Elektroniczny obieg dokumentów – daj się zaskoczyć oszczędnościami!

Dokumenty cyfrowe – analiza zysków

Decydując się na wybór i wdrożenie Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów należy pamiętać o dogłębnej analizie kosztów oraz zysków, jakie przyniesie za sobą projekt. Celem nadrzędnym koncepcji digitalizacji, z punktu widzenia inwestora, jest wzrost wartości przedsiębiorstwa, a tym samym wzrost stanu posiadania (bogactwa) jego właścicieli.

Poniżej prezentujemy listę kluczowych oszczędności płynących z implementacji cyfrowych rozwiązań do zarządzania procesami biznesowymi.  

Istotnym elementem jest analiza finansowa obecnych kosztów utrzymania papierowego systemu obiegu oraz oszczędności wynikających z wdrożenia platformy workflow.

Przedstawione w analizie wyniki zostały przygotowane w oparciu o dane otrzymane od jednej z polskich spółek po wdrożeniu systemu do zarządzania procesami biznesowymi i elektronicznego obiegu dokumentów V-Desk.

Eliminacja drogi papierowej z obiegu dokumentów

… a co za tym idzie oszczędność papieru, tuszu, urządzeń ksero itp.

Przyjęliśmy następujące założenia:

  • Miesięcznie procesowanych jest ok. 5000 dokumentów wymagających obecnie wydruku papierowego, z czego każdy jest co najmniej raz powielany.
  • Czas wykonania 1 kartki ksero to 0,5 min.
  • Godzina pracy pracownika to koszt ok. 30 zł

W przypadku korzystania z systemu workflow V-Desk nie ma konieczności drukowania i kopiowania dokumentów, miesięczna oszczędność to 1 800 zł.

Eliminacja drogi papierowej z obiegu dokumentów…

… to jednocześnie oszczędność miejsca ich przechowywania.

Przyjęliśmy następujące założenia:

  • Miesięcznie procesowanych jest ok 5000 dokumentów wymagających archiwizowania, a następnie niszczenia.
  • Przechowywanie dokumentów wykonuje zewnętrzna firma.
  • Niszczenie dokumentów wykonuje zewnętrzna firma.

W przypadku korzystania z systemu V-Desk nie ma konieczności tworzenia dodatkowych miejsc przechowywania dokumentów, jak również ich niszczenia. Miesięczna oszczędność to 500 zł. 

Eliminacja drogi papierowej z obiegu dokumentów…

… to brak ręcznego wyszukiwania dokumentów.

Przyjęliśmy następujące założenia:

  • Miesięcznie wyszukiwanych jest około 5 000 dokumentów wymagających procesowania.
  • Czas wyszukiwania jednego dokumentu w formie papierowej to ok. 3 minuty.
  • Szacunkowy koszt 1 godziny pracy pracownika to ok. 30 zł.

Miesięczny koszt wyszukiwania dokumentów: 7 500 zł
Czas wyszukiwania jednego dokumentu w uporządkowanym systemie V-Desk   –  ok. 3 sekundy.

W przypadku korzystania z systemu V-Desk można znacznie szybciej zlokalizować dokumenty i wprowadzić je do obiegu. Miesięczna oszczędność to 7 500 zł.

Eliminacja drogi papierowej z obiegu dokumentów…

… szybsze procesowanie dokumentów, płynniejsze i tańsze realizowanie procesów zakupowych i sprzedażowych.

Przyjęliśmy następujące założenia:

  • Czas procesowania jednego dokumentu w formie papierowej to ok. 2 tygodnie
  • Szacunkowy koszt godziny pracy pracownika to ok. 30 zł.

Koszt procesowania dokumentu w obiegu papierowym to:

2 tygodnie x 30zł/godzinę = 80 godzin x 30 zł = 2 400 zł

Średni czas procesowania dokumentów w systemie V-Desk –  ok. 3 – 5 dni. To spore oszczędności!

Eliminacja drogi papierowej z obiegu dokumentów…

… PODSUMOWANIE.

Elektroniczny obieg dokumentów to przyszłość. Szybkość zmian i rozwój technologii jest zawrotne. Z każdym rokiem, firmy, które nie podejmują działań, by wdrożyć takie rozwiązania IT, coraz bardziej oddalają się od konkurencji. Moment kryzysowy może przyjść w każdej chwili.  Ponownie czeka nas niewiadoma przyszłość z racji pandemii oraz powrót do pracy zdalnej i może zamknięcia w domach. Zaimplementowanie najnowszych technologii w obszarze cyfryzacji pozwoli przygotować każdą firmę na taką ewentualność.