Elektroniczny ekologiczny obieg faktur

Wdrożenie workflow faktur, czyli jak pozbyć się papieru, a jednocześnie rozwijać biznes?

System elektronicznego obiegu faktur ma za zadanie wyeliminować z obiegu dokumentów ich wersję papierową. Korzystanie z elektronicznej formy pozwala obniżyć koszty przedsiębiorstwa, podnieść jakość dekretacji oraz usprawnić kontrolę wydatków.

Często nadal podstawową formą obsługi faktur jest ich drukowanie i archiwizowanie papieru. Nie jest to wygodne, a tym bardziej bezpieczne. Obecnie do obsługi faktur nie są niezbędne ani papier ani drukarka. Każda faktura może być obsłużona za pomocą systemu elektronicznego obiegu dokumentów. Jest to zdecydowanie bardziej efektywne kosztowo.

Przyśpieszenie obsługi procesu obiegu faktur bez papieru

Primesoft swoim klientom dedykuje platformę V-Desk do elektronicznego obiegu dokumentów. Pozwala ona między innymi na obieg faktur w formie elektronicznej, przekazywanie i przechowywanie ich oraz eksportowanie do programów księgowych.Platforma V-Desk umożliwia rejestrację i procesowanie każdego typu faktur:

  • modelowanie dowolnego procesu dekretacji faktur (wielopoziomowe, uwzględniające analitykę kont, opisy analityczne itp.) ;
  • modelowanie dowolnego obiegu akceptacji faktur (wielopoziomowe, uwzględniające kryteria faktury np. widełki kwotowe, typy kosztów oraz strukturę organizacyjną firmy).

Proces elektronicznego obiegu faktur może być elastycznie rozbudowywany i usprawniany na każdym etapie wdrożenia i utrzymania systemu.

Korzyści elektronicznego obiegu faktur jest wiele. Faktury łatwo odszukać, są bezpieczne, zwalnia się miejsce w segregatorach, dokumenty nie gubią się i wiemy kto za dany dokument jest odpowiedzialny. Na bieżąco monitorujemy, który pracownik ma dostęp do konkretnych faktur w określonym czasie. Zmniejszając wykorzystanie papieru w firmie wpływamy na ochronę środowiska.”

Mówi Michał Matejko, account manager Primesoft.

Ekologia w biznesie po prostu się opłaca. Ograniczamy zakup papieru, tonerów, minimalizujemy opłaty pocztowe, czy kurierskie. Szybciej procesujemy dokumenty i optymalizujemy pracę naszych pracowników.” – Dodaje Pan Michał.

Przykładowy elektroniczny obieg faktury w systemie workflow

Rejestrowana w systemie faktura trafia w celu weryfikacji i opisu do kierownika. Otrzymuje on na biurko zadanie „dokument do opisu”. Na tym etapie istnieje możliwość podpięcia zamówienia, umowy (innego dokumentu stanowiącego podstawę kosztu). W V-Desk rozpisywany jest koszt oraz MPK. Jedna faktura może być rozbita na kilka centrów kosztowych oraz akceptowana przez kilku użytkowników. Zakończenie procesu opisywania faktury skutkuje wysłaniem informacji do osoby odpowiedzialnej za budżet i na tym etapie dokonywana jest akceptacja kosztu w ramach danego budżetu. Fakturę otrzymuje księgowość, która dokonuje kontroli formalnej dekretu, uszczegółowienia opisów, sprawdzenia formy płatności oraz przekazuje fakturę do zapłaty. 

Automatyzacja obiegu faktur kosztowych – czyli podstawowe korzyści

Wersja papierowa dokumentu już w pierwszym etapie (rejestracji) zostaje wykluczona z obiegu. Faktura funkcjonuje w formie elektronicznej. System umożliwia jednoczesną pracę wielu użytkowników, dzięki czemu już w momencie wpłynięcia dokumentu do firmy księgowość ma wgląd
w powstające koszty.

  • Czytelne informacje o użytkownikach biorących udział w procesie.
  • Czytelna informacja o wykonanych przez nich zadaniach i zmianach.
  • Informacje o czasie pracy użytkownika nad danym dokumentem.
  • Dostęp do dokumentów według zdefiniowanych uprawnień przez przeglądarkę.
  • Przejrzyste raportowanie rejestrowanych i procesowanych faktur, wraz z historią akceptacji i wprowadzanych zmian.

Elektronicznie zatem ekologicznie

Obieg faktur w formie elektronicznej to oszczędność ogromnych ilość papieru. Odpowiedzialność za ochronę środowiska to cel, do którego powinni zmierzać w dzisiejszych czasach wszyscy przedsiębiorcy.

Budowa wizerunku odpowiedzialnego społecznie biznesu może być kartą przetargową w walce o pracowników i klientów. Inwestycja w ekologiczne rozwiązania w biznesie już teraz może się opłacić, ponieważ w przyszłości będzie obowiązkowa.

  • Papier jest kosztowny i nieoptymalny w procesie przechowywania danych.
  • Produkcja papieru nie jest przyjazny dla środowiska.
  • Eliminując papier ograniczasz ilość odpadów i wpływasz pozytywnie na otoczenie.
  • Będąc paperless podnosisz swój prestiż.
  • Proces produkcji papieru znajduje się na samej górze listy tych najbardziej szkodzących środowisku.

Firmy, które dziś nie pozbędą się starych przyzwyczajeń i nie sięgną po cyfrowe rozwiązania, jutro zostaną w tyle za innowacyjną konkurencją.