Aplikacja Sygnalista
zgłaszanie incydentów w firmie
Aplikacja Sygnalista to bezpieczna platforma, pozwalająca przekazywać, a następnie przeprowadzić obsługę anonimowego zgłoszenia o niepożądanych sytuacjach. Zapewnia pełną ochronę pracownikom w związku z realizowanymi zgłoszeniami, a mechanizmy workflow usprawniają nadzór i zarządzanie sprawą.
Jak zbudowana jest aplikacja Sygnalista?
Na moduł składa się zewnętrzny portal udostępniany w postaci linku, służący do anonimowej obsługi przez użytkownika. Drugim elementem systemu jest portal w systemie V-Desk, dzięki któremu zgłoszenie może zostać zarejestrowane i obsłużone w sposób elektroniczny. Moduł archiwum pozwala bezpiecznie przechowywać zamknięte sprawy.
Co gwarantuje moduł Sygnalista w V-Desk?
Ochronę osoby zgłaszającej, poprzez pełną anonimowość
Szybką i adekwatną reakcję na nieprawidłowości
Zorganizowane i uporządkowane prowadzenie spraw
Bezpieczną archiwizację obsłużonych zdarzeń
Jak wygląda obsługa zgłoszenia krok po kroku?
Aplikacja Sygnalista porządkuje cały proces, od przyjęcia zgłoszenia po jego zamknięcie i archiwizację. Dzięki temu organizacja reaguje szybciej, a prowadzenie spraw jest spójne i powtarzalne, niezależnie od liczby zgłoszeń. Takie ujęcie procesu minimalizuje ryzyko zgubienia zgłoszenia, ułatwia nadzór nad terminami i zapewnia przejrzystość działań.
Przebieg sprawy w module Sygnalista
- Zgłoszenie incydentu w zewnętrznym portalu (anonimowo lub w zależności od przyjętej polityki).
- Rejestracja w V-Desk i nadanie sprawie statusu oraz priorytetu.
- Przydział odpowiedzialności (np. compliance/HR/bezpieczeństwo) wraz z kontrolą uprawnień.
- Komunikacja w sprawie – możliwość zadawania pytań uzupełniających bez ujawniania tożsamości zgłaszającego.
- Działania i decyzje prowadzone zgodnie z workflow: terminy, etapy, zadania i akceptacje.
- Zamknięcie sprawy oraz bezpieczna archiwizacja z kompletem dowodów i historii czynności.
Infrastruktura Sygnalisty w V-Desk GA
Aplikacja jest dostępna w modelu chmurowym jako opcja single-tenant. Takie rozwiązanie zapewnia maksimum bezpieczeństwa danych przy jednoczesnej łatwej i szybkiej obsłudze zgłoszeń.
Polega to na tym, że dane i zasoby klienta przechowane są w dedykowanej przestrzeni serwerowej i w odizolowaniu od innych nabywców aplikacji.
Bezpieczeństwo i poufność danych w praktyce
W przypadku obsługi zgłoszeń kluczowe znaczenie ma ochrona informacji, zarówno danych zgłaszającego, jak i treści sprawy. Sygnalista wspiera organizacje w budowaniu zaufania do kanału zgłoszeń poprzez podejście privacy by design, czyli prywatność w fazie projektowania oraz kontrolę dostępu na poziomie systemu.
anonimowość zgłoszenia
oraz możliwość prowadzenia dialogu bez ujawniania tożsamości
role i uprawnienia
ograniczające wgląd do spraw wyłącznie do osób upoważnionych
pełna historia czynności
(kto, kiedy i co wykonał) wspierająca audyt i rozliczalność
bezpieczna archiwizacja
zamkniętych spraw w dedykowanym module archiwum
szyfrowanie danych
(w transmisji i w spoczynku), ograniczające ryzyko nieautoryzowanego dostępu do treści zgłoszeń i załączników
model chmurowy single-tenant
czyli dedykowana przestrzeń dla danych klienta, odizolowana od innych użytkowników
Wdrożenie i dopasowanie do procedur organizacji
Sygnalista nie jest sztywnym formularzem. Aplikacja pozwala dopasować obsługę zgłoszeń do wewnętrznych zasad, struktury organizacyjnej i sposobu prowadzenia postępowań wyjaśniających. Dzięki temu rozwiązanie wspiera nie tylko przyjęcie zgłoszenia, ale też realną pracę operacyjną zespołów odpowiedzialnych za sprawę. Dzięki temu wdrożenie nie kończy się na uruchomieniu kanału, ale system wspiera całe postępowanie od zgłoszenia do zamknięcia.
W ramach konfiguracji można m.in.:
- zdefiniować kategorie zgłoszeń i wymagane pola (np. obszar, ryzyko, lokalizacja, jednostka),
- ustawić workflow (etapy, zadania, terminy, akceptacje, eskalacje),
- przypisać role (przyjmujący, prowadzący, akceptujący, obserwatorzy) i zasady dostępu,
- przygotować standard komunikacji w sprawie oraz wymagane załączniki i dowody,
- skonfigurować powiadomienia i przypomnienia (np. o zmianie statusu sprawy, zbliżających się terminach oraz zadaniach wymagających reakcji),
- uruchomić rozwiązanie w sposób spójny z pozostałymi procesami w V-Desk.
Nasi klienci mówią o V-Desku
Bostik
„Skorzystaliśmy ze wsparcia konsultacyjno-analitycznego firmy Primesoft Polska i jako rezultat naszej współpracy w organizacji uruchomiono system elektronicznego obiegu dokumentów V-Desk. Potwierdzamy implementację rozwiązania w obszarach umów, zamówień oraz faktur, jaki i jego integrację z systemem finansowym Exact. We wszystkich obszarach usprawnione zostały procesy akceptacji i obiegu dokumentów, jak i wzmocniona kontrola na każdym etapie.”
Jass Board
„Przejście na cyfrowe obiegi zadań i dokumentów było naszym celem, który mogliśmy zrealizować przy profesjonalnym wsparciu firmy Primesoft.”
Mariusz Lisiecki, Menadżer Systemów Informatycznych
NUXE
„V-Desk GA wprowadził systemowe ujęcie procesów w Nuxe, ograniczając problemy wynikające z manualnej pracy z dokumentami. Odtąd w sposób elektroniczny prowadzimy obieg faktur, a także obsługujemy procesy kadrowe, takie jak wnioskowanie i akceptację urlopów oraz ewidencję obecności pracowników.”
Rotometal
„Wybraliśmy rozwiązanie V-Desk z uwagi na szerokie możliwości dopasowania rozwiązania do naszych indywidualnych procesów, a także na oferowaną elastyczność systemu w przypadku integracji z systemem SAP”
JMP Flowers
„Obecnie nie tracimy czasu na szukanie faktur, zażegnaliśmy sytuacje kiedy zadania nie były monitorowane, a odpowiedzialność rozmyta. Z Systemem V-Desk zyskujemy płynność procesowania dokumentów.”
Przeczytaj case study >
BMW Dynamic Motors
„Nasza współpraca z firmą Primesoft Polska rozpoczęta w 2021 roku zakładała wprowadzenie rozwiązań mających na celu pełną cyfryzację w zakresie zarządzania procesami biznesowymi.”
Przeczytaj case study >
Mitutoyo Polska
Dzięki wykorzystaniu rozwiązania V-Desk możemy skupić się na zadaniach będących istotą naszej działalności, nie tracąc cennego czasu w oczekiwaniu na dokumenty czy ręcznie je rejestrując
Przeczytaj case study >
Ariadna SA Fabryka Nici
„Przejście na system cyfrowego obiegu dokumentów wiązało się ze zmianami, które wpłynęły korzystnie na funkcjonowanie i przebieg procesów takich jak obieg faktury, zapotrzebowania, zakupy i wnioski pracownicze. System workflow uruchomiony został dla prowadzenia procesów obiegu faktur kosztowych, których przetwarzanych jest około 500 miesięcznie.
Pozytywna współpraca z firmą Primesoft, której celem była cyfryzacja Spółki Ariadna pozwala nam planować rozbudowę systemu V-Desk o kolejne moduły.”
Beata Karbowniczak, Dyrektor Finansowy
EFL Leasing
„Mając na uwadze, że z Primesoft Polska Sp. z o.o współpracujemy z powodzeniem od wielu lat w zakresie rozwoju systemu V-Desk, z przyjemnością rekomendujemy ją jako dostawcę systemów do elektronicznego obiegu dokumentów.”
Polipak
Elastyczność zaimplementowanego systemu sprawia, że dodatkowym i cenionym przez naszą firmę atutem są możliwości jego rozwoju dostosowane do pojawiających się na bieżąco potrzeb Spółki.
Przeczytaj case study >
Autostrada Wielkopolska
„Wdrożyliśmy ten system jako niezależną platformę dostępną do naszych podwykonawców, niezależnych inżynierów i zewnętrznych innych podmiotów. Chcieliśmy usprawnić obieg dokumentów w naszej firmie. Szukaliśmy na rynku programów, które będą proste w obsłudze, ergonomiczne, ale także elastyczne, jeśli chodzi o przyszły rozwój systemów.”
Przeczytaj case study >
Securitas
„W ciągu 11 lat korzystania z V-Desk przekonaliśmy się o elastyczności tego rozwiązania, dlatego zleciliśmy przeprowadzenie modyfikacji pozwalających na zintegrowanie V-Desk z kolejnym systemem w firmie. Potwierdzamy, że prace zostały wykonane na najwyższym poziomie, z zachowaniem wysokich standardów etyki biznesowej oraz ciągłości działania procesów w przedsiębiorstwie.”
Kia Polska
„Dzięki profesjonalnemu podejściu i pełnym zrozumieniu naszych potrzeb rozwiązanie spełnia nasze oczekiwania. V-Desk jest systemem prostym w obsłudze i funkcjonalnym, ale przede wszystkim usprawnia prace wielu osób i zwiększa efektywność działań w firmie.”
Domost
Doceniamy możliwości platformy V-Desk, jej niezawodność i funkcjonalność, która pozwala nam na oszczędności czasu i zasobów. Zadania takie jak rejestracje dokumentów, czy ich akceptacja zostały zautomatyzowane i obecnie zyskujemy skuteczną kontrolę nad przebiegiem procesu.
Przeczytaj case study >