Aplikacja Sygnalista
zgłaszanie incydentów w firmie
Aplikacja Sygnalista to bezpieczna platforma, pozwalająca przekazywać, a następnie przeprowadzić obsługę anonimowego zgłoszenia o niepożądanych sytuacjach. Zapewnia pełną ochronę pracownikom w związku z realizowanymi zgłoszeniami, a mechanizmy workflow usprawniają nadzór i zarządzanie sprawą.
Jak zbudowana jest aplikacja Sygnalista?
Na moduł składa się zewnętrzny portal udostępniany w postaci linku, służący do anonimowej obsługi przez użytkownika. Drugim elementem systemu jest portal w systemie V-Desk, dzięki któremu zgłoszenie może zostać zarejestrowane i obsłużone w sposób elektroniczny. Moduł archiwum pozwala bezpiecznie przechowywać zamknięte sprawy.
Co gwarantuje moduł Sygnalista w V-Desk?
Ochronę osoby zgłaszającej, poprzez pełną anonimowość
Szybką i adekwatną reakcję na nieprawidłowości
Zorganizowane i uporządkowane prowadzenie spraw
Bezpieczną archiwizację obsłużonych zdarzeń
Jak wygląda obsługa zgłoszenia krok po kroku?
Aplikacja Sygnalista porządkuje cały proces, od przyjęcia zgłoszenia po jego zamknięcie i archiwizację. Dzięki temu organizacja reaguje szybciej, a prowadzenie spraw jest spójne i powtarzalne, niezależnie od liczby zgłoszeń. Takie ujęcie procesu minimalizuje ryzyko zgubienia zgłoszenia, ułatwia nadzór nad terminami i zapewnia przejrzystość działań.
Przebieg sprawy w module Sygnalista
- Zgłoszenie incydentu w zewnętrznym portalu (anonimowo lub w zależności od przyjętej polityki).
- Rejestracja w V-Desk i nadanie sprawie statusu oraz priorytetu.
- Przydział odpowiedzialności (np. compliance/HR/bezpieczeństwo) wraz z kontrolą uprawnień.
- Komunikacja w sprawie – możliwość zadawania pytań uzupełniających bez ujawniania tożsamości zgłaszającego.
- Działania i decyzje prowadzone zgodnie z workflow: terminy, etapy, zadania i akceptacje.
- Zamknięcie sprawy oraz bezpieczna archiwizacja z kompletem dowodów i historii czynności.
Infrastruktura Sygnalisty w V-Desk GA
Aplikacja jest dostępna w modelu chmurowym jako opcja single-tenant. Takie rozwiązanie zapewnia maksimum bezpieczeństwa danych przy jednoczesnej łatwej i szybkiej obsłudze zgłoszeń.
Polega to na tym, że dane i zasoby klienta przechowane są w dedykowanej przestrzeni serwerowej i w odizolowaniu od innych nabywców aplikacji.
Bezpieczeństwo i poufność danych w praktyce
W przypadku obsługi zgłoszeń kluczowe znaczenie ma ochrona informacji, zarówno danych zgłaszającego, jak i treści sprawy. Sygnalista wspiera organizacje w budowaniu zaufania do kanału zgłoszeń poprzez podejście privacy by design, czyli prywatność w fazie projektowania oraz kontrolę dostępu na poziomie systemu.
anonimowość zgłoszenia
oraz możliwość prowadzenia dialogu bez ujawniania tożsamości
role i uprawnienia
ograniczające wgląd do spraw wyłącznie do osób upoważnionych
pełna historia czynności
(kto, kiedy i co wykonał) wspierająca audyt i rozliczalność
bezpieczna archiwizacja
zamkniętych spraw w dedykowanym module archiwum
szyfrowanie danych
(w transmisji i w spoczynku), ograniczające ryzyko nieautoryzowanego dostępu do treści zgłoszeń i załączników
model chmurowy single-tenant
czyli dedykowana przestrzeń dla danych klienta, odizolowana od innych użytkowników
Wdrożenie i dopasowanie do procedur organizacji
Sygnalista nie jest sztywnym formularzem. Aplikacja pozwala dopasować obsługę zgłoszeń do wewnętrznych zasad, struktury organizacyjnej i sposobu prowadzenia postępowań wyjaśniających. Dzięki temu rozwiązanie wspiera nie tylko przyjęcie zgłoszenia, ale też realną pracę operacyjną zespołów odpowiedzialnych za sprawę. Dzięki temu wdrożenie nie kończy się na uruchomieniu kanału, ale system wspiera całe postępowanie od zgłoszenia do zamknięcia.
W ramach konfiguracji można m.in.:
- zdefiniować kategorie zgłoszeń i wymagane pola (np. obszar, ryzyko, lokalizacja, jednostka),
- ustawić workflow (etapy, zadania, terminy, akceptacje, eskalacje),
- przypisać role (przyjmujący, prowadzący, akceptujący, obserwatorzy) i zasady dostępu,
- przygotować standard komunikacji w sprawie oraz wymagane załączniki i dowody,
- skonfigurować powiadomienia i przypomnienia (np. o zmianie statusu sprawy, zbliżających się terminach oraz zadaniach wymagających reakcji),
- uruchomić rozwiązanie w sposób spójny z pozostałymi procesami w V-Desk.
