Foton Novelty Group zmienia swój świat na cyfrowy

Jak sprawnie przejść na elektroniczny obieg dokumentów?

„W naszej działalności dbamy przede wszystkim o dobrostan środowiska i dlatego wspieramy naszych klientów w inwestycjach w ekologiczne źródła pozyskiwania energii. Wraz ze wzrostem działalności rośnie potrzeba usprawnień w organizacji pracy, w szczególności w obszarach administracyjnych. Zbyt duża liczba przetwarzanych dokumentów to nie tylko kwestia chaosu, czy zagubionych faktur, to również kwestia proekologicznego podejścia. Uznaliśmy, że konieczna jest eliminacja zbędnego papieru w niezbędnych procesach„
Marek Putzlacher, Dyrektor Finasowy w Foton Novelty

Foton Novelty, z siedzibą w Szczecinie, jest przedsiębiorstwem prężnie działającym od 2013 roku w sektorze Odnawialnych Źródeł Energii. Nowoczesne i technologicznie zaawansowane projekty budowy elektrowni fotowoltaicznych oraz sieć magazynów energii realizuje na terenie całej Polski. Szybki rozwój, a także połączenie dwóch spółek (Novelty OZE Group sp. z o.o z Foton- Elektrownie słoneczne i Magazyny Energii SA) w jedno przedsiębiorstwo oznaczało więcej wyzwań w kluczowych obszarach biznesowych.

Wspólnie z Foton Novelty podjęliśmy wyzwanie wprowadzenia w organizacji systemu elektronicznego obiegu dokumentów w celu cyfryzacji dokumentów kosztowych, a w ślad za nimi cyfrowego ewidencjonowania i archiwizowania umów.

Wdrożenie systemu workflow

Kwestia eliminacji papieru, a także automatyzacji wprowadzania dokumentów do systemu została rozwiązana poprzez wykorzystanie inteligentnego odczytu danych z zastosowaniem zaawansowanej technologii OCR. Dokumenty zarówno kosztowe, jak i umowy, są sprawnie wprowadzane do systemu, a dalsza ich weryfikacja i akceptacji przebiega w sposób elektroniczny.

„Wielostopniowa akceptacja faktur oraz generowanie paczek płatności do banku to must have systemu, dzięki któremu procesy nabrały tempa, a my mamy nad nimi kontrolę.” – Marek Putzlacher, Dyrektor Finasowy w Foton Novelty

Należy nadmienić, że integracja z rządowymi API, w tym weryfikacja białej listy oraz kontrola statusu płatnika VAT to funkcjonalności, które również zostały zapewnione z poziomu systemu workflow V-Desk. Uprawnieni użytkownicy otrzymali możliwość zaawansowanego przeglądania dokumentów i wyszukiwania potrzebnych informacji. W przypadku kadry zarządczej informacje mogą być przekazywane w postaci gotowych raportów na podstawie danych, które zbierane są w systemie podczas rejestracji czy przetwarzania dokumentów.

Kolejne obszary optymalizacji procesów

W ślad za usprawnieniami w obszarze dokumentów kosztowych pojawiła się również silna potrzeba by uporządkować i ustandaryzować procesy związane z dokumentacją prawną.

Zawieranie umów z kontrahentami, ich aneksowanie, a także formalności związane obiegiem dokumentów zostały również odzwierciedlone w systemie.

W tym obszarze firma przede wszystkim zyskała przejrzystą i uporządkowaną ewidencję oraz gwarancję bezpieczeństwa danych, jak i właściwą archiwizację dokumentów.

Korzyści dla Klienta

Dzięki wprowadzeniu cyfrowej platformy i zastosowaniu nowoczesnych i innowacyjnych rozwiązań firma zdecydowanie podniosła swoją konkurencyjność na rynku. Wynika to głównie z możliwości usprawnienia w obszarach, gdzie ważny jest dostęp do twardych danych, rzetelnej informacji, a także sprawnej komunikacji z kontrahentami. Wprowadzając cyfrowe faktury i umowy Foton Novelty Group:

  • Zredukowała koszty operacyjne obniżając pracochłonność związaną z obiegiem dokumentów
  • Wyeliminowała papier obniżając koszty związane z kopiowaniem i drukowaniem dokumentów
  • Zwiększyła i zoptymalizowała efektywność procesowanych zadań
  • Ustandaryzowała i ustrukturyzowała procesy
  • Zapewniła automatyzację procesów i zadań, odciążając pracowników.