Okres wypoczynkowy to często w firmach niełatwy czas. Sam urlop jest przyjemnością dla pracownika, natomiast dla reszty kadry pozostającej w firmie, oznacza większą liczbą obowiązków.
Głównym wyzwaniem w tym okresie stają się często:
- odpowiednie przekazywanie zadań
- zarządzanie zastępstwami
- utrzymanie odpowiedniej wydajności firmy
- zapewnienie płynność pracy w organizacji
Na rynku dostępne są zaawansowane aplikacje biznesowe klasy Business Process Management, jak platforma V-Desk oferowana przez poznańską firmę Primesoft Polska, która umożliwiają sprawne zarządzanie procesami biznesowymi „na odległość”, w tym procesami z obszaru HR.
Pierwszą i podstawową funkcjonalnością w systemach workflow jest możliwości złożenia elektronicznego wniosku urlopowego przez pracownika praktycznie z dowolnego miejsca, bez konieczności wizyty w biurze.
Dalsze procesowanie oraz akceptacja dokumentu odbywa się w formie online. Każdy pracownik tworzy swój własny grafik urlopowy w systemie, wniosek wypełniany jest elektronicznie i akceptowany przez przełożonego, aby docelowo trafić do działu kadr.
Cały proces odbywa się według odpowiednio zdefiniowanej ścieżki akceptacji, zgodnie z wewnętrznymi regulacjami i instrukcjami firmowymi bez konieczności posługiwania się papierową wersją.
Czas powrotu do pracy – nadrabianie zaległości? Niekoniecznie!
Co istotne, zadania urlopowanych osób są automatycznie przekierowane do właściwych, wcześniej zdefiniowanych zastępców, którzy przejmują konkretne obowiązki.
System udostępnia wszystkie istotne informacje dotyczące przejmowanych zadań. Osoba zastępująca, bez zbytecznych wyjaśnień oraz czasochłonnego przygotowywania plików może skutecznie działać i zastępować osobę udającą się na urlop.
Pracownik po powrocie z wakacji szybko zorientuje się o aktualnym statusie zadań i podjętych czynnościach, co pozwoli mu płynnie przejść do swoich obowiązków.
Planowanie i zarządzanie urlopami w skali całej firmy odbywa się:
- całkowicie elektronicznie
- zdalnie
- bezpiecznie
Koniec ze zbędnymi telefonami do kadr?
Przepełnione kartoteki urlopowe zalegające w segregatorach ustępują miejsca cyfrowym dokumentom. Wbudowane w systemy workflow narzędzia w postaci graficznych kalendarzy urlopów, powiadomienia mailowe o statusie wniosków, możliwość dodania w łatwy sposób odpowiednich załączników w dowolnym formacie, czy alerty, to tylko niektóre z narzędzi wpływających na szybkie i sprawne procesowanie wniosków urlopowych online.
Do niewątpliwych plusów wniosków urlopowych obsługiwanych drogą elektroniczną należą:
- zebrana w jednym miejscu w systemie historia i plan urlopów każdego pracownika
- możliwość czytelnego rozplanowania urlopów
- sprawna komunikacja między firmą a kadrami
- łatwe i przejrzyste przejmowanie zadań
- dostępność do kalendarza i wniosków w każdej chwili w dowolnym miejscu
- brak zagubionych papierowych wniosków urlopowych
- koniec z licznymi telefonami do działu kadr z pytaniami o pozostały urlop
- koniec z pogonią za przełożonym celem akceptacji wniosku
- koniec z gubieniem papierowych wniosków
