Cel wdrożenia: optymalizacja zarządzania projektami inwestorskimi, usprawnienie obszaru obiegu dokumentów ofertowych dla inwestorów, cyfryzacja obiegu faktury zakupowej, automatyzacja obszaru umów i korespondencji.
Nadrzędnym celem wdrożenia systemu V-Desk jest dostarczenie jednego narzędzia pozwalającego na koordynowanie prac zespołu w poszczególnych działach oraz kontrolę terminowości ich wykonania.

Rozwiązanie:

• Elektroniczny system obiegu dokumentów V-Desk.
  W systemie ujęto i zoptymalizowano następujące obszary:
  1. procesowanie faktur wraz z integracją do systemu księgowego Symfonia,
  2. umowy sprzedażowe,
  3. obieg korespondencji,
  4. procesy windykacyjne.
• system CRM w zakresie zarządzania relacjami z inwestorami i projektami dotyczącymi inwestycji
• system ArthurDoc w zakresie generowania dokumentów.

Branża: finansowa, inwestycje kapitałowe

INC S.A. oraz Dom Maklerski INC

wchodzą w skład INC Group, dynamicznie rozwijającej się polskiej grupy kapitałowej. Głównym obszarem działalności spółki są inwestycje oraz usługi doradztwa na rynku kapitałowym.

INC S.A. to autoryzowany doradca rynku New Connect i Catalyst w Polsce oraz AeRO w Rumunii.

Dom Maklerski INC S.A. oferuje kompleksowe usługi w ramach pierwotnych oraz wtórnych emisji publicznych i prywatnych papierów wartościowych na rynku regulowanym GPW, rynku New Connect oraz rynku Catalyst.

Wyzwanie, analiza i podjęte działania

Dotychczas wszelkie operacje i procesy w firmie były zarządzane i prowadzone z pomocą rozproszonych narzędzi, głównie rodziny MS Office, dokumenty przekazywaliśmy drogą mailową. Wraz z rozwojem firmy, poszerzeniem portfolio inwestorów, wzrostem liczby podejmowanych projektów pojawiła się potrzeba wprowadzenia ustandaryzowania i scentralizowania procesów, obsługiwanych w możliwie jednym systemie.

Dodatkowym wyzwaniem dla osób pracujących w różnych lokalizacjach była konieczność przekazywania informacji w sposób bezpieczny i kontrolowany.

Wprowadzone rozwiązania

Przeprowadzona analiza procesów biznesowych w Spółce pozwoliła na podjęcie decyzji o zastąpieniu dotychczas wykorzystywanych narzędzi jednym, intuicyjnym system wraz z komplementarnymi rozwiązaniami. Implementacja systemu V-Desk pozwoliła na optymalizację zadań, większą kontrolę nad projektami, a także stworzenie bezpiecznego archiwum prowadzonych spraw.

Dotychczasowe procesy związane z obiegiem dokumentacji oraz raportowaniem, przeprowadzane z wykorzystaniem narzędzi pakietu MS Office zastąpiono systemem klasy workflow|DMS.

CRM

Dla Domu Maklerskiego INC skonfigurowano i wdrożono dedykowaną platformę typu CRM (Customer Relations Management), dzięki której usprawniono najważniejszy obszar biznesowy. Obecnie stanowi ona nie tylko miejsce zarządzania relacjami z klientami, bazę inwestorów czy zapis historii kontaktów. Moduł jest również punktem inicjującym proces prowadzenia ofert papierów wartościowych. Zapewniona została możliwość wygenerowania i składania ofert inwestycyjnych bezpośrednio z aplikacji V-Desk.

ArthurDoc

Aplikacja wsparła jeden z etapów procesu inwestycyjnego, jakim jest składanie ofert. Poprzez automatyczne zasysanie danych i generowanie gotowych do przekazania dokumentów w znacznym stopniu skróciła jego trwanie. Dane mogą być przekazywane bezpośrednio z bazy CRM lub zaciągane ze wskazanych plików. Przygotowanie szablonów i uzupełnienie ich danymi, następuje automatycznie, co znacznie usprawnia pracę, eliminując konieczność wprowadzania danych w kilku miejscach.

Korespondencja

Automatyzacja rejestracji i obiegu przesyłek. Rejestrowanie pism przychodzących i wychodzących w jednym cyfrowym rejestrze zmniejsza możliwość zagubienia czy przeoczenia spraw. Dodatkowe możliwości takie jak kategoryzowanie i raportowanie podnoszą efektywność i komfort pracy.

Umowy

System usprawnia przeprowadzenie procesu zawierania umowy z kontrahentem. Obejmuje całość od draftu poprzez tworzenie, opiniowanie oraz archiwizację podpisanej umowy.

Zapewnia uporządkowane miejsce przechowywania z wygodnym i szybkim dostępem do dokumentów. Dzięki rozbudowanym narzędziom do tworzenia harmonogramów fakturowania automatyzuje możliwość weryfikacji statusu płatności faktur dotyczących zawartych umów. Wbudowane alerty to dodatkowa funkcja, dzięki której łatwiej organizować pracę.

W ramach modułu utworzono integrację:

• z zewnętrznym systemem księgowym,
• powiązanie z aplikacją Office 365
• generatorem szablonów dokumentów ArthurDoc.

Ułatwiona obsługa dokumentów to przede wszystkim możliwość współbieżnej pracy nad umową, dodawanie komentarzy do prowadzonych zadań, uzupełnianie załączników i aneksów.
Cyfrowy moduł umów pozwolił na uporządkowanie i organizację zarządzaniem umów, pilnowanie terminów, wydatków zakupowych.

Faktury

Dotychczas realizowany w firmie proces akceptacji i rejestracji faktur w księgowości odbywał się poza jakimkolwiek systemem informatycznym. Wprowadzenie Systemu
V-Desk to cyfrowe ujęcie całego obiegu faktury, które zaowocowało sprawnym, kontrolowalnym i uporządkowanym procesem.

Rejestracja faktur następuje w sposób automatyczny ze skrzynek mailowych, inicjując proces ich obiegu poprzez kolejne etapy w tym weryfikację z białą listą, dekretacje i akceptacje według planu kont. Płynność procesu zapewnia obustronna wymiana danych z systemem księgowym Symfonia.

Korzyści z wdrożonych rozwiązań

• skrócenie procesu składania ofert,
• wzrost efektywności w pracy z klientami,
• podwyższenie kontroli nad płatnościami,
• nadzór i automatyzacja procesu wystawiania faktur,
• cyfrowe archiwa prowadzonych inwestycji,
• automatyczne powiadomienia.