Niezależnie od charakteru transakcji, umowa odgrywa kluczową rolę, stanowiąc podstawę prawną dla obydwu stron. Dobrze skonstruowany dokument nie tylko chroni interesy stron, ale również jasno określa warunki współpracy. Poznajcie najważniejsze elementy, które powinna zawierać każda umowa oraz dowiedzcie się, jak zarządzać obiegiem tych dokumentów w przedsiębiorstwie.
Z tego artykułu dowiesz się:
Umowa – zgodne porozumienie dwóch lub więcej stron
Zgodnie z definicją – umową lub kontraktem nazywa się, w myśl prawa cywilnego, zgodne porozumienie dwóch lub więcej stron, które ustala ich wzajemne prawa lub obowiązki.
Dokument powinien zawierać kilka ważnych elementów, które będą regulować kwestie wspólne dla stron zawierających umowę, takich jak zgodne oświadczenia, odpowiedzialność stron, czas obowiązywania czy sposób rozwiązania.
Podstawowe elementy umowy – co musi zawierać dokument?
Choć nie każdą umowę trzeba zawierać na piśmie, to ta forma wciąż jest jedną z najpopularniejszych. I w przypadku umów pisemnych, należy pamiętać o kilku najważniejszych elementach, które powinny zawierać:
Rodzaj umowy – określenie rodzaju umowy jest niezwykle istotne, bowiem determinuje jej treść i zakres postanowień. Należy go umieścić w górnej części pierwszej strony dokumentu.
Data i miejsce zawarcia umowy – pozwolą na określenie wymagań względem ewentualnych roszczeń i czasu ich przedawnienia.
Strony umowy – ustala podmioty, które dokonały zawarcia umowy. W przypadku osób fizycznych należy podać imię, nazwisko, numer PESEL, numer dowodu osobistego, adres zamieszkania, jeśli osoba jest pełnomocnikiem, to także należy to uwzględnić. W przypadku podmiotów gospodarczych należy podać numer NIP lub KRS, adres siedziby i sposób jej reprezentacji oraz dane osób, które ją reprezentują.
Oświadczenia stron – określają przedmiot umowy, zobowiązania oraz uprawnienia stron. To niezwykle ważny element, który powinno się skrupulatnie przygotować, aby uniknąć jakichkolwiek wątpliwości w kwestii interpretacji oświadczeń i problemów z egzekwowaniem postanowień.
Czas obowiązywania – umowa może być zawarta na określony przedział czasu lub nieokreślony.
Sposób rozwiązania umowy – w dokumencie musi zostać umieszczony sposób rozwiązania umowy inny, niż za porozumieniem stron.
Odpowiedzialność stron – określona na wypadek niedopełnienia ustaleń stron, co pozwala na dochodzenie roszczeń poszkodowanej strony.
Przepisy prawne – można dodać w umowie stosowne zapisy prawne, które mają w niej swoje zastosowanie.
Postanowienia końcowe – takie, jak: forma składania oświadczeń przez strony, sposób zmian w zapisach umowy, rozwiązywania sporów oraz w przypadku sporów sądowych – właściwą miejscową sądu, a także inne ważne postanowienia.
Jakie są najczęstsze problemy w zarządzaniu umowami w przedsiębiorstwie?
W przedsiębiorstwach zawiera się bardzo dużo umów. W przypadku tradycyjnych metod, istnieje ryzyko pojawienia się problemów w sposobie ich zarządzania:
- Zbyt długi czas akceptacji umowy.
- Utrata zapisów umowy.
- Konieczność ręcznego wyszukiwania informacji z umów w katalogach, która opóźnia proces.
- Niedopilnowanie terminów lub warunków, wynikających z umowy.
- Brak możliwości monitorowania aktualnego statusu umowy.
- Zgubienie lub zniszczenie dokumentu.
- Niski standard bezpieczeństwa.
Cyfrowe zarządzanie umowami w systemie V-Desk
Skutecznym rozwiązaniem, które wyeliminuje powyższe ryzyka, jest cyfrowe zarządzanie obiegiem umów w przedsiębiorstwie.
Moduł umowy systemu V-Desk wspiera cały proces od momentu przygotowania umowy, przez finalizację uzgodnień i akceptację, aż po uporządkowane przechowywanie, ewidencjonowanie i archiwizowanie dokumentu.
Wprowadzenie obiegu i archiwizacji umów V-Desk pozwala na sprawniejsze i zautomatyzowane zarządzanie umowami, oferując łatwy dostęp do dokumentów i bieżącą aktualizację zmian zapisów i terminów. Użytkownik zyskuje stały nadzór nad statusem kontraktu, możliwość szybkiej weryfikacji, również dzięki powiadomieniom i alertom, które może ustawić dla każdego dokumentu.
Ponadto, moduł umowy systemu V-Desk usprawnia prace różnych działów – zespołów projektowych, prawnych, sprzedażowych, przy jednoczesnym zapewnieniu wysokiego standardu bezpieczeństwa informacji na każdym etapie oraz ochronę przed nieumyślnym zniszczeniem, zagubieniem lub usunięciem dokumentu, czy niepożądanym dostępem osób trzecich.
Bezpieczne udostępnianie umów w V-Room
V-Room pozwala utworzyć wirtualną przestrzeń do współpracy i udostępniania dokumentów, przy pełnym zachowaniu najwyższego standardu bezpieczeństwa.
To rozwiązanie, które doskonale sprawdzi się w przedsiębiorstwie, oferując bezpieczną komunikację pomiędzy stronami, które mogą dzielić się poufnymi dokumentami, nanosić poprawki lub uwagi w trybie online, śledzić zmiany w dokumentach, a także złożyć podpis za pomocą certyfikatu elektronicznego.
V-Room jest narzędziem przydatnym w sytuacjach, takich jak przekazanie pracownikowi umowy zatrudnienia, zamówienia dostawcy, wysyłki ofert lub umów do klientów, przeprowadzania audytów, transakcji inwestorskich, restrukturyzacji, przekazywania ważnej dokumentacji firmowej i wielu innych.
Jesteśmy zaufanym i rzetelnym partnerem w biznesie. Ponad 98% naszych klientów współpracuje z nami ponad 5 lat.
