Foton Novelty Group SA
„W naszej działalności dbamy przede wszystkim o dobrostan środowiska i dlatego wspieramy naszych klientów w inwestycjach w ekologiczne źródła pozyskiwania energii. Wraz ze wzrostem działalności rośnie potrzeba usprawnień w organizacji pracy w szczególności w obszarach administracyjnych. Zbyt duża liczba przetwarzanych dokumentów to nie tylko kwestia chaosu czy zagubionych faktur to również kwestia proekologicznego podejścia. Uznaliśmy, że konieczna jest eliminacja zbędnego papieru w niezbędnych procesach.”
Dyrektor Finansowy w Foton Novelty, Marek Putzlacher
Cel wdrożenia: usprawnienie organizacji pracy w obszarach administracyjnych
Rozwiązanie: System V-Desk procesowania faktur kosztowych (OCR, weryfikacja z listą VIES) dla procesów umów
Branża: OZE — Odnawialne Źródła Energii
Foton Novelty Group SA
Foton Novelty z siedzibą w Szczecinie jest przedsiębiorstwem prężnie działającym od 2013 roku w sektorze Odnawialnych Źródeł Energii. Nowoczesne i technologicznie zaawansowane projekty budowy elektrowni fotowoltaicznych oraz sieć magazynów energii realizuje na terenie całej Polski.
Szybki rozwój, a także połączenie dwóch spółek (Novelty OZE Group sp. z o.o z Foton- Elektrownie słoneczne i Magazyny Energii SA) w jedno przedsiębiorstwo oznaczało więcej wyzwań w kluczowych obszarach biznesowych.
Analiza potrzeb
Wspólnie z Foton Novelty podjęliśmy wyzwanie wprowadzenia w organizacji systemu elektronicznego obiegu dokumentów w celu cyfryzacji obszarów obiegu dokumentów kosztowych, a wraz z nimi ewidencjonowania i archiwizowania umów.
Wdrożenie systemu
Kwestia eliminacji papieru, a także automatyzacji wprowadzania dokumentów do systemu została rozwiązana poprzez wprowadzenie inteligentnego odczytu danych z zastosowaniem zaawansowanej technologii OCR. Dokumenty zarówno kosztowe, jak i umowy są sprawnie wprowadzane do systemu, a dalsza ich weryfikacja i akceptacji przebiega w sposób elektroniczny.
„Wielostopniowa akceptacja faktur oraz generowanie paczek płatności do banku to must have systemu, dzięki któremu procesy nabrały tempa, a my mamy nad nimi kontrolę.”
Dyrektor Finansowy w Foton Novelty, Marek Putzlacher
Należy nadmienić, że integracja z rządowymi API w tym automatyczna weryfikacja białej listy oraz kontrola statusu płatnika VAT to funkcjonalności, które również zostały zapewnione z poziomu Systemu V-Desk.
Uprawnieni użytkownicy otrzymali możliwość zaawansowanego przeglądania dokumentów i wyszukiwania z nich potrzebnej informacji. W przypadku kadry zarządczej informacje mogą być przekazywane w postaci gotowych raportów na podstawie danych, które zbierane są w systemie podczas rejestracji czy przetwarzania dokumentów.
Kolejne obszary optymalizacji procesów
W ślad za usprawnieniami w obszarze dokumentów kosztowych pojawiła się również silna potrzeba by uporządkować i ustandaryzować procesy związane z dokumentacją prawną. Zawieranie umów z kontrahentami, ich aneksowanie, a także formalności związane obiegiem dokumentów zostały również odzwierciedlone w systemie. W tym obszarze firma przede wszystkim zyskała przejrzystą i uporządkowaną ewidencję oraz gwarancję bezpieczeństwa danych jak i właściwą archiwizację dokumentów. Jednym słowem usprawnienie w zakresie zarządzania procesem przygotowania umowy z kontrahentami.
Po implementacji Systemu V-Desk zapewniamy firmie FNG objęcie usługą kompleksowego wsparcia i serwisu w ramach którego gwarantujemy rozbudowę systemu o nowe moduły i funkcjonalności w miarę rozwoju i potrzeb biznesowych.
Korzyści dla Klienta
Dzięki wprowadzeniu cyfrowej platformy i zastosowaniu nowoczesnych i innowacyjnych rozwiązań firma zdecydowanie podniosła swoją konkurencyjność na rynku. Wynika to głównie z możliwości usprawnienia w obszarach, gdzie ważny jest dostęp do twardych danych, rzetelnej informacji, a także sprawnej komunikacji z kontrahentami.
Wprowadzając cyfrowe faktury i umowy Foton Novelty Group:
- zredukowała koszty operacyjne, obniżając pracochłonność związaną z obiegiem dokumentów,
- wyeliminowała papier, obniżając koszty związane z kopiowaniem i drukowaniem dokumentów,
- zwiększyła i zoptymalizowała efektywność procedowanych zadań,
- ustandaryzowała i ustrukturyzowała procesy,
- zapewniła automatyzację procesów i zadań, odciążając pracowników.
