,
- kto zatwierdził ostateczną wersję,
- czy po zatwierdzeniu AI ponownie zmodyfikowała materiał.
Bez takich informacji nadzór człowieka może pozostać jedynie deklaracją, której trudno dowieść podczas audytu lub kontroli.
Co firmy powinny zrobić po 2 sierpnia 2026 roku?
Pierwszym krokiem powinno być zidentyfikowanie procesów, w których sztuczna inteligencja komunikuje się z ludźmi lub generuje treści. Szczególnej uwagi wymagają chatboty, voiceboty, autonomiczni agenci, narzędzia marketingowe, systemy wspierające obsługę klienta oraz rozwiązania automatyzujące publikowanie materiałów.
Następnie firma powinna:
- określić swoją rolę w każdym procesie,
- wskazać sytuacje wymagające poinformowania odbiorcy,
- przygotować standardowe komunikaty dla chatbotów, voicebotów i agentów,
- ustalić zasady merytorycznej kontroli treści,
- wyznaczyć osoby odpowiedzialne za zatwierdzanie,
- prowadzić rejestr zastosowań AI,
- dokumentować decyzje oraz zmiany w procesach.
Z perspektywy digitalizacji istotne jest połączenie wymogów prawnych z rzeczywistym sposobem wykonywania pracy. Sam regulamin nie zagwarantuje, że dokument zostanie sprawdzony, oznaczenie dodane, a decyzja zapisana. Dopiero workflow pozwala przełożyć zasady na konkretne zadania, role, terminy i akceptacje.
AI pod kontrolą – jak uporządkować procesy w firmie?
Nowe obowiązki związane z AI nie ograniczają się do dodania odpowiedniej informacji w stopce e-maila czy komunikatu na stronie. Firma powinna przede wszystkim wiedzieć, w których procesach wykorzystuje sztuczną inteligencję, jakie zadania są jej powierzane, kto korzysta z rezultatów jej pracy oraz gdzie wymagany jest nadzór człowieka.
Pomocne jest stworzenie rejestru zastosowań AI i powiązanie go z cyfrowym workflow, który porządkuje kolejne etapy – od zgłoszenia nowego zastosowania, przez jego ocenę i zatwierdzenie, aż po dokumentowanie zmian oraz odpowiedzialności. Dzięki temu łatwiej nie tylko realizować obowiązki informacyjne, ale też ograniczać ryzyko i zachować pełną historię decyzji na potrzeby kontroli czy audytu.
Od 2 sierpnia 2026 roku ważne staje się więc nie tylko pytanie, czy firma korzysta z AI. Równie istotne jest ustalenie, gdzie system działa samodzielnie, kiedy odbiorca powinien zostać o tym poinformowany oraz kto odpowiada za ostateczny rezultat jego działania.
