Tworzenie umowy

w V-Desk

Nowoczesne rozwiązanie optymalizujące współpracę niezależnie od wielkości firmy. Usprawni pracę działów prawnych, zespołów projektowych, sprzedażowych. Sprawdzi się w każdej firmie, której umowy stanowią jeden z elementów biznesowej działalności

Aplikacja organizuje proces powstania umowy, pomaga zachować kontrolę wersji, usprawnia komunikację i dba o przepływ pracy. Oferuje raportowanie i solidną analitykę.

Porozmawiaj z ekspertem

Tworzenie umowy w V-Desk, z edycją dokumentów, podpisem cyfrowym i integracją z V-Room

Problematyczne kwestie rozwiązane od ręki

Żmudne zadania wykonywane manualnie spowalniają proces.

Inicjując proces z pomocą aplikacji pracownik kontroluje każdy etap procesu. Jego praca przyspiesza, a zadania płynnie przekazywane są na kolejne etapy.

Wysyłanie umów mailem lub różnymi kanałami obniża kontrolę i bezpieczeństwo dokumentów.

Aplikacja dba o bezpieczeństwo danych i informacji zawartych w dokumencie umowy.

Zadania i dokumenty mogą być bez obawy przekazywane również do współpracujących, zewnętrznych firm, np. w celu uzyskania opinii prawnej lub podpisu. Wówczas generowany jest bezpieczny, tymczasowy dostęp poprzez link do wirtualnych pokoi.

W trakcie negocjacji powstaje kilka wersji umowy.

Brak narzędzia kontroli wersji to zagrożenie chaosem.

Przy negocjowaniu umów, ważne by mieć kontrolę nad iteracjami. W aplikacji tworzenie umowy staje się wygodnym, zorganizowanym procesem, a zespół pracuje nad samą treścią, nie gubiąc się w wersjach dokumentu.

Skuteczna współpraca nad umową

Aplikacja wspiera przepływ pracy nad opracowaniem, zaopiniowaniem i cyfrowym potwierdzeniem ostatecznego kształtu umowy.

Wyposażona w zaawansowane narzędzia, organizuje pracę wieloosobowych zespołów, usprawniając proces negocjacji zapisów umowy. Stanowi przestrzeń bezpiecznego udostępniania dokumentów, również poza organizację.

Bezpieczeństwo dokumentów zarówno w systemie V-Desk, jak i w zintegrowanym z nim narzędziem V-Room, służącym do pracy nad dokumentami poza organizacją, potwierdzone jest certyfikatem ISO 27001.

Bezpieczeństwo informacji

Aplikacja V-Room

Główne funkcje usprawniające procesowanie

Szablony

Opcjonalne wykorzystanie gotowych szablonów dostępnych bezpośrednio w aplikacji zapewnia, że zawsze używane są aktualne ich wersje.

Łączenie umów z aneksami

Parowanie dokumentów powiązanych ze sobą np. przedmiotem umowy czy dotyczących jednej sprawy.

Integracja z V-Room

Integracja z V-Room, autorskim rozwiązaniem klasy VDR (virtual data room) umożliwia przekazanie dokumentu na zewnątrz organizacji, przy maksimum bezpieczeństwa.

Integracja z MS Office 365

Praca wieloosobowych zespołów na jednym zawsze aktualnym dokumencie.

Wersjonowanie dokumentu

Historia pracy na dokumencie oraz możliwość powrotu do poprzedniej wersji dokumentu.

Wbudowany podpis cyfrowy

Zatwierdzanie umowy bezpośrednio w systemie. Aplikacja obsługuje każdy rodzaj podpisu, nie wymagając uruchamiania osobnych narzędzi.

Tworzenie i procesowanie umowy w V-Desk i V-Desk GA

Aplikacja jest gotowym rozwiązaniem low-code/no-code, co znacznie przyspiesza czas uruchomienia, a tym samym korzystania z jej zalet.

Potrzebujesz rozwiązania, które uwzględnia specyfikę Twojej organizacji?
Zaproponujemy dedykowany workflow pasujący do wymagań.

Skontaktuj się z nami

FAQ o tworzeniu i procesowaniu umów przy zastosowaniu V-Desk

Czy aplikacja posiada funkcje raportowania

Tak. Dostępne są standardowe zestawienia w postaci zarejestrowanych list oraz dostęp do dashboardów w Power BI, które pozwalają analizować procesowanie umów i obciążenie zespołów.

Jakie rodzaje umów mogę obsłużyć w V-Desk?

V-Desk sprawdzi się wszędzie tam, gdzie umowy są istotnym elementem działalności firmy. Od prostych kontraktów handlowych, przez umowy ramowe i aneksy, aż po bardziej złożone porozumienia projektowe. Proces pozostaje podobny niezależnie od typu dokumentu.

Czy w systemie mogę korzystać z gotowych szablonów umów?

Tak. W aplikacji dostępne są szablony umów, które można opcjonalnie wykorzystać bezpośrednio w procesie. Dzięki temu zawsze używana jest aktualna wersja wzoru zaakceptowanego w organizacji.

W jaki sposób V-Desk pomaga w kontroli wersji dokumentu?

System prowadzi historię pracy na dokumencie i umożliwia powrót do wcześniejszych wersji. Podczas negocjacji łatwo sprawdzić, jakie zmiany wprowadzono i nad którą wersją aktualnie pracuje zespół.

Czy da się powiązać umowę z aneksami i powiązanymi dokumentami?

Tak. Aplikacja umożliwia łączenie umów z aneksami oraz innymi dokumentami dotyczącymi tej samej sprawy. Ułatwia to odtworzenie pełnej historii współpracy z danym kontrahentem.

Jak wygląda współpraca z zewnętrznymi kancelariami lub partnerami biznesowymi?

Dokumenty mogą być bezpiecznie udostępniane na zewnątrz, np. w celu uzyskania opinii prawnej lub podpisu. W tym celu wykorzystywany jest V-Room, czyli wirtualny pokój danych z dostępem poprzez bezpieczny, czasowy link.

Czy V-Desk wspiera pracę wielu osób na jednym dokumencie?

Tak. Integracja z MS Office 365 umożliwia pracę wieloosobowych zespołów na jednym, zawsze aktualnym dokumencie. Eliminuje to problem rozsyłania wielu wersji pliku mailem.

Czy w systemie mogę podpisać umowę elektronicznie?

Tak. Wbudowany podpis cyfrowy pozwala zatwierdzić umowę bezpośrednio w V-Desk. System obsługuje różne rodzaje podpisów, bez konieczności uruchamiania dodatkowych narzędzi.

Jak rozwiązane jest bezpieczeństwo dokumentów w procesie tworzenia umów?

Bezpieczeństwo dokumentów w V-Desk i zintegrowanym V-Room potwierdzone jest certyfikatem ISO 27001. Dane są chronione zarówno w trakcie pracy wewnątrz organizacji, jak i przy udostępnianiu ich na zewnątrz.

Czy rozwiązanie wymaga programowania, aby dopasować je do procesów w mojej firmie?

Nie. V-Desk do tworzenia i procesowania umów jest rozwiązaniem typu low-code/no-code. Oznacza to możliwość szybkiego dopasowania workflow do specyfiki organizacji, bez konieczności budowania systemu od zera.

Czy proces tworzenia umów można dostosować do specyfiki naszej organizacji?

Tak. Na bazie gotowego rozwiązania przygotowywany jest dedykowany workflow, uwzględniający strukturę firmy, sposób obiegu dokumentów oraz role osób zaangażowanych w proces. Dzięki temu narzędzie wspiera realny sposób pracy zespołów, a nie odwrotnie.