Digitalizacja przepływów pracy – prosta droga do zwiększenia wydajności firmy

Digitalizacja przepływów pracy oznacza włączenie technologii cyfrowej do wielu obszarów biznesowych funkcjonujących w firmie. Oznacza zmianę sposobu pracy i myślenia pracowników oraz wprowadzenie strategii paperless.

Cyfryzując swoje przepływy pracy, firmy są w stanie zoptymalizować istniejące procesy, zwiększając dostęp do informacji, kontrolę nad przepływem informacji, bezpieczeństwo danych i produktywność. Należy pamiętać, że transformacja cyfrowa dotyka całej organizacji, a nie wybranego obszaru.

Digitalizacja wymaga wyposażenia organizacji w odpowiednie narzędzia. Wykorzystując dedykowane platformy cyfryzacji dokumentów oraz zarządzania procesami biznesowymi firmy rozpoczynają swoją podróż w kierunku cyfrowego świata.

Przejrzyj wszystkie istniejące procesy

Przeprowadzenie kompleksowej weryfikacji przepływu pracy przedsiębiorstwa i wszystkich procesów biznesowych, jest jednym z istotniejszych elementów digitalizacji.

W organizacjach z kilkoma złożonymi przepływami pracy wiele procesów biznesowych jest zwykle pomijanych, a stanowią one istotny element funkcjonowania przedsiębiorstwa.

Priorytetem zawsze powinna być identyfikacja procesu, który jest odpowiedni do rozpoczęcia cyfryzacji, a pożądane rezultaty powinny być jasno określone przed wdrożeniem planu cyfryzacji.

Zidentyfikuj proces inicjowania cyfryzacji

Prostą wskazówką jest rozpoczęcie cyfryzacji przepływów pracy od obszarów, które są proste w digitalizacji. Procesy, które są w dużym stopniu uzależnione od papieru, są doskonałym punktem wyjścia do cyfryzacji przedsiębiorstw.

Są to zazwyczaj obszary zasadniczo angażujące pracowników, w których występuje duże ryzyko popełniania błędu, zużycia dużej ilości papieru, czy też niskiej wydajności pracy – one w pierwszej kolejności przechodzą proces digitalizacji.

Procesy biznesowe wymagające całkowitego przeprojektowania należy pozostawić do czasu, gdy łatwiejszy proces zostanie pomyślnie zdigitalizowany.

Rozpocznij transformację wybranego procesu

Korzystając z powyższych informacji, firmy muszą mieć na uwadze, że kluczowi użytkownicy są zaangażowani w transformację cyfrową od samego początku.

Kolejną kwestią jest weryfikacja wybranego procesu w jego dotychczasowej formie, zidentyfikowanie wąskich gardeł i obszarów do poprawy, a na końcu wspólnie uszczegółowienie planu cyfryzacji.

Digitalizacja wyróżnionych procesów może znacznie zmniejszyć wąskie gardła i zwiększyć wydajność procesu, jednocześnie skracając obieg informacji, ostatecznie zwiększając produktywność przedsiębiorstwa w szerszym ujęciu.

Następne kroki: Kontynuuj stopniową transformację!

Po zakończeniu cyfryzacji pierwszego procesu warto jest przeprowadzić szczegółową ocenę wprowadzonych zmian oraz przeanalizować z zainteresowanymi, jak zdigitalizowany proces poprawił przepływ pracy.

Po przeanalizowaniu pozytywnego wpływu cyfryzacji kilku pierwszych procesów, należy stopniowo przejść do cyfrowej transformacji pozostałych przepływów pracy w organizacji.

Z każdym kolejnym przekształconym procesem, efekty cyfryzacji powinny w końcu zbiegać się z celem ogólnego usprawnienia i efektywnego działania firmy.