Cyfryzacja przepływów pracy oznacza włączenie technologii cyfrowej do wielu obszarów biznesowych funkcjonujących w firmie. Oznacza zmianę sposobu pracy i myślenia pracowników oraz wprowadzenie strategii paperless.
Cyfryzując swoje przepływy pracy, firmy są w stanie zoptymalizować istniejące procesy, zwiększając dostęp do informacji, kontrolę nad przepływem informacji, bezpieczeństwo danych i produktywność. Należy pamiętać, że transformacja cyfrowa dotyka całej organizacji, a nie wybranego obszaru.
Digitalizacja wymaga wyposażenia organizacji w odpowiednie narzędzia. Wykorzystując dedykowane platformy cyfryzacji dokumentów oraz zarządzania procesami biznesowymi firmy rozpoczynają swoją podróż w kierunku cyfrowego świata.
Przejrzyj wszystkie istniejące procesy
Przeprowadzenie kompleksowej weryfikacji przepływu pracy przedsiębiorstwa i wszystkich procesów biznesowych, jest jednym z istotniejszych elementów cyfryzacji.
W organizacjach z kilkoma złożonymi przepływami pracy wiele procesów biznesowych jest zwykle pomijanych, a stanowią one istotny element funkcjonowania przedsiębiorstwa.
Priorytetem zawsze powinna być identyfikacja procesu, który jest odpowiedni do rozpoczęcia cyfryzacji, a pożądane rezultaty powinny być jasno określone przed wdrożeniem planu cyfryzacji.
Zidentyfikuj proces inicjowania cyfryzacji
Prostą wskazówką jest rozpoczęcie cyfryzacji przepływów pracy od obszarów, które są proste w cyfryzacji. Procesy, które są w dużym stopniu uzależnione od papieru, są doskonałym punktem wyjścia do cyfryzacji przedsiębiorstw.
Są to zazwyczaj obszary zasadniczo angażujące pracowników, w których występuje duże ryzyko popełniania błędu, zużycia dużej ilości papieru, czy też niskiej wydajności pracy – one w pierwszej kolejności przechodzą proces cyfryzacji.
Procesy biznesowe wymagające całkowitego przeprojektowania należy pozostawić do czasu, gdy łatwiejszy proces zostanie pomyślnie zdigitalizowany.
Rozpocznij transformację wybranego procesu
Korzystając z powyższych informacji, firmy muszą mieć na uwadze, że kluczowi użytkownicy są zaangażowani w transformację cyfrową od samego początku.
Kolejną kwestią jest weryfikacja wybranego procesu w jego dotychczasowej formie, zidentyfikowanie wąskich gardeł i obszarów do poprawy, a na końcu wspólnie uszczegółowienie planu cyfryzacji.
Cyfryzacja wyróżnionych procesów może znacznie zmniejszyć wąskie gardła i zwiększyć wydajność procesu, jednocześnie skracając obieg informacji, ostatecznie zwiększając produktywność przedsiębiorstwa w szerszym ujęciu.
Następne kroki: Kontynuuj stopniową transformację!
Po zakończeniu cyfryzacji pierwszego procesu warto jest przeprowadzić szczegółową ocenę wprowadzonych zmian oraz przeanalizować z zainteresowanymi, jak cyfrowy proces poprawił przepływ pracy.
Po przeanalizowaniu pozytywnego wpływu cyfryzacji kilku pierwszych procesów, należy stopniowo przejść do cyfrowej transformacji pozostałych przepływów pracy w organizacji.
Z każdym kolejnym przekształconym procesem, efekty cyfryzacji powinny w końcu zbiegać się z celem ogólnego usprawnienia i efektywnego działania firmy.
