Paperless – kolejny krok przyszłości
Paperless to eliminacja tradycyjnej, papierowej formy dokumentów na rzecz ich cyfrowej wersji.
Jest to skuteczna realizacja procesów biznesowych i zastosowanie nowoczesnych, cyfrowych rozwiązań, które prowadzą do automatyzacji i digitalizacji przepływów pracy.
Strategia paperless to rozwiązanie dla firm, które chcą dążyć do nowoczesności i zwiększenia swojej konkurencyjności, są świadome konieczności poprawy wydajności operacyjnej procesów biznesowych oraz które chcą działać efektywnie kosztowo.
Dokumentacja papierowa nadal występuje praktycznie w każdym dziale i stanowi istotny element funkcjonowania przedsiębiorstwa: faktury, zamówienia, umowy, wnioski, pisma oraz wiele innych.
Działanie firmy opartej tylko na tradycyjnym, papierowym obiegu dokumentów, jest już obecnie passé.
Jak pokazują wyniki wielu badań, procesy paper-based są niewiarygodnie nieefektywne:
- zmniejszają produktywność
- powodują wyższe koszty
- stanowią zagrożenie dla bezpieczeństwa informacji
Podstawowe aspekty cyfrowego biznesu to przede wszystkim: elektroniczny obieg dokumentów, podpisy elektroniczne, e-faktury, przetwarzanie danych w chmurze, czy cyfrowe kanały komunikacji, a także tak powszechnie używane w dzisiejszych czasach – urządzenie mobilne.
Paperless, czy możliwe jest biuro bez papieru?
Weźmy też pod uwagę chociażby czas potrzebny na przetworzenie formularzy papierowych, czy też fizyczną przestrzeń potrzebną do przechowywania tych dokumentów. Strata czasu i pieniędzy.
Receptą na pozbycie się papieru i unowocześnienie organizacji, czytaj: lepsze wyniki biznesowe, jest wdrożenie strategii paperless.
Firmy, które dziś nie pozbędą się starych przyzwyczajeń i nie sięgną po cyfrowe rozwiązania, jutro zostaną w tyle za innowacyjną konkurencją.
„Odpowiedni dobór narzędzi służących do przeprowadzenia cyfryzacji to sukces skutecznego wdrożenia strategii paperless. Osiągnięcie elektronicznych form dokumentów i objęcie nimi większości obszarów funkcjonowania organizacji to cel, do którego powinniśmy dążyć. Narzędziem do osiągnięcia tego celu są między innymi systemy informatyczne klasy workflow i DMS” – mówi Michał Matejko z Primesoft Polska, dostawcy oprogramowania workflow.
„Eliminacja papierowych dokumentów, pozbycie się procesów biznesowych realizowanych w tradycyjny sposób, czy rezygnacja z podpisów składanych długopisem na papierze – stają się codziennością i koniecznością” – dodaje Pan Michał, który od wielu lat zajmuje się procesami digitalizacji przedsiębiorstw.
Matka Ziemia – zacznijmy myśleć o niej poważnie
Ważną kwestią pozostaje czynnik proekologiczny. W każdej sekundzie produkowane jest na świecie ponad 10 ton papieru. Wpływa to na zużycie energii oraz wody, wzrost zanieczyszczenia powietrza i wycinkę lasów – każda użyta kartka papieru ma w tym momencie znaczenie. Szacuje się, że do 2030 roku – w porównaniu do roku 2005 – globalna, roczna produkcja papieru, wzrośnie dwukrotnie.
Pierwszy krok, by ratować Matkę Ziemię to ograniczenie zużycia papieru. Proces produkcji papieru znajduje się na samej górze listy tych najbardziej szkodzących środowisku. Szacuje się, że przeciętne biuro zużywa 10 000 arkuszy papieru rocznie. To 3/4 akra lasu sosnowego. A można go uratować każdego roku! Pomyśli o tym przed kliknięciem: DRUKUJ!
