Cyfryzacja księgowości – czego powinniśmy oczekiwać od nowoczesnego systemu elektronicznego obiegu dokumentów?

Cyfryzacja księgowości – to efektywna praca księgowego

Digitalizacja procesów księgowych to automatyzacja wielu procesów w obszarze zarządzania dokumentami kosztowymi, a także zmiana nawyków pracowników, poprawa standardów pracy, a także modyfikacja zakresu wykonywanych czynności.  

Zastąpienie papierowej obsługi dokumentów systemami elektronicznego obiegu typu workflow pozwoli na sprawne zarządzanie dokumentami online, zminimalizuje ryzyko ich gubienia, czy rozwiąże kwestię płatności po terminach.

Cyfryzacja pozwoli na zoptymalizowanie wydatków, zmodernizuje pracę, a przede wszystkim wyróżni firmę na tle konkurencji.

Działy księgowe funkcjonujące w tradycyjny sposób procesują faktury w formie papierowej. Dane z faktur wprowadzane są manualnie do systemu księgowego. Jest to czasochłonne, a niejednokrotnie pojawiają się błędy. Wydajność spada, bezpieczeństwo danych jest wątpliwe, a ryzyko popełnienia błędu – raczej pewne. Idąc dalej – archiwizacja tego dokumentu jest czasochłonne oraz wymaga posiadania odpowiedniej przestrzeni, a to dodatkowy koszt. A gubienie faktur? To cichy problem w wielu firmach.

Jak cyfryzacja zmieniła działania w księgowości?

Dostępne na rynku systemy informatyczne w coraz większym zakresie automatyzują procesy księgowe i przenoszą je do świata wirtualnego.

Przykładem może być platforma V-Desk czyli system elektronicznego obiegu dokumentów, pozwalający na realizowanie kluczowych etapów procesu obiegu dokumentów kosztowych, w tym:

1. Rejestracja dokumentów.

Dokument trafia do systemu automatycznie poprzez skanowanie oraz wykorzystanie funkcjonalności OCR. Dane z dokumentu nie są wprowadzane manualnie, ponieważ aplikacja OCR odczytuje je automatycznie z faktur (daty, kwoty, numery rachunków itd.).

2. Elektroniczny obieg dokumentów.

Dzięki wdrożeniu elektronicznego obiegu dokumentów firma skraca kilkukrotnie czas rejestracji, weryfikacji i księgowania faktur oraz realizacji płatności. Dodatkowo, ma kontrolę nad całym procesem, który można na bieżąco optymalizować.

Elektroniczne wersje dokumentów automatycznie trafiają do wybranych użytkowników, konkretne zadania do wykonania kierowane są we właściwym czasie do odpowiednich na danym etapie realizacji pracowników. Wszystko dzieje się w formie elektronicznej.

Elektroniczne dokumenty nie wymagają fizycznego kopiowania, magazynowania i transportu. Ponadto, gwarantują kontrolę nad przepływem informacji i zapewniają ich większe bezpieczeństwo. W każdej chwili dostępne są informacje u kogo znajduje się dana faktura i jak długo jest przetrzymywana.

3. Integracja systemów.

Integracja to ważny elementem podczas wdrażania systemów zarządzania procesami i obiegu dokumentów. Użytkownik ma możliwość pobrania z systemu FK lub ERP do systemu workflow danych o kontrahentach, czy planie kont, a dalej w systemie EOD dokonuje opisu i dekretacji faktury na odpowiednie konta.

Elektroniczny obieg dokumentów to pełne usprawnienie obsługi procesów obiegu dokumentów kosztowych.

Można wskazać wiele dodatkowych korzyści wynikających z zastosowania platform elektronicznego obiegu dokumentów kosztowych:

  • zwiększenie efektywności procesowania dokumentów
  • jedno miejsce przechowywania dokumentów
  • kontrola płatności
  • raporty o rozrachunkach dostępne w czasie rzeczywistym
  • pełna ewidencja wyświetleń dokumentu, odczytu i zmian na dokumentach
  • likwidacja archiwów lokalnych – lokalnych kopii dokumentów
  • szybsza i tańsza obsługa księgowa
  • większa dostępność księgowych
  • bezpieczeństwo transferu danych
  • eliminacja problemu dokumentów zagubionych
  • ochrona przed utratą danych